Strand mit Palmen und zwei Personen im Liegestuhl
Digitalisierung

Urlaubsabwesenheit richtig vorbereiten – so gelingt die stressfreie Erholung

Hand aufs Herz: Wie gut können Sie im Urlaub abschalten? Viele Berufstätige schaffen es nicht, das Smartphone an freien Tagen abzuschalten. Nicht wenige lesen regelmäßig auch am Ferienort ihre E-Mails und telefonieren in geschäftlichen Angelegenheiten. Hier lesen Sie, wie Sie Ihre Urlaubsabwesenheit so vorbereiten, dass Sie sich stressfrei erholen können.

Eine Verpflichtung zur Erreichbarkeit im Urlaub gibt es nicht, im Gegenteil. Das Bundesurlaubsgesetz räumt Arbeitnehmer:innen bei einer 5-Tage-Woche einen Mindestanspruch von 20 Tagen Erholungsurlaub im Jahr ein. In dieser Zeit dürfen Sie – oder Ihre Mitarbeiter:innen – Nachrichten und Anrufe des Arbeitgebers ignorieren.

Die meisten tun das aus den verschiedensten Gründen jedoch nicht: Der häufigste Grund ist die Scheu vor liegengebliebenen Aufgaben bei der Rückkehr ins Büro. Dabei ist eine richtige „Aus“-Zeit, also auch das „Aus“ der elektronischen Helfer, wichtig, um wirklich abzuschalten und den Kopf wieder frei zu bekommen. Im Folgenden lesen Sie ein paar Tipps, wie Sie Ihre Urlaubsabwesenheit richtig vorbereiten.

Inhaltsverzeichnis

Im Urlaub richtig abschalten mit guter Organisation

Um eine ungestörte Urlaubszeit genießen zu können, ist es wichtig, sich vor und während des Urlaubs gut zu organisieren. Idealerweise fühlen sich Kund:innen, Kolleg:innen und Mitarbeiter:innen weiterhin gut betreut, und Aufgaben werden möglichst reibungslos weiter erledigt. Die richtige Vorbereitung der Urlaubsabwesenheit ist das A und O. Dafür gibt es natürlich eine Reihe von technischen Lösungen.
  • Abwesenheitsnotiz im E-Mail-Konto einrichten: Auf eingehende Nachrichten wird eine automatische Antwort gesendet. Diese sollte folgende Informationen enthalten: Von wann bis wann sind Sie nicht persönlich erreichbar? Was geschieht mit der eingegangenen Nachricht – wird sie weitergeleitet oder erst nach der Rückkehr bearbeitet? Gibt es eine Vertretung für Fragen? Wie lauten die Kontaktdaten der Vertretung? Tipp: Verlängern Sie Ihre (virtuelle) Abwesenheit um ein bis zwei Tage – das verschafft Ihnen etwas Zeit, um nach einem längeren Urlaub die E-Mails zu sichten und dringende Aufgaben zuerst zu erledigen.
  • Einrichtung einer professionellen Mailbox-Ansage: Leiten Sie Ihren Festnetzanschluss auf Kolleg:innen oder das Office Management um. Das können Sie ebenso mit Ihrem beruflich genutzten Smartphone machen. Kommt das nicht in Frage, sprechen Sie eine Ansage auf Ihre Mailbox. Darin sollten Sie auf Ihre eingeschränkte oder nicht vorhandene Erreichbarkeit hinweisen.
Überlegen Sie für beide Maßnahmen sorgfältig, wie Sie die Angaben formulieren und wer davon erfahren könnte. Nutzen Sie die E-Mailadresse und die Telefonnummer auch privat, könnte die Information über Ihre Urlaubsabwesenheit auch in falsche Hände geraten. – Urlaubszeit bedeutet leider auch Hochkonjunktur für Einbrecher.
Für besonders wichtige Kund:innen und Geschäftspartner:innen gilt: Informieren Sie diese vorher persönlich, wenn Sie die kommenden drei Wochen in der Karibik verbringen. Hier empfiehlt sich ein Telefonat, bei dem Sie beispielsweise einen Projektstatus besprechen und weitere Schritte vereinbaren. Nutzen Sie das Gespräch, um Ihr Gegenüber zu informieren. Kein:e Kund:in nimmt Ihnen die wohlverdiente Erholung krumm, wenn Sie vorher ankündigen, wer seine Interessen in Ihrer Abwesenheit vertreten kann.
Junge Geschäftsfrau telefoniert am Schreibtisch

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Urlaubsabwesenheit mit Kollegen und Partnern klären

Damit die Betreuung von Kund:innen und Geschäftspartner:innen reibungslos funktioniert, während Sie weg sind, muss eine Übergabe stattfinden. Wenn Sie von eine:r Kolleg:in oder Mitarbeiter:in erwarten, dass er oder sie sich um Ihre Aufgaben kümmert, müssen Sie die nötigen Informationen zur Verfügung stellen.
  • Übergabe und Checklisten: Idealerweise haben Sie bereits vor Ihrer Urlaubsabwesenheit wichtige Aufgaben und Termine erledigt. Alles, was Sie nicht abschließen konnten, sollten Sie auflisten. Übergeben Sie auch wichtige Kontaktdaten an Ihre Vertretung: Telefonnummern, E-Mailadressen und Namen von Lieferanten beispielsweise. Legen Sie sich rechtzeitig eine Checkliste an, damit Sie bei der Übergabe nichts vergessen.
  • Einführung in Projekte: Planen Sie einen langen Urlaub während eines wichtigen Projektes, sollten Sie rechtzeitig einen Kollegen oder eine Kollegin mit in das laufende Projekt einbinden. Nutzen Sie ein Meeting oder eine Telefonkonferenz vor Ihrer Abwesenheit, um Ihre Vertretung vorzustellen.
  • Kompetenzen und Verantwortlichkeiten klären: Wenn Ihre Vertretung genau weiß, was sie allein entscheiden kann, hilft dies gegen Unsicherheit – und sorgt letzten Endes dafür, dass man Sie weniger im Urlaub kontaktieren muss.
Manchmal hilft aber auch ein wenig mehr Gelassenheit: Nicht alle Fragen und Aufgaben sind so wichtig und dringend, dass sie sofort erledigt werden müssen. Manches löst sich auch einfach, während man am Strand liegt. Warum also nicht das Büro mal wirklich Büro sein lassen – und einfach nur gelassen abwarten.

Alles Wichtige zu Urlaubsabwesenheit in Kürze

  • Eine E-Mail, die Kunden über Ihre Abwesenheit informiert, sollte beinhalten, von wann bis wann sind Sie nicht persönlich erreichbar sind, was mit mit der eingegangenen Nachricht – geschieht und ob es eine Vertretung für Fragen gibt.
  • Für eine reibungslose Betreuung von Kunden und Geschäftspartner muss eine Übergabe stattfinden.
  • Sie sollten Meetings oder eine Telefonkonferenz nutzen, um vor Ihrer Abwesenheit Ihre Vertretung vorzustellen.
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