Eine Cloud-Telefonanlage ist das Herzstück der modernen Business-Kommunikation. Damit telefonieren Sie unkompliziert von überall und erhalten darüber hinaus viele Collaboration-Tools. Das macht die Cloud-Telefonie auch für die hybride Arbeitswelt attraktiv.
Die virtuelle Telefonanlage wird in der Cloud gehostet; Hardware in den Büroräumen brauchen Sie dafür nicht mehr. Wie eine cloudbasierte Telefonanlage funktioniert, erfahren Sie hier.
Eine Cloud-Telefonanlage ist eine internetbasierte Kommunikationslösung für die Telefonie im Unternehmen.
Dank der cloudbasierten Telefonanlage können Sie von überall, etwa von unterwegs oder im Homeoffice, in das öffentliche Telefonnetz telefonieren und Anrufe an Ihre Firmennummer erhalten.
Hardware im Büro brauchen Sie dafür nicht mehr; stattdessen nutzen Sie für Telefongespräche IP-fähige Endgeräte, zum Beispiel ein Smartphone, Laptop oder ein IP-fähiges Tischtelefon.
Die Verwaltung erfolgt zentral über eine Web-Oberfläche – Telefonieren können Sie per Desktop-App, Mobile-App, Browser oder IP-Tischtelefon.
Eine Cloud-Telefonanlage lässt sich gut in ein modernes Unified-Communications-Konzept einbinden, zum Beispiel für die Telefonie via Microsoft Teams.
Neue KI-Funktionen wie Voicemail-zu-Text kommen per Update automatisch hinzu.
Cloud-Telefonanlagen sind besonders kosteneffizient, flexibel und skalierbar. Sie benötigen dafür stabiles Internet und eine bestimmte Bandbreite. Diese hängt auch von der Anzahl der parallel telefonierenden Mitarbeitenden ab.
Virtuelle Cloud-Telefonanlagen funktionieren wie herkömmliche physische Telefonanlagen: Sie vermitteln Telefongespräche in das öffentliche Telefonnetz. Nur erfolgt die Telefonie dabei nicht klassisch über den Telefonanschluss, sondern über das Internet, genauer gesagt über Voice over IP (VoIP). Cloud-Telefonie heißt deshalb auch Internettelefonie. Alles, was Sie dafür brauchen, sind IP-fähige Endgeräte, zum Beispiel ein Smartphone, Laptop oder ein IP-fähiges Tischtelefon.
Das wesentliche Merkmal einer Cloud-Telefonanlage ist, wie der Name schon sagt, dass sie sich in der Cloud befindet. Entsprechend benötigen Unternehmen dafür keine teure Hardware und sparen Platz und Kosten für die Installation, die Verwaltung sowie für die Wartung.
Das zweite wichtige Merkmal: Über die cloudbasierte Telefonanlage können Sie Ihre geschäftliche(n) Rufnummer(n) ortsunabhängig nutzen – auch wenn Sie im Homeoffice oder unterwegs arbeiten. Für Anrufer:innen macht es keinen Unterschied, ob Sie im Büro, im Homeoffice oder unterwegs abheben.
Im deutschsprachigen Raum sind virtuelle Telefonanlagen in der Cloud auch als „Cloud PBX“ oder „Hosted PBX“ bekannt. Das Kürzel „PBX“ steht für den englischen Begriff „Private Branch Exchange“, was man mit „Nebenstellenanlage“ oder „Teilnehmervermittlungsanlage“ übersetzen kann.
Die Cloud-PBX verbindet die Telefoniegeräte Ihres Unternehmens ortunabhängig miteinander.
Vodafone bietet Ihnen mit Lösungen wie RingCentral, Microsoft Teams Telefonie,SwyxON oder One Net Enterpriseeine umfangreiche Palette cloudbasierter Telefonanlagen – vom kleinen Betrieb bis zum Großunternehmen. Für den Kundenservice lässt sich RingCentral außerdem um das Omnichannel-Add-on RingCX erweitern, das Telefon, Chat, E-Mail und WhatsApp bündelt.Unsere Expert:innen beraten Sie gerne, welche der genannten Möglichkeiten für Ihr Business besonders gut geeignet ist.
Wichtig: Für eine cloudbasierte Telefonanlage sind in jedem Fall zuverlässige Netzwerkverbindungen die Voraussetzung. Diese sind heute jedoch in den meisten Unternehmen Standard. Prüfen Sie bei der Auswahl Ihres Dienstleisters auch, welche Sicherheitsstandards er bietet.
Cloud-Telefonanlagen
Im Vergleich zu einem klassischen Festnetz-Anschluss bietet eine cloud-basierte Telefonanlage maximale Flexibilität. Sie sparen teure Investitionskosten, und wir kümmern uns mit kostenlosen Software-Updates darum, dass Ihre Anlage immer auf dem neusten Stand ist.
Cloud Computing ist ein Treiber für die Digitalisierung der deutschen Wirtschaft. Immer mehr Unternehmen optimieren ihre internen Prozesse mit digitalen Lösungen, auch bei der Telefonie. Für Anrufer:innen macht es keinen Unterschied, ob zum Beispiel ein:e Kundendienstmitarbeiter:in am Bürotisch arbeitet oder im Homeoffice.
Deshalb setzen immer mehr Unternehmen auf Cloud-Telefonanlagen. Sie bieten Unternehmen viele Vorteile und einen breiten Funktionsumfang, der herkömmliche Telefonanlagen übertrifft. Daneben überzeugen cloudbasierte Telefonanlagen vor allem durch Kosteneinsparungen und und eine Flexibilität, die klassische Anlagen nicht bieten.
Dies sind die wesentlichen Vorteile der Cloud-Telefonanlage:
Günstige Anschaffung: Die Installation erfolgt in der Regel einfach über einen Computer per Installationsassistenten, was Zeit spart und den Einrichtungsprozess im Vergleich zur klassischen Telefonanlage verkürzt. Tischtelefone sind für Mitarbeitende im Unternehmen nicht mehr die Voraussetzung; sie können auch über den Computer und mobile Geräte mit einem Headset telefonieren.
Einfache Wartung: Gerade für kleine und mittlere Unternehmen kann es eine Entlastung darstellen, Geräte nicht selbst warten und aktualisieren zu müssen. Wer auf ein gehostetes Telefonsystem setzt, braucht nur noch zu telefonieren. Die Wartung obliegt dem Anbieter.
Kostenersparnis: Der Investitionsaufwand für eine stationäre Telefonanlage, aufwändige technische Arbeiten an der Gebäudeinfrastruktur und Kosten für die Wartung entfallen. Der Investitionsaufwand für eine stationäre Telefonanlage, aufwändige technische Arbeiten an der Gebäudeinfrastruktur und Kosten für die Wartung entfallen. Stattdessen zahlen Sie planbare monatliche Gebühren pro Lizenz – und buchen Lizenzen flexibel hinzu, wenn Ihr Team wächst.
Hohe Flexibilität: Eine Telefonanlage in der Cloud wächst problemlos mit der Zahl der Mitarbeitenden. Sie lässt sich außerdem mit wenigen Klicks an den Bedarf von Unternehmen jeder Größe anpassen. Auch die Einbindung oder Änderung von Standorten ist schnell machbar.
Sicherheit: Die Software und die Sicherheitsfunktionen der Telefonanlage in der Cloud sind immer auf dem neusten Stand. Um die Sicherheit zu steigern, sind ergänzende Methoden möglich – wie etwa die Zweifaktorauthentifizierung bei der Anmeldung einzelner Nutzer:innen.
Einfache Bedienung: In der Regel lassen sich Telefonanlagen in der Cloud einfacher bedienen als eine herkömmliche physische Telefonanlage. Alle Funktionen werden übersichtlich über ein Kundenkonto angezeigt, das Sie über den Webbrowser erreichen. Hier können Sie mit wenig Aufwand neue Geräte, Nebenstellen oder Mitarbeitende anlegen.
Mobilität: Eine Telefonanlage in der Cloud vereinfacht die Zusammenarbeit in hybriden Arbeitsumgebungen, beispielsweise im Homeoffice und bei der mobilen Arbeit. Mitarbeitende können mit der Cloud-PBX zusätzlich zu ihren VoIP-Tischtelefonen von verschiedenen Standorten aus über ihre geschäftliche Rufnummer telefonieren. Dabei sind sowohl eingehende als auch ausgehende Anrufe möglich sowie das gesamte Spektrum der herkömmlichen Telefonie, beispielsweise Voicemail, Anrufweiterleitungen und mehr.
Business Internet Connect: Anbindung für Profis
Business Internet Connect ist unser Gigabit-Internet-Zugang für große Standorte und höchste Ansprüche:
Mit einer Cloud-Telefonanlage stehen Ihnen alle klassischen Business-Funktionen und viele ergänzende Features zur Verfügung, die die Kommunikation in Ihrem Unternehmen weiter vereinfachen können. IP-basierte Telefonanlagen lassen sich als Teil von Lösungen für die Unified Communications & Collaboration (UCC) in Ihr Unternehmen integrieren. Ihre cloudbasierte Telefonanlage verwalten Sie komfortabel im Browser. Für die Nutzung gibt es Apps für Windows, macOS, iOS und Android – bei manchen Lösungen wie RingCentral funktioniert der Client sogar komplett ohne Installation im Browser.
Zum Funktionsumfang einer Cloud-Telefonanlage gehört in der Regel:
Halten
Makeln
Rufvermittlung
Kurzwahl
Besetztlampenfelder (BLF)
Individuelle Anrufbehandlung (z.B. Anrufweiterleitung außerhalb der Geschäftszeiten)
Online-Fax, papierlos (Fax2Mail und Web2Fax)
Möglichkeit der nahtlosen Anbindung von Microsoft Teams
Besonders hilfreich für mittlere und größere Unternehmen sind beispielsweise die Besetztlampenfelder. Hier senden die Geräte innerhalb der PBX-Cloud ihren Status kontinuierlich an das System, damit alle Team-Mitglieder sehen können, wer gerade erreichbar ist. Im Falle Ihrer Abwesenheit können dann die Kolleg:innen einen Anruf entgegennehmen, sodass Sie kein wichtiges Telefonat verpassen und die Kundenzufriedenheit steigt.
Darüber hinaus punktet die Cloud Telefonanlage mit einer Vielzahl von zusätzlichen, optionalen Funktionen (teilweise rund 100). Besonders erwähnenswert sind die folgenden Funktionen:
Telephone Application Programming Interface (TAPI): Mit TAPI lässt sich die Telefonie aus unterschiedlichen Anwendungen heraus ansteuern, zum Beispiel aus einer Mail oder aus der Software für das Customer Relationship Management (CRM).
Konferenznummer: Teilnehmer:innen können sich mit dieser Rufnummer und einer PIN in eine Telefonkonferenz einwählen.
Verschiedene Identitäten: Einige Cloud-Telefonanlagen ermöglichen es, von einem Endgerät mit mehreren Rufnummern zu telefonieren.
Interactive Voice Response (Sprachmenü): Mit dieser Funktion können Sie Anrufer:innen vorsortieren und sie direkt den richtigen Gesprächspartner:innen zuweisen.
KI in der Cloud-Telefonanlage: Was heute schon möglich ist
Künstliche Intelligenz ist einer der wichtigsten Trends bei Cloud-Telefonanlagen. Weil die Anlage in der Cloud läuft, kommen neue KI-Funktionen per Update automatisch zu Ihnen – ohne neue Hardware.
Typische KI-Funktionen sind:
Voicemail-zu-Text: Sprachnachrichten werden automatisch verschriftlicht. Sie lesen sie wie eine E-Mail und entscheiden schneller, wer zurückruft.
Automatische Gesprächszusammenfassungen: Nach einem Telefonat oder Chat erstellt das System eine Zusammenfassung. Ihre Mitarbeitenden sparen Nacharbeit und sehen beim nächsten Kontakt sofort die Historie.
Intelligente Anrufverteilung: Anrufe werden nach Thema und Kompetenz an die passende Person geleitet. Bei Wartezeiten können Anrufer:innen einen Rückruf wählen.
KI-Funktionen in Video-Meetings: Moderne UC-Plattformen unterstützen Besprechungen etwa mit automatischen Notizen.
Bei Vodafone sind solche Funktionen zum Beispiel in UC mit RingCentral und im Omnichannel-Add-on RingCX enthalten. Welche Funktion in welcher Lizenz steckt, klären unsere Expert:innen gerne mit Ihnen.
Microsoft Teams Telefonie
Nutzen Sie Microsoft Teams für Ihre Telefonie. Mit Teams telefonieren Sie auch von außerhalb Ihres Unternehmens mit derselben Nummer ins öffentliche Fest- und Mobilfunknetz.
Einfache Einrichtung, Ihre Telefonnummer bleibt
Flexibel skalierbar und konfigurierbar
Mobilfunk mit Funktionen einer TK-Anlage nutzbar machen
Das gilt es bei cloudbasierten Telefonanlagen zu beachten
Cloud-Telefonie erfordert ein stabiles Internet und eine bestimmte Bandbreite. Ein Rechenbeispiel: Ein einzelnes aktives Telefongespräch braucht etwa 100 kBit/s; für fünf parallel geführte Telefonate sind entsprechend etwa 500 kBit/s im Up- und Downstream nötig.
Als Faustregel gilt also: etwa 100 kbit/s pro gleichzeitig geführtem Gespräch – zusätzlich zur Bandbreite für Internet, E-Mail und Cloud-Anwendungen. Außerdem müssen Sie in Ihre Berechnung die sonstige Internetnutzung, den E-Mail-Verkehr und weitere Arbeiten mit einbeziehen.
Darüber hinaus ist Sicherheit ein wichtiges Thema bei der Planung, denn nicht jede cloudbasierte Telefonanlage bietet die gleichen Standards. Achten Sie bei der Auswahl Ihres Anbieters vor allem auf diese Punkte:
Serverstandort und Datenschutz: Werden Ihre Daten in Deutschland oder der EU verarbeitet und DSGVO-konform gespeichert?
Verschlüsselung: Sind Verbindungen und Sprachdaten verschlüsselt, etwa per TLS und SRTP?
Zertifizierungen: Erfüllt der Betrieb anerkannte Standards wie ISO 27001 oder den BSI-Grundschutz?
Verfügbarkeit: Welche Ausfallsicherheit garantiert der Anbieter, und sind die Rechenzentren georedundant?
Schutz vor Betrug: Gibt es Zugriffskontrollen, Zwei-Faktor-Authentifizierung, Betrugserkennung und Spam-Filter gegen Phishing-Anrufe?
Richtig umgesetzt gilt Cloud-Telefonie heute als mindestens so sicher wie herkömmliche Telefonie.
Wenn Sie sich eine neue PBX-Cloud-Anlage einrichten wollen, können Sie entweder neue Rufnummern vom Anbieter bestellen – oder auch vorhandene Telefonnummern portieren lassen. Die Ortsrufnummer richtet sich nach dem Standort Ihres Unternehmens.
Standortvernetzung via SD-WAN
Mit SD-WAN vernetzen Sie Standorte schnell und zuverlässig. Legen Sie individuelle Regeln fest und nutzen Sie sämtliche verfügbaren Übertragungsmedien einschließlich Mobilfunk.
Cloud Telefonanlage: Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Eine Cloud-Telefonanlage ermöglicht Unternehmen, über das Internet zu telefonieren. Die Telefonanlage läuft auf den Servern eines Anbieters. Sie benötigen lediglich eine stabile Internetverbindung und IP-fähige Endgeräte wie Smartphones, Laptops oder Tischtelefone.
Cloud-Telefonanlagen senken die Kosten für Hardware und Wartung. Zudem lassen sie sich flexibel an die Unternehmensgröße anpassen. Ihre Mitarbeiter:innen können unabhängig vom Standort unter ihrer geschäftlichen Rufnummer telefonieren.
Neben klassischen Funktionen wie Anrufweiterleitung, Makeln und Voicemail bieten viele Lösungen zusätzliche Möglichkeiten. Dazu gehören Telefonkonferenzen, Sprachmenüs sowie die Integration von CRM-Systemen und Microsoft Teams.
Ja. Bestehende Rufnummern lassen sich in die Cloud-Telefonanlage portieren – auch komplette Nebenstellen-Konzepte. Prüfen Sie vorab, ob Sie noch an Vertragslaufzeiten Ihres bisherigen Anbieters gebunden sind. Alternativ bestellen Sie neue Rufnummern; die Ortsvorwahl richtet sich nach Ihrem Unternehmensstandort.
Rechnen Sie mit etwa 100 kbit/s pro gleichzeitig geführtem Gespräch, im Up- und Downstream. Für zehn parallele Telefonate sind das rund 1 Mbit/s – zusätzlich zur Bandbreite für Internet, E-Mail und Cloud-Anwendungen.
Bei einem seriösen Anbieter mindestens so sicher wie eine klassische Anlage. Entscheidend sind verschlüsselte Verbindungen, DSGVO-konforme Rechenzentren in Deutschland oder der EU, automatische Sicherheitsupdates sowie Schutzfunktionen gegen Betrug und Phishing.
Je nach Lösung zum Beispiel Voicemail-zu-Text, automatische Gesprächszusammenfassungen und eine intelligente Anrufverteilung nach Thema und Kompetenz. Da die Anlage in der Cloud läuft, kommen neue Funktionen per Update hinzu.
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