Die Einführung einer verlässlichen Strategie zur Datensicherung in Office 365 erfordert ein strukturiertes Vorgehen. Es reicht nicht aus, lediglich eine Software zu lizenzieren. Stattdessen sollten Sie den gesamten Prozess von der Analyse bis zur regelmäßigen Überprüfung klar definieren, um die Ausfallzeiten im Ernstfall so kurz wie möglich zu halten.
Schritt 1: Definieren Sie Ihre geschäftlichen Schutzziele. Hierbei stehen zwei Parameter im Fokus: Recovery Time Objective (RTO) und Recovery Point Objective (RPO). RTO beschreibt das „Wiederherstellungszeit-Ziel“, also die maximale Zeit, die ein Systemausfall dauern darf. RPO definiert das „Wiederherstellungspunkt-Ziel“, also den maximal zulässigen Datenverlust zwischen zwei Sicherungen. Auf dieser Basis wählen Sie einen Back-up-Anbieter aus, der Ihre Schutzziele bestmöglich erfüllt.
Schritt 2: Richten Sie die Datensicherung technisch ein. Unabhängig davon, ob Sie „Microsoft 365 Backup“ nutzen oder das Set-up eines Drittanbieters implementieren, müssen Sie nun die entsprechenden Berechtigungen vergeben und die automatischen Back-up-Intervalle einrichten. Ein modernes System führt die Sicherungen anschließend im Hintergrund aus, ohne den täglichen Arbeitsfluss Ihrer Mitarbeiter:innen zu beeinträchtigen.
Schritt 3: Testen Sie die Wiederherstellungsfunktionen und wiederholen Sie diesen Test regelmäßig. Ein Back-up ist nur so gut wie seine Wiederherstellung: Wenn diese fehlschlägt, ist die Sicherung am Ende für Sie ohne Wert. Stellen Sie IT-Teams zusammen, die in simulierten Notfällen beispielsweise erproben, wie schnell die Wiederherstellung einer einzelnen gelöschten Datei oder eines kompletten Postfachs gelingt.
Dieser Schritt wird häufig vernachlässigt, ist aber der wichtigste im gesamten Prozess. Nur durch solche Routine-Checks kann ein weitgehend ununterbrochener Geschäftsbetrieb im Ernstfall garantiert werden.
