E-Mail-Spoofing verhindern: So schützen Sie sich und Ihr Unternehmen vor betrügerischen Nachrichten

• E-Mails gehören für die meisten Menschen zum beruflichen und privaten Alltag, doch die Gewohnheit macht manchmal unvorsichtig.
• Beim sogenannten E-Mail-Spoofing wird ein vertrauenswürdiger Absender vorgetäuscht.
• Mit Wachsamkeit schützen Sie sich und Ihr Unternehmen am Besten vor Täuschungsversuchen per E-Mail.

Im Bezug auf das Thema Online-Kriminalität haben Sie vermutlich schon Geschichten über Privatpersonen gelesen, die beispielsweise durch Trojaner ausspioniert und geschädigt worden sind. Dabei ist Cyberkriminalität für Unternehmen mindestens ebenso gefährlich: Industriespionage und Betrug im großen Stil durch E-Mail-Spoofing können auch Ihr Geschäft bedrohen. Wie Sie sich und Ihre Mitarbeiter gegen solche Attacken wappnen, erklären wir mit dieser Kurzanleitung. 

Cyber-Angriffe auf Unternehmen haben das Ziel, an vertrauliche Daten zu kommen oder die Reputation des angegriffenen Unternehmens zu schädigen. Seltener als im privaten Bereich geht es auch darum, sich Geld anzueignen. Was auch immer das Ziel von kriminellen Hackern ist: Sie können Ihr Team entsprechend schulen und so zur Sicherheit Ihres Geschäfts beitragen. Dann auch technisch versierte Mitarbeiter könnten auf E-Mail-Spoofing hereinfallen.

Gefahrenquelle E-Mail: Trügerische Sicherheit durch Gewohnheit

Wo wären wir ohne E-Mails? Der elektronische Brief ist eine bequeme Art der Kommunikation und hat in den letzten Jahrzehnten einige andere Wege der Verständigung ganz oder teilweise ersetzt – wie echte Brief oder Faxe. Besonders jetzt, wo viele Menschen im Homeoffice arbeiten, sind E-Mails zu einer unserer Lebensadern geworden. Sie gehören so sehr zum Alltag, dass die möglichen Sicherheitsrisiken dabei gern vergessen werden.

Dabei sind E-Mails nur ein Kompromiss in der Zusammenarbeit. Der schnelle und unkomplizierte Austausch von Informationen geht zu Lasten von weniger persönlichem Kontakt. Vielleicht haben Sie selbst sogar Geschäftspartner oder Lieferanten, die Sie nur per E-Mail „kennen”. Das macht es schwieriger, den Absender sicher zu identifizieren. Und je mehr E-Mails täglich bei Ihnen eingehen und die Arbeitslast erhöhen, umso leichter könnten Sie eine gefälschte Nachricht für echt halten.

Schon eine einzige gefälschte E-Mail kann Ihr ganzes Unternehmen gefährden – stellen Sie also sicher, dass Sie und Ihr Team die Risiken kennen und wissen, wie man sich nicht austricksen lässt.

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Was ist E-Mail-Spoofing?

Der Ausdruck „Phishing” ist Ihnen sicher schon begegnet: Er bezieht sich auf Techniken, die von Kriminellen eingesetzt werden, um Menschen zu täuschen. Das Ziel sind in der Regel persönliche Daten. Ein Beispiel für Phishing ist das E-Mail-Spoofing. Dazu gehört das Versenden von E-Mails, die so aussehen, als sei der Absender jemand, der er gar nicht ist.

Kriminelle Akteure sind geübte Fälscher und schaffen es immer wieder, E-Mails täuschend echt erscheinen zu lassen. Das Internet ist dabei eine unerschöpfliche Quelle: Fotos und Firmenlogos können von Webseiten kopiert und heruntergeladen werden, E-Mail-Adressen können manipuliert werden.

Manchmal wird so eine gefälschte E-Mail an den gesamten Verteiler in der Firma gesendet. In anderen Fällen wird eine einzelne E-Mail zielgerichtet an nur eine bestimmte Person gesendet – dies wird als „Spear-Phishing“ bezeichnet. In beiden Fällen ist das Ziel jedoch dasselbe: Menschen sollen etwas tun, wovon der Absender profitiert.

Es kommt eine ganze Reihe von möglichen Aktionen in Frage. Der Empfänger soll beispielsweise:

• auf einen Link klicken
• Geld überweisen
• einen Anhang öffnen
• Login-Daten eingeben
• vertrauliche personenbezogene, Firmen- oder Finanzdaten weitergeben
• eine kompromittierte Website besuchen
• etwas herunterladen und ein Programm (oder Update) installieren

Jede dieser Handlungen kann Ihrem Unternehmen echten Schaden zufügen – sowohl finanziell als auch in Bezug auf Ihre Reputation. Wird ein Cyberangriff bekannt, schwächt das womöglich das Vertrauen Ihrer Kunden in Ihr Unternehmen. Oder ebenso schlimm: Wenn als Folge einer Attacke auch Ihre Geschäftspartner Ziel von Hackerangriffen werden. Deshalb ist ein Schutz vor E-Mail-Spoofing sehr wichtig.

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Aufmerksamkeit ist der beste Schutz vor E-Mail-Spoofing

Eine gute Firewall und IT-Sicherheit auf dem neuesten Stand sollten eine Selbstverständlichkeit sein. Doch das besonders perfide an gefälschten E-Mails ist die Tatsache, dass Virenscanner nur gegen Schadcode in der E-Mail oder in Anhängen wirken können. Ein Schutzprogramm ist jedoch machtlos gegen einen User, der auf einen Link klickt, ein Programm installiert oder freiwillig vertrauliche Informationen preisgibt.

Daher ist Ihr Unternehmen nur so gut geschützt wie seine schwächste Stelle. Eine der besten Möglichkeiten, für Sicherheit zu sorgen, sind Schulungen für Cybersicherheit. Denn jedes Mitglied Ihres Teams ist persönlich mit verantwortlich für die Sicherheit Ihres Geschäfts.

Alle Menschen, die per E-Mail mit Kunden, Geschäftspartnern und Lieferanten zu tun haben, sollten auf diese Details achten. Denn sie könnten ein Hinweis auf E-Mail-Spoofing sein:

• Vermeintliche Dringlichkeit, beispielsweise Formulierungen wie „JETZT hier klicken!“
• Der Name des Absenders stimmt nicht mit seiner E-Mail-Adresse überein
• Schlechte Rechtschreibung und Grammatik
• Anfragen von Personen, die Sie normalerweise nicht bekommen

Schützen Sie sich vor E-Mail-Spoofing durch besondere Aufmerksamkeit: Details wie schlechte Rechtschreibung, vermeintliche Dringlichkeit und eine Diskrepanz zwischen Name und E-Mail-Adresse können die Fälscher verraten.

Zusätzlich zu entsprechenden Schulungen können Sie innerhalb Ihrer Organisation die Sicherheit mit E-Mail-Signaturzertifikaten erhöhen. Dabei handelt es sich um ein Zertifikat, das an jede gesendete E-Mail angehängt wird und die Identität des Absenders bestätigt. Wenn jeder in einer Organisation ein solches Zertifikat verwendet, sollten verdächtige E-Mails zumindest innerhalb Ihres Unternehmens sofort auffallen.

Ermutigen Sie Ihr Team außerdem, alle Computer, Tablets und Firmen-Handys auf dem neuesten Stand zu halten.  Updates werden allzu oft vernachlässigt, aber im Kampf gegen E-Mail-Spoofing sind sie ein wichtiges Werkzeug.

Es ist wichtig, E-Mail-Spoofing nicht zu unterschätzen. So, wie Ihre Belegschaft wächst und die Arbeitswelt immer digitaler und flexibler wird, bleiben E-Mails ein wichtiges Kommunikationsmittel. Damit bieten Sie aber auch weiterhin ein Einfallstor für kriminelle Angriffe.

Ist Ihnen E-Mail-Spoofing schon begegnet? War Ihr Unternehmen schon einmal Ziel von Cyberangriffen? Mit welchen Maßnahmen schützen Sie sich und Ihr Geschäft? Wir sind gespannt auf Ihre Erfahrungsberichte.