Zunächst muss eine E-Mail-Signatur kurz und bündig verfasst und übersichtlich gestaltet sein. Die Signatur darf den:die Empfänger:in der E-Mail nicht überfordern. Dabei helfen beispielsweise Absätze oder senkrechte Striche zwischen den einzelnen Abschnitten.
Während es für Privatpersonen keine Anforderungen an eine rechtskonforme E-Mail-Signatur gibt, sind die gesetzlichen Pflichtangaben für die geschäftliche Kommunikation sehr klar definiert. Je nach Rechtsform sind die Vorgaben für Firmen, Kaufleute, Solo-Selbständige oder Freiberufler:innen unterschiedlich.
Allgemeine Pflichtangaben für eine geschäftliche E-Mail-Signatur
Zu einer rechtssicheren Signatur für gewerbliche E-Mails gehören folgende Pflichtangaben:
Vollständiger Name des Unternehmens, so wie im Handelsregister angegeben
Rechtsformzusatz (sofern vorhanden, nicht z.B. bei Freiberufler:innen)
Sitz bzw. Ort der Handelsniederlassung
Zuständiges Registergericht
Handelsregisternummer (sofern vorhanden)
Zusätzliche Pflichtangaben für Gesellschaften:
Zusätzliche Pflichtangaben für AGs und Genossenschaften:
Zusätzliche Pflichtangaben für Einzelunternehmer:innen:
Was darf eine geschäftliche E-Mail-Signatur noch enthalten?
Zusätzliche Informationen können bei Empfänger:innen auf einen Blick für mehr Klarheit sorgen.
Mitarbeitende in Unternehmen können in die Signatur ihrer E-Mails z.B. diese Ergänzungen einfügen:
Generell können für alle Teilnehmenden der geschäftlichen E-Mail-Kommunikation außerdem folgende Informationen hilfreich sein:
Geschäftliche Rufnummer (gesetzlich ist diese Angabe nicht Pflicht)
Link zur Firmenwebsite
Links zu beruflichen Social-Media-Profilen der Ansprechperson (ggf. mit Icon)
Logo
Banner
Claim oder Slogan (eine Markenbotschaft in Form eines kurzen Spruchs oder Satzes)
Call-to-Action (CTA), also ein Handlungsappell wie „Besuchen Sie unsere Website“
Professionelles Porträtfoto
Bevorzugte Pronomen, z.B. sie/ihr
Grußformel wie: „Mit freundlichen Grüßen“, „Mit besten Grüßen“, „Freundliche Grüße“, „Schönen Gruß“, „Mit verbindlichen Grüßen“
Was gehört nicht in die Signatur einer geschäftlichen E-Mail?
Diese Angaben gehören nicht in die Signatur von gewerblichen E-Mails:
In der Regel ist es außerdem untersagt, Werbebanner in die Signatur einzubinden. Werbung in einer E-Mail würde voraussetzen, dass der:die Empfänger:in dem Erhalt vorher zugestimmt hat. Rechtlich zulässig sind Werbebanner in einer E-Mail-Signatur demnach nur, wenn die Adressat:innen dem werbenden Unternehmen vorher ausdrücklich eine Erlaubnis hierfür erteilt haben.
Tipps für die perfekte geschäftliche E-Mail-Signatur
Allgemein gilt: Begrenzen Sie den Umfang Ihrer E-Mail-Signatur auf das wirklich Nötige. Wenn Sie mit CTAs arbeiten, nutzen Sie nicht zu viele.
Es empfiehlt sich außerdem, alle E-Mail-Signaturen im Unternehmen einheitlich zu halten. Geben Sie Ihren Mitarbeitenden beispielsweise feste Regeln hierfür an die Hand oder lassen Sie Ihre IT-Abteilung Vorlagen erstellen.
Das kann hilfreich sein und viel Zeit sparen, wenn sich beispielsweise Rollen von Mitarbeitenden im Unternehmen öfter ändern, im Unternehmen Fluktuation herrscht, Ihr Unternehmen expandiert oder sich verkleinern möchte. Mithilfe von Vorlagen lassen sich E-Mail-Signaturen viel schneller umsetzen oder ändern.
Mit dem Editor eines E-Mail-Programms wie Outlook oder Apple Mail können Sie Details wie die Schriftfarbe, Schriftart, Schriftgröße und das Layout Ihrer E-Mail-Signatur individuell gestalten. So macht sie optisch einen guten Eindruck. Bei uns im V-Hub lesen Sie, wie Sie eine Signatur in Outlook erstellen. Alternativ können Sie für die Gestaltung der Signatur einen Generator verwenden, z.B. von Adobe, HubSpot, Designhill, HoneyBook oder WiseStamp. Diese Tools sind in der Basisversion häufig kostenlos. Achten Sie dabei auf das Kleingedruckte: Möglicherweise müssen Sie auf die Pro-Version wechseln, um eine einmal angelegte Signatur wieder zu entfernen.
Übrigens: In E-Mail-Apps auf Mobilgeräten sind die Gestaltungsmöglichkeiten für E-Mail-Signaturen in der Regel nicht sehr umfangreich. Es ist also am einfachsten, die Signatur in der Desktop-App anzulegen und zu bearbeiten. Wichtig: Formatierungen einer E-Mail-Signatur sehen nicht auf jedem Gerät gleich aus. Testen Sie vor dem ersten Versand, ob eine neue Signatur mobilfreundlich angelegt ist und auf Ihrem Desktop-Computer genauso gut aussieht wie auf einem Notebook, Tablet oder Smartphone.
