Zum Funktionsumfang von Microsoft 365 gehören die beliebten Bausteine Word, Excel und PowerPoint, aber auch Outlook und andere Hilfsprogramme für den Büroalltag wie beispielsweise Microsoft Teams. Im Folgenden erläutern wir Ihnen die Zusammenarbeit in Microsoft 365 mit Word, Excel und PowerPoint in ihren jeweiligen Online-Versionen. Um ein solches Dokument gemeinsam zu bearbeiten, gibt es mehrere Möglichkeiten:
So bearbeiten Sie ein bestehendes Office-Dokument online
Angenommen, Sie verfügen bereits über eine „Offline-Version” eines Office-Dokuments, so können Sie dieses für die gemeinsame Arbeit freigeben. Dazu gehen Sie wie folgt vor:
Öffnen Sie das Office-Dokument mit dem entsprechenden, bei Ihnen lokal installierten Programm.
Wählen Sie im Menü „Datei | Informationen | Hochladen” und anschließend den entsprechenden OneDrive-Speicherort Ihrer Organisation aus. Hinweis: Sie müssen das Dokument vor dem Upload mindestens einmal lokal abgespeichert haben.
Ganz oben im farbigen Band des Office-Programms steht nun der Hinweis, dass Ihr Dokument in OneDrive gespeichert wurde.
Klicken Sie auf diesen Hinweis und bewegen Sie den Mauszeiger über den OneDrive-Eintrag unter „Speicherort”. Im sich öffnenden Kontextmenü gehen Sie auf „Dateispeicherort öffnen”.
Daraufhin öffnet sich Ihr Standard-Webbrowser. Loggen Sie sich gegebenenfalls in Ihren OneDrive-Ordner ein.
Sie sehen nun den Speicherort der hochgeladenen Version Ihres Dokuments.
Klicken Sie darauf, um es online zu öffnen.
Klicken Sie nun rechts oben auf „Freigeben”. Es erscheint ein Dialogfeld, in dem Sie Einstellungen für die Freigabe vornehmen können. Welche das im Detail sind, erfahren Sie weiter unten.
So erzeugen Sie ein Dokument in Office Online und geben es frei
Wenn Sie Ihr Dokument direkt in Office online erzeugen und anschließend freigeben wollen, öffnen Sie die von Ihnen benötigte Online-Anwendung. Gehen Sie dazu auf die Startseite von Microsoft 365, melden Sie sich mit Ihren Zugangsdaten an und wählen Sie anschließend das Programm, das Sie verwenden wollen, zum Beispiel Word. Klicken Sie hier auf „Neues leeres Dokument”. Danach klicken Sie ebenfalls auf „Freigeben” und fahren wie im Folgenden beschrieben fort. Im „Freigeben”-Fenster ist die Option „Jeder mit dem Link…” voreingestellt. Klicken Sie darauf, um alle Freigabeoptionen zu sehen. Folgende Möglichkeiten haben Sie:
„Jeder mit dem Link”: Geben Sie den Link zum Dokument an ausgewählte Personen weiter. Diese müssen nicht zwingend Ihrer Organisation angehören.
„Personen bei [Ihr Unternehmen] mit dem Link”: Nur Personen innerhalb Ihres firmeninternen Microsoft-365-Workspaces haben Zugriff auf das Dokument, sofern sie den Link dazu kennen.
„Personen mit Zugriff”: Eventuell haben bestimmte Personen bereits Zugriff auf die Datei oder den Online-Ordner, in dem sie liegt. Über diese Option können Sie zusätzlich einen Link für berechtigte Personen erzeugen und diese so explizit auf das Dokument hinweisen.
„Bestimmte Personen”: Geben Sie das Dokument ausschließlich für bestimmte Personen frei. Der erzeugte Link funktioniert somit nur für diese Personen.
Wählen Sie eine der Optionen aus und entscheiden Sie anschließend, ob Sie dem ausgewählten Personenkreis die Bearbeitung oder lediglich die Ansicht Ihres Dokuments gestatten möchten. Setzen Sie dazu das entsprechende Häkchen. Klicken Sie nun auf „Übernehmen” und wählen Sie im nächsten Fenster gegebenenfalls diejenigen Personen aus, die Zugriff auf das Dokument erhalten sollen. Anschließend können Sie den Link zum Dokument automatisch versenden lassen oder ihn kopieren und selbst an die geplanten Mitbearbeiter:innen des Dokuments schicken.
Damit die Zusammenarbeit mit anderen Bearbeiter:innen desselben Dokuments reibungslos funktioniert, sind einige Voraussetzungen zu beachten:
Die Personen müssen sich in derselben Organisation befinden wie Sie selbst (Ausnahme: die allgemeine Linkfreigabe wie oben beschrieben).
Alle Bearbeiter:innen müssen über einen aktuellen Webbrowser verfügen.