Der neue Microsoft Teams Kalender bietet Unternehmen viele nützliche Funktionen für Planung und Zusammenarbeit. Die Software ist nahtlos in Microsoft 365 Business integriert und an das neue Outlook angepasst. Erfahren Sie hier, wie Sie damit persönliche Kalender und Gruppenkalender nutzen und Ihre Termine und Projekte noch effizienter organisieren.
2025 hält der Microsoft Teams Kalender für Windows- und Apple-Nutzer:innen zahlreiche neue Features bereit, die seit Ende April nun für alle Teams-Versionen verfügbar sind. Zunächst können Nutzer:innen weiter mit der vorigen Version arbeiten; mittelfristig will der Hersteller sie ersetzen.
Mit dem neuen Kalender in Microsoft Teams erhalten Sie beispielsweise eine Monatsübersicht und nehmen direkt aus dem Kalender an Besprechungen teil, ohne nach externen Links suchen zu müssen. Verfügbarkeiten von Kolleg:innen in Arbeitsgruppen lassen sich sekundenschnell ermitteln. Doch das ist nicht alles – das vielseitige Planungs-Tool ist seit dem Update leistungsstärker denn je.
Viele Berufstätige arbeiten heute ständig mit Microsoft Teams, ohne zu wissen, dass es in der Anwendung für die Planung auch einen eigenen Kalender gibt. Dies ist verständlich, da Termine für Teams teilweise über Outlook geplant und eingestellt werden können. Doch damit verschenken Anwender:innen viele Vorteile der Kalender-App in Teams. Es lohnt sich also, einen näheren Blick darauf zu werfen.
Microsoft Teams unterschiedet grundsätzlich vier Arten von Kalendern:
Hauptkalender: Der persönliche Hauptkalender in Microsoft Teams ist über das Kalendersymbol in der linken App-Leiste zugänglich. Er ist identisch mit dem Kalender Ihres Microsoft 365-Kontos in Outlook und wird damit 1:1 synchronisiert.
Kanalkalender: Darüber hinaus können Sie in Microsoft Teams Gruppenkalender für die Mitglieder eines Kanals einrichten. Ein Kanalkalender zeigt nur eine Teilansicht des Outlook-Kalenders, die ausschließlich die im Kanal angelegten Termine beinhaltet. Arbeitsgruppen können so ihre Projektzeitpläne übersichtlich im Blick behalten. Auch Gäst:innen können Sie einen (beschränkten) Zugriff zu einem Kanal gewähren, zum Beispiel von Partnerunternehmen (B2B) oder Dienstleistern.
Webkalender: Zusätzlich können Sie einen öffentlich sichtbaren Webkalender per URL in Teams importieren, beispielsweise einen Google- oder Apple-Kalender. Dieser erscheint in Teams im oberen Menü auf einer eigenen Registerkarte.
Zeitplan für Schichten: Beim Teams-Kalender für Schichten (englisch: „Shifts“) handelt es sich um eine weitere gesonderte Ansicht des Outlook-Kalenders in Teams, die auf der linken Seite alle Mitglieder eines Arbeitsteams anzeigt; und unter den Kalendertagen die Arbeitsschichten, für die sie eingetragen sind.
Fertig für Sie eingerichtet und startklar: Microsoft 365 Business mit Vodafone Services
Produktivität steigern. Sicherheit stärken. Und sich dabei komplett auf Ihr Business konzentrieren? Das geht. Unsere Expert:innen helfen mit Ihren Microsoft 365 Business-Lizenzen. So haben Sie Zeit für Ihr Kerngeschäft.
Erste Schritte mit dem neuen Kalender in Microsoft Teams
Ihren Hauptkalender in Microsoft Teams rufen Sie über die linke Seitenleiste der Anwendung auf, indem Sie dort auf das Kalendersymbol klicken. Sobald sich dieser Kalender öffnet, sehen Sie dort sowohl Ihre Termine aus Teams als auch aus Ihrem Hauptkalender in Outlook.
Wenn Sie bisher schon mit dem Teams Kalender gearbeitet haben, richten Sie die neue Version ein, indem Sie im oberen Menü unter „Neuer Kalender“ den Schieberegler nach rechts bewegen. Im neuen Kalender heißen dort die „Besprechungen“ nun „Ereignisse“. Über diesen Schieberegler können Sie vorerst auch zur alten Ansicht zurückwechseln.
Ansonsten ist der neue Kalender möglicherweise schon als Standard voreingestellt.
Im neuen Teams-Kalender sehen Sie links eine Minimonatsansicht mit Anzeige der Kalenderwochen. Darunter befindet sich unter „Meine Kalender“ ein Aufklappmenü. Dieses ermöglicht es, weitere Kalender anzuzeigen – zum Beispiel solche von Kolleg:innen, mit denen Sie Ihren Kalender verknüpft haben.
Außerdem ist es im neuen Kalender in Microsoft Teams möglich, für Ihr Profil einzutragen, zu welchen Uhrzeiten Sie an einem Kalendertag im Büro,im Homeoffice und auswärts arbeiten.
Nun können Sie loslegen und direkt im Microsoft Teams-Kalender Termine für Meetings, Webinare, Versammlungen und Liveereignisse einstellen.
Microsoft 365 Copilot: Mehr Produktivität dank KI
Microsoft 365 Copilot ist eine künstliche Intelligenz, die sich nahtlos in Ihr Unternehmen integrieren lässt. Sie nutzen Copilot mit Ihren Office-Anwendungen. Geben Sie Ihre Frage oder Ihren Auftrag einfach ein – schon erhalten Sie Zusammenfassungen, Ideen oder Gestaltungsvorschläge.
Im Wesentlichen sind im Unternehmensalltag bei der Verwaltung Ihres Teams-Kalenders persönliche Teams-Besprechungen von Kanalbesprechungen zu unterscheiden. Denn dies hat Einfluss darauf, ob eingestellte Termine auch im Outlook-Kalender der Teammitglieder zu sehen sein werden oder nur im Kanalkalender. Im Kalender des:der Organisator:in erscheinen die Kalendereinträge in jedem Fall in Outlook.
Eine Kanalbesprechung lässt sich in Microsoft Teams Kalender ganz einfach einrichten.
Ereignis planen
Gehen Sie zum Planen eines Ereignisses in der linken Seitenleiste in Teams auf „Kalender“.
Sobald sich der Kalender öffnet, tippen Sie auf ein gewünschtes Zeitfenster oder gehen Sie in der oberen Menüleiste auf „Neues Ereignis“.
Unter „Neues Ereignis“ öffnet sich ein Dropdownmenü, das Ihnen Vorlagen für Termine anbietet, beispielsweise für eine Kanalbesprechung oder ein Webinar.
Wählen Sie „Ereignis“ aus.
Es öffnet sich das Fenster für die Zeitplanung. Dort können Sie zum Beispiel eingeben, ob sich ein Meeting regelmäßig wiederholen und ob es eine Präsenzveranstaltung sein soll. Neu im Teams Kalender ist, dass sie an dieser Stelle auch eine Agenda einfügen können.
Fügen Sie nun die Namen, der gewünschten Teilnehmer:innen hinzu.
Geben Sie dem Meeting einen Namen oder ein Thema, zum Beispiel „Quartalsbericht“.
Gehen Sie auf „Speichern“. (In vorigen Teams-Versionen hieß es „Senden“.)
Der Termin ist nun geplant und eingestellt.
Die eingetragenen Teilnehmer:innen erhalten eine Einladung per Outlook.
Tipp: Für weitere Unterstützung gibt es im neuen Terminplanungsfenster die Registerkarte „Terminplanungs-Assistent“. Dieser zeigt Ihnen zum Beispiel den bestmöglichen gemeinsamen Termin für alle ausgewählten Teilnehmer:innen an.
Ein digitaler Assistent in Microsoft Teams unterstützt Ihre Terminplanung.
Ereignisse im Teams-Kalender können Sie auch in der mobilen App von unterwegs erstellen, das heißt direkt vom Tablet oder Smartphone.
Die Terminplanung für einen Kanalkalender weicht hiervon ab. Um die Funktion zu nutzen, müssen Sie zunächst einen Kanalkalender anlegen.
Kanalkalender anlegen
Sofern Sie Kanäle in Microsoft Teams erstellt haben, zum Beispiel für „Vertrieb“ oder „Marketing“, können sie für alle Mitglieder eines Kanals auch Gruppentermine in Teams einstellen und einen eigenen Kalender dafür anlegen.
Dieser zeigt dann nur die Termine an, die genau diesen Kanal betreffen, beispielsweise für ein bestimmtes Projekt oder eine Abteilung. Das kann den planerischen Aufwand deutlich reduzieren und die Zusammenarbeit übersichtlicher machen.
Und so erstellen Sie einen Kanalkalender:
Klicken Sie in Teams in der linken Seitenleiste auf das „+“-Symbol für Apps.
Geben Sie in dem erscheinenden Dialogfenster oben in die Suchzeile „Kanalkalender“ ein und wählen Sie aus den Suchergebnissen die Kanalkalender-App aus.
Bestätigen Sie durch Klick auf „Hinzufügen“.
Nun erscheint der Kanalkalender im oberen Menü als eigene Registerkarte.
Der Kanalkalender kann sofort von allen Mitgliedern des Kanals eingesehen und genutzt werden.
Tipp: Einen Kanalkalender in Teams können Sie auch für die Urlaubsplanung Ihrer Arbeitsgruppe nutzen. (Gäst:innen können allerdings keine Einträge vornehmen.)
Gruppenereignisse im Kanalkalender einrichten – ohne Einladung
Termine für einen Kanal planen Sie direkt aus dem jeweiligen Kanalkalender heraus. Dort gibt es wiederum zwei Möglichkeiten, Meetings zu planen: mit und ohne gesonderte Einladung einzelner Kanalmitglieder. Beides hat seine eigenen Vorteile.
Um ein Meeting ohne Einladung zu planen, gehen Sie so vor:
Gehen Sie im Kanalkalender im Menü oben unter „Besprechung“ auf „Besprechung planen“.
Geben Sie dem neuen Meeting einen Namen, zum Beispiel „Morgenmeeting“.
Legen Sie das Datum und die Uhrzeit fest und geben Sie auch ein, ob sich der Termin wiederholen soll.
Klicken Sie auf „Speichern“.
Nun ist der Besprechungstermin im Kalender gespeichert – einschließlich aller Wiederholungstermine, sofern gewünscht.
Alle Kanalmitglieder können diesen Termin nun im Kanalkalender sehen.
Wichtig: Die so erstellten Termine tauchen nicht in den persönlichen Kalendern der Kanalmitglieder auf und sie erhalten hierfür keine Einladung über Outlook per Mail.
Microsoft hat diese Funktion so gestaltet, weil es in Kanälen Termine geben kann (zum Beispiel einen regelmäßigen „Jour Fixe“), bei dem nicht jedes Kanalmitglied zwingend anwesend sein muss. Die Kanalmitglieder treten der Kanalbesprechung über den Kanalkalender bei.
Der Vorteil: Die Funktion erlaubt die zentrale Verwaltung der Termine für alle Kanalmitglieder an einem Ort, ohne sie mit vielen Nachrichten zu überfrachten.
Gruppenereignisse im Kanalkalender einrichten – mit Einladung
Um ein Meeting innerhalb eines Kanals wiederum mit Einladung zu planen, gehen Sie vor wie oben beschrieben, aber Sie geben in die Zeile „Erforderliche Teilnehmer hinzufügen“ ein, welche Kanalmitglieder Sie einladen möchten. Sobald Sie auf „Senden“ klicken, erhalten alle aufgeführten Personen eine Einladung über ihr Postfach in Outlook.
Dieses Ereignis ist nun im Kanalkalender (farblich abgegrenzt), in Ihrem persönlichen Hauptkalender sowie im persönlichen Kalender der eingeladenen Person(en) zu sehen.
Auf diese Weise behalten die Kanalmitglieder auch den Überblick über Besprechungen von Kolleg:innen in einem Kanal.
Empfohlener externer Inhalt
Hier ist ein Video-Inhalt von YouTube. Er ergänzt die Informationen auf dieser Seite. Sie können ihn mit einem Klick anzeigen und wieder ausblenden.
Ich bin einverstanden, dass externe Inhalte angezeigt werden. So können personenbezogene Daten an Drittplattformen übermittelt werden. Mehr in unserer Datenschutzerklärung.
Termine für Microsoft Teams können Sie unkompliziert auch in Outlook planen – doch es gibt Ausnahmen, die Sie im Blick behalten sollten. Daneben gibt es spannende Zusatzfunktionen in Teams.
Eine Teams-Besprechung aus Outlook planen
Ein Add-on im Outlook-Kalender bietet die Möglichkeit, Ereignisse für Microsoft Teams zu planen. Das Add-in wird auf Desktop-PCs meist automatisch installiert, sofern sich auf einem Computer sowohl Outlook als auch die Desktop-Teams-App befinden.
Hierfür können Sie in Outlook im Terminplanungsfenster die Funktion „Teamsbesprechung“ aktivieren. Dies gilt jedoch nur für reguläre Besprechungen, nicht für Kanalbesprechungen. Diese können Sie ausschließlich über die Teams-App planen.
Webkalender in Microsoft Teams integrieren
Falls Sie einen öffentlich zugänglichen Link zu einem Web-Kalender haben – beispielsweise zu einem Google-Kalender oder einem Apple-Kalender –, ist die Integration in Microsoft Teams ganz einfach: Dazu fügen Sie in Teams eine Registerkarte hinzu, geben die URL für den Web-Kalender ein und danach ist dieser in Teams als eigner Tab erreichbar.
Sie müssen jetzt die App nicht mehr verlassen und in den Browser wechseln, um den externen Kalender anzuschauen.
Teams Kalender teilen
Neu im Teams-Kalender ist auch die Funktion „Teilen“. Um Ihren Kalender zu teilen, gehen Sie auf „Weitere Optionen“ und dann auf „Freigeben“. Nun sehen Sie ein Eingabefeld, in das Sie die E-Mail-Adressen oder Kontakte von Personen eintragen, für die Sie den Kalender freigeben möchten.
Die Freigabe von Kanalkalendern aus Teams ist hingegen nicht erlaubt. Jede Person, die einen Kanalkalender einsehen möchte, muss vorher in den Kanal eingeladen worden sein.
Teams-Kalender für Schichten und Zeitplangruppen anlegen
Eine gesonderte Kalenderanzeige für die Arbeitsverwaltung von Arbeitsschichten erhalten Sie, wenn Sie die App „Schichten“ in Microsoft Teams integrieren. Dazu gehen Sie wiederum in der linken Seitenleiste auf die drei Punkte und geben in die obere Suchleiste das Wort „Schichten“ ein. Klicken Sie dann auf die „Schichten“-App und es öffnet sich in Teams ein eigener Kalender, in dem Sie Arbeitsschichten für Teammitglieder eintragen können.
Wenn Ihnen dies zu kompliziert erscheint, können Sie diese Aufgabe Ihrem:r IT-Administrator:in oder externen Dienstleister übertragen. Es lohnt sich, denn der Kalender macht das Leben einfacher.
Besprechungskonflikte vermeiden
Es gibt beim Synchronisieren mit Outlook einen Sonderfall in der Teams-Kalender-App: Wenn Sie in Ihrem (primären) Outlook-Kalender mehrere Unterkalender erstellt haben, werden sie teilweise nicht 1:1 im Teams-Kalender angezeigt.
Dann besteht die Lösung darin, dass Sie eine URL des Outlook-Kalenders (sofern vorhanden) in den Teams-Kalender als „Webkalender“ integrieren. Dieser wird dann auf einer Registerkarte in Teams angezeigt. Danach können keine Besprechungskonflikte mehr entstehen.
Microsoft Teams Telefonie
Nutzen Sie Microsoft Teams auch als Telefonanlage. Mit Teams telefonieren Sie von außerhalb Ihres Unternehmens mit der selben Nummer ins öffentliche Fest- und Mobilfunknetz.
Ihre Telefonnummer bleibt
Mobiles Arbeiten ortsunabhängig und mit jedem Gerät
Das Wichtigste zum Microsoft Teams Kalender in Kürze
Der Microsoft Teams-Kalender ist ein leistungsstarkes Tool für die Organisation von Meetings, Arbeitsteams, Live-Events und Webinaren.
Im neuen Kalender von Microsoft Teams gibt es viele nützliche Zusatzfunktionen; die Vorgängerversion bleibt vorerst parallel erhalten.
Der Hauptkalender in Microsoft Teams ist 1:1 identisch mit dem (primären) Outlook-Kalender eines Microsoft 365-Accounts. Beide Kalender werden nahezu in Echtzeit synchronisiert.
In Microsoft Teams lassen sich außerdem Kanalkalender und weitere Gruppenkalender anlegen. Diese zeigen nur die relevanten Ereignisse einer Gruppe an.
Der neue Microsoft Teams-Kalender kann Zeit sparen und die Abstimmung in Projekt- und Arbeitsteams verbessern.
Sie möchten ein Microsoft Teams-Meeting erstellen? Mit der All-in-One-App geht das ganz einfach – zum Beispiel direkt über den integrierten Teams-Kalender. Dieser ist nahtlos in Microsoft 365, sodass Sie eine Teams-Videokonferenz auch über Ihren Outlook-Kalender anlegen können. Erfahren Sie hier, wie Sie Ihre Teams-Termine organisieren und welche Sonderfunktionen es gibt.
Mit Microsoft Teams behalten Sie stets den Überblick, wenn Sie Online-Besprechungen planen und koordinieren. Die App bietet zahlreiche praktische Funktionen, die Ihnen die Organisation erleichtern – wie etwa den Terminplanungs-Assistenten und die Statusanzeige Ihrer Kolleg:innen. Viele Schritte lassen sich sogar automatisieren. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie mühelos ein Teams-Meeting erstellen – und wie Sie typische Stolperfallen vermeiden.
So synchronisieren Sie den Android-Kalender mit Outlook
Viele Unternehmen setzen bei der Organisation von E-Mails, Kontakten, Aufgaben und Terminen auf Microsoft Outlook. Vor allem der integrierte Kalender ist ein wichtiges Tool, um im Geschäftsalltag stets alle Termine im Blick zu haben – ganz egal, ob es sich dabei um Firmenveranstaltungen, persönliche Treffen, Videokonferenzen oder Telefonate handelt. Auch den Google-Kalender auf Android-Mobilgeräten können Sie mit Outlook synchronisieren, um jederzeit den Überblick zu behalten.
Der heutige Arbeitsalltag findet häufig nicht ausschließlich am Firmenrechner statt. Deshalb ist es umso wichtiger, dass Sie Ihre Outlook-Termine auf allen Geräten synchronisieren können – zum Beispiel auf einem Android-Smartphone, auf dem Outlook nicht installiert ist. Ändern sich Termindaten oder gibt es inhaltliche Updates, können Sie diese jederzeit eintragen oder ablesen; und das unabhängig davon, ob Sie im Homeoffice, in einem Meeting oder auf Geschäftsreise sind.
Hier erfahren Sie, wie Sie Ihren Kalender in Android mit Outlook auf allen anderen Geräten synchronisieren, sodass alle Termine stets auf einem Stand sind.
Microsoft 365 Backup Services: Leistungen im Überblick
Unternehmen setzen Microsoft 365 ein, um Prozesse zu verbessern und die Zusammenarbeit zu stärken. Ein robustes Backup-System fehlt dabei. Sie können es aberdurch zusätzliche Microsoft-Dienste oder mithilfe von Drittanbietern ergänzen.
Immer mehr Microsoft-Anwendungen wechseln in die Cloud. Dabei haben Sie die Wahl zwischen der Microsoft-Cloud und Ihrer eigenen Cloud. Doch nicht jeder Cloudspeicher wird automatisch auch gesichert.
Outlook bietet viele hilfreiche Funktionen für die Urlaubsplanung und vereinfacht auch die Kommunikation für die Zeit der Abwesenheit. So können Sie den Outlook-Kalender beispielsweise so konfigurieren, dass er bei Besprechungsanfragen für Zeiten, wo Sie weg sind, automatisch eine Absage sendet. Ein gemeinsamer Teamkalender kann zudem dabei helfen, die Ferienplanung im Team zu vereinfachen. Erfahren Sie hier, wie Sie Schritt für Schritt Urlaube in Outlook eintragen.
Mit dem Outlook Urlaubskalender können sich Arbeitsteams viel Zeit bei der Koordination sparen. In einem gemeinsam genutzten Kalender kann jede:r auf einen Blick sehen, wann einzelne Kolleg:innen abwesend sind und wann sie wieder zur Verfügung stehen.
Outlook-Zertifikate richtig installieren: so funktioniert es
Wie sicher können Sie sein, dass eine E-Mail in Ihrem Postfach wirklich von einer bestimmten Firma oder Person stammt? Jeden Tag werden unzählige gefälschte E-Mails versendet. Mit digitalen Zertifikaten erhöhen Sie die Sicherheit in der E-Mail-Korrespondenz und signieren Ihre eigenen E-Mails fälschungssicher.
Wie Sie ein digitales Zertifikat erhalten und wie Sie es unter Outlook einrichten, erfahren Sie hier.
Die Beraterinnen und Berater helfen Ihnen kostenlos und unabhängig bei praktischen Fragen und geben konkrete Tipps. Vereinbaren Sie einen unverbindlichen Termin um Ihr Anliegen zu besprechen.
