E-Mail-Signatur erstellen und einrichten: So funktioniert es

Wenn Du viele E-Mails schreib­st und erhältst, benötigst Du auch eine aus­sagekräftige Sig­natur. Doch welche Infos gehören in die E-Mail-Sig­natur? Wie funk­tion­iert die Ein­rich­tung in den gängi­gen Mail-Anwen­dun­gen? Und gibt es eigentlich auch rechtliche Vor­gaben für E-Mail-Sig­na­turen im geschäftlichen Bere­ich? Hier die Antworten.

Wie eine gute E-Mail-Signatur aufgebaut sein sollte

Die Sig­natur, die unter der Schlussformel ein­er E-Mail erscheint, ist im Prinzip die Vis­itenkarte des Absenders. Sie enthält in aller Regel die pri­vat­en oder geschäftlichen Kon­tak­t­dat­en des jew­eili­gen E-Mail-Absenders. Üblicher­weise find­et der Adres­sat hier Infos wie

• den Unternehmen­sna­men,
• die Berufs­beze­ich­nung oder Posi­tion des Absenders,
• seinen voll­ständi­gen Namen,
• die Adresse des Unternehmens oder des Absenders,
• eine Tele­fon­num­mer (opti­maler­weise samt Durchwahl),
• die E-Mail-Adresse und gegebenenfalls
• einen Link zu ein­er Web­seite, die zum Absender gehört.

Selb­stver­ständlich müssen diese Dat­en abso­lut kor­rekt sein – ein banaler Zahlen­dreher kann bewirken, dass Anfra­gen von Fre­un­den, Kun­den oder Geschäftspart­nern nicht ihr Ziel erre­ichen. Die Sig­natur kann aber auch Zusatz­in­for­ma­tio­nen enthal­ten: zum Beispiel einen far­big gekennze­ich­neten Ver­merk über eine geän­derte Adresse oder Tele­fon­num­mer. Das The­ma Far­ben wirft dann aber gle­ich die näch­ste Frage auf: Wie sollte beziehungsweise darf die Sig­natur gestal­tet sein?

Das Design der Signatur

Erstellst Du eine pri­vate Sig­natur, kann sie prinzip­iell natür­lich ganz Deinen Vorstel­lun­gen entsprechen und beliebige Angaben enthal­ten. Im Geschäfts­bere­ich gibt es jedoch auch soge­nan­nte Pflich­tangaben nach dem GmbH-Gesetz (dazu kom­men wir noch weit­er unten), die Du in klein­er Schrif­tart ans Ende der Sig­natur set­zen kannst. Wichtige Dat­en wie den Fir­men­na­men kannst Du mit Fet­tun­gen her­vorheben. Angaben, die dem Leser sofort ins Auge sprin­gen sollen, sind in Sig­na­turen manch­mal rot einge­färbt – hier­bei han­delt es sich häu­fig um einen tem­porären Hin­weis. Mehrere Far­ben, Schrift­größen und son­stige For­matierun­gen soll­test Du jedoch ver­mei­den; das wirkt unpro­fes­sionell. Die Schrif­tart der Mail und der anschließen­den Sig­natur ist ide­al­er­weise deck­ungs­gle­ich. Absätze sor­gen bei län­geren Sig­na­turen für eine bessere Übersicht.

Rechtliche Vorgaben für Signaturen

Vielle­icht hast Du schon ein­mal eine E-Mail mit einem Dis­claimer in der Sig­natur erhal­ten, der darüber aufk­lärt, dass der Inhalt der Mails streng ver­traulich sei und keines­falls an Unbefugte weit­ergeleit­et wer­den dürfe. So etwas ist jedoch keines­falls rechtlich bindend oder gar vorgeschrieben und kann daher in den meis­ten Fällen get­rost wegge­lassen wer­den. Anders sieht es bei eini­gen Pflich­tangaben aus, die in geschäftlichen E-Mails immer dabei sein müssen, da für sie prinzip­iell diesel­ben Regeln wie für Geschäfts­briefe gel­ten. Geset­zliche Grund­lage dafür ist der hier ver­link­te Para­graf 35 a des GmbH-Geset­zes.

Mit Gmail Go hat Google eine weit­ere weniger leis­tung­shun­grige App für Android-Geräte ver­füg­bar gemacht. Auch hier kannst und soll­test Du eine Sig­natur verwenden.

So richtest Du Deine persönliche E-Mail-Signatur an

Welchen E-Mail-Client Du ver­wen­d­est, ist Dir allein über­lassen. Für einige der bekan­nteren Anwen­dun­gen zeigen wir Dir an dieser Stelle, wie das Erstellen und Bear­beit­en von E-Mail-Sig­na­turen funk­tion­iert. Ver­wen­d­est Du Gmail, musst Du wie fol­gt vorge­hen: Soll­test Du am Com­put­er arbeit­en, öffnest Du Gmail, klickst auf das Zah­n­radsym­bol und trägst im Abschnitt „Sig­natur“ Deinen Text ein. Ähn­lich funk­tion­iert das Ganze auf einem Android- oder iOS-Gerät: In bei­den Fällen öffnest Du die App und gehst in die Ein­stel­lun­gen, indem Du auf das Icon mit den drei übere­inan­der­liegen­den Strichen tippst. Gehe nun auf den Reit­er „Ein­stel­lun­gen“ und wäh­le hier das gewün­schte Kon­to aus. Jet­zt nur noch auf „Sig­natur“ tip­pen, den gewün­scht­en Text ein­tra­gen und das Ganze mit einem Druck auf „OK“ bestäti­gen – fer­tig. Soll­test Du hinge­gen nach Gmail-Alter­na­tiv­en suchen, schau doch mal hier vor­bei.

Ver­wal­test Du Deine Mails stattdessen unter macOS High Sier­ra, wählst Du den Mail-Client aus und fol­gst dem Pfad „Ein­stel­lun­gen | Sig­na­turen“. Wäh­le in der linken Spalte den E-Mail-Account aus, für den Du die Sig­natur ver­wen­den willst und klicke dann auf „Hinzufü­gen“ („+”). Du kannst Deine Sig­natur nun in der mit­tleren Spalte mit einem eige­nen Namen verse­hen. Das ist sin­nvoll, da Du die E-Mail-Sig­na­turen für mehrere Accounts ver­wen­den kannst. Die Sig­natur erstellst Du nun in der recht­en Spalte (die Vorschau). Möcht­est Du die For­matierung Dein­er Sig­natur ändern, geht das, indem Du die Menüs „Bear­beit­en“ oder „For­mat“ in Mail ansteuerst.

Natür­lich gibt es noch zahlre­iche andere Mail-Clients, die sich in ihrer Anwen­dung ein wenig voneinan­der unter­schei­den. Fast immer find­est Du jedoch die Option, eine Sig­natur zu erstellen oder zu bear­beit­en im Ein­stel­lungs­menü des jew­eili­gen Programms.

Wir hof­fen, wir kon­nten Dir mit diesen Tipps rund um die E-Mail-Sig­natur bei Deinem alltäglichen Schriftverkehr etwas unter die Arme greifen.

Zusammenfassung

• Öffne Deinen Mail-Client und steuere über das Ein­stel­lungs­menü die Sig­natur an.
• Stelle sich­er, dass alle wichti­gen Infos kor­rekt einge­tra­gen sind.
• Ver­mei­de unter­schiedliche Schrif­tarten und Farben.
• Berück­sichtige im geschäftlichen Bere­ich die geset­zlichen Vor­gaben des GmbH-Gesetzes.

Hast Du bere­its eine aus­sagekräftige E-Mail-Sig­natur in Deinem Mail-Client angelegt? Haben wir noch einen wichti­gen Tipp zu diesem The­ma vergessen? Schreibe uns Deine Antwort gerne in den Kom­mentaren.