Zoom-Meeting erstellen: Effiziente Online-Besprechungen für Ihr Unternehmen

1. Anmelden: Öffnen Sie Zoom und melden Sie sich in Ihrem Konto an.
2. Meeting planen: Klicken Sie auf „Planen“ oder „Ein Meeting planen“ und geben Sie alle relevanten Informationen ein.
3. Weitere Vorbereitungen: Legen Sie bei Bedarf weitere Meeting-Optionen fest und fügen Sie Erläuterungen, eine Agenda oder Dokumente hinzu.
4. Termin erstellen: Haben Sie alle Einstellungen vorgenommen, klicken Sie auf „Speichern“.

Technische Anforderungen

Automatische Synchronisation mit anderen Kalendern

Manuelles Übertragen eines Zoom-Termins in einen anderen Kalender

Allgemeines

• Stellen Sie sicher, dass Mikrofon und Kamera funktionieren.
• Sorgen Sie für eine stabile Internet-Verbindung. Zoom empfiehlt eine Mindestbandbreite von 1,5 Mbit/s für Videokonferenzen in HD-Qualität.
• Wenn Personen aus verschiedenen geografischen Regionen teilnehmen, achten Sie darauf, die korrekte Zeitzone auszuwählen.

Zoom-Meeting im Browser erstellen

1. Rufen Sie die Zoom-Website über Ihren bevorzugten Browser auf und melden Sie sich in Ihrem Konto an.
2. Klicken Sie auf „Meetings“ und dann auf „Ein Meeting planen“.
3. Im Planungsformular geben Sie alle relevanten Informationen ein: - Meeting-Titel („Thema“) - Beschreibung - Datum und Uhrzeit - Teilnehmer:innen („Eingeladene“)
4. Bei Bedarf wählen Sie weitere Optionen, beispielsweise: - Dokumente oder ein Whiteboard hinzufügen - Warteraum aktivieren, um jeden Beitritt individuell zu genehmigen - Meeting-Chat aktivieren - Teilnehmer:innen bei Eintritt stummschalten - Meeting automatisch auf dem eigenen Computer aufzeichnen - Ein individuelles Passwort (Kenncode) für den Call vergeben
5. Sind alle gewünschten Einstellungen erfolgt, klicken Sie auf „Speichern“.

1. Klicken Sie auf der Zoom-Website auf „Meetings“ und dann auf „Bevorstehend“.
2. Wählen Sie in der Übersicht den gewünschten Termin aus.
3. Klicken Sie unter „Hinzufügen zu“ auf den Kalendertyp, zu dem Sie den Termin hinzufügen möchten. - „Google-Kalender“ oder „Yahoo-Kalender“: Ein weiteres Browser-Fenster öffnet sich. Dort loggen Sie sich mit Ihren entsprechenden Zugangsdaten ein und erteilen die Berechtigung zum Datenaustausch. - „Outlook-Kalender (.ics)“: Ihr Computer lädt eine iCalender-Datei mit den Termininfos herunter und legt sie in Ihrem Download-Ordner ab. 1) Wechseln Sie zu Ihrem Outlook-Kalender. 2) Klicken Sie auf „Kalender hinzufügen“ und dann auf „Aus Datei hochladen“. 3) Wählen Sie „Durchsuchen“ und navigieren Sie zum Download-Ordner. 4) Wählen Sie die heruntergeladene Datei aus. Sie trägt den Namen „meeting-“, gefolgt von der Meeting-ID. Klicken Sie auf „Öffnen“. 5) Klicken Sie in das Drop-down-Menü „Kalender auswählen“ und wählen Sie den gewünschten Kalender aus, in den der Termin aufgenommen werden soll. 6) Klicke Sie auf „Importieren“.

Zoom-Meeting in der Desktop-Anwendung erstellen

1. Öffnen Sie die Desktop-Anwendung und melden Sie sich in Ihrem Konto an.
2. Klicken Sie im Hauptbildschirm auf „Planen“ (Kalendersymbol).
3. Geben Sie im Planungsformular alle relevanten Informationen ein: - Meeting-Titel - Datum und Uhrzeit - Teilnehmer:innen („Eingeladene“)
4. Wenn gewünscht, nehmen Sie weitere Einstellungen vor, etwa: - Anhänge hinzufügen (Dokumente, Whiteboards oder Cloud-Verknüpfungen zu Diensten wie MS SharePoint, MS OneDrive, Google Drive oder Dropbox) - Agenda erstellen - Meeting-Chat aktivieren - Teilnehmer:innen bei Eintritt stummschalten - Ein individuelles Passwort (Kenncode) für den Call vergeben
5. Legen Sie unter „Kalender“ fest, ob Sie das Meeting in Outlook, Google Kalender oder einem anderen Kalender speichern möchten. - Wählen Sie nur dann „Outlook“ oder „Google Kalender“, wenn diese Kalender bei Ihnen bereits mit Zoom verknüpft sind. Der Termin wird daraufhin automatisch in den jeweiligen Kalender übernommen. - In allen anderen Fällen wählen Sie „Anderer Kalender“.
6. Haben Sie alle Einstellungen vorgenommen, klicken Sie auf „Senden“.

• „Mit Standardkalender (.ics) öffnen“, um den Termin im iCalender-Format in Ihren Standardkalender zu übertragen. Durch den Klick öffnet sich der Standardkalender und die ics-Datei wird automatisch im Import-Abschnitt eingefügt. Sie müssen nun noch den gewünschten Kalender auswählen und bestätigen.

• „In die Zwischenablage kopieren“, um die angezeigten Infos in der Zwischenablage abzulegen. Anschließend können Sie die Termininfos beispielsweise per E-Mail oder Messenger-Dienst teilen, indem Sie sie dort einfach einfügen (Strg + V bzw. cmd + V).

Zoom-Meeting mit dem Smartphone erstellen

1. Öffnen Sie die mobile App und melden Sie sich in Ihrem Konto an.
2. Tippen Sie im Hauptbildschirm auf „Planen“ (Kalendersymbol).
3. Geben Sie im Planungsformular alle relevanten Informationen ein: - Meeting-Titel - Beginn und Dauer - Teilnehmer:innen („Eingeladene“)
4. Wenn gewünscht, nehmen Sie weitere Einstellungen vor, etwa: - Meeting-Chat aktivieren - Ein individuelles Passwort (Kenncode) für den Call vergeben
5. Tippen Sie auf „Speichern“.

Einladung aus dem Browser versenden

Einladung aus der Desktop-Anwendung versenden

Einladung aus der mobilen App versenden

• In der mobilen App und in der Browser-Version navigieren Sie zur Liste Ihrer anstehenden Meetings und klicken neben dem entsprechenden Termin auf „Starten“.
• In der Desktop-Anwendung klicken Sie im Hauptbildschirm oder unter „Meetings“ beim gewünschten Termin auf die drei Punkte und dann auf „Meeting starten“.

• Mikrofon- und Kamerasymbol: Schaltet Mikro und Kamera aus bzw. ein und dient der Auswahl, falls mehrere Eingabegeräte vorhanden sind.
• „Teilnehmer“: Hier sehen Sie, wer anwesend ist, und können weitere Personen einladen oder Anwesende stummschalten.
• „Chat“: Kommunizieren Sie per Text mit allen Teilnehmer:innen oder senden Sie private Nachrichten.
• „Reagieren“ oder „Reaktionen“: Dient zum Senden von Emoticons oder um die Hand zu heben.
• „Freigeben“ oder „Bildschirm freigeben“: Hier können Sie Ihren Ton, Bildschirm oder ein Anwendungsfenster mit den Anwesenden teilen und festlegen, ob andere auch freigeben dürfen.
• „Host-Tools“ oder „Sicherheit“: Hierüber steuern Sie eine Auswahl an Regeln, welche Befugnisse die Teilnehmer:innen haben.