Werden personenbezogene Daten durch externe Dienstleister erhoben, verarbeitet oder übermittelt, handelt es sich um eine sogenannte Auftragsverarbeitung. Als auftragsverarbeitende Stelle gilt, wer die Dienstleistung erbringt. Daten, mit denen sich eine Person eindeutig identifizieren lässt, sind im Internet Alltag. Beim Newsletter etwa, für den sich Ihre Kund:innen mit der E-Mail-Adresse anmelden müssen. Oder der Log-in mit echtem Namen auf Ihrer Homepage. Selbst die Nutzung von Google Analytics fällt darunter.
Kommt es zu einer solchen Auftragsverarbeitung, benötigen Sie einen Auftragsverarbeitungsvertrag – abgekürzt AVV. Dabei handelt es sich um ein rechtliches Dokument, das regelt, unter welchen Bedingungen der Auftragsverarbeiter die Daten verarbeiten darf, also welche Rechte und Pflichten sowohl Auftraggeber als auch Auftragnehmer haben.
Bei einem Auftragsverarbeitungsvertrag gilt als Auftraggeber die Stelle, die die Kontrolle über die personenbezogenen Daten hat. Sie entscheidet, wie diese Daten verarbeitet werden sollen. Die Daten werden vom Auftragnehmer verarbeitet und ausschließlich für die Zwecke im Vertrag genutzt. Wichtig ist, dass Ihr Unternehmen als Auftraggeber zwar weisungsbefugt ist, aber auch für den Schutz der Daten verantwortlich ist, die verarbeitet werden.