Makros in Excel verwenden: So funktioniert es

Digitales Business

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Datum 28.03.2019
Lesezeit 6 Min.

Makros in Excel verwenden: So funktioniert es

Mit Makros können Sie wiederkehrende Aufgaben in Excel aufzeichnen und dann per Tastendruck aufrufen. Von Formatierungsaufgaben über das Erstellen von Diagrammen bis hin zum Aufteilen von Daten nach bestimmten Kriterien lassen sich verschiedene Excel-Vorgänge ganz leicht automatisieren.

Gerade wenn Sie beruflich viel mit Excel-Tabellen arbeiten und diese nicht oder nicht vollständig im gewünschten Format vorliegen, können Makros hilfreich sein. Einmal aufgenommen spielen diese Ihre Tastatur- und Mauseingaben automatisch ab. Grundlage hierfür sind die sogenannten Visual Basic Applications (VBA) – Programmierkenntnisse benötigen Sie für die Erstellung eines Makros aber nicht.

 

So zeichnen Sie ein Makro in Excel auf

Ein Makro zu erstellen, läuft prinzipiell stets auf dieselbe Weise ab: Sie starten die Aufnahme, führen die gewünschten Aktionen durch und beenden diese. Anschließend können Sie das Makro durch Drücken einer zuvor festgelegten Tastenkombination aufrufen – den Rest erledigt Excel automatisch. Im Folgenden erklären wir Ihnen das Vorgehen in Excel 365 als Bestandteil der Vodafone Office 365 Enterprise-Editionen. In anderen Excel-Versionen läuft die Makro-Aufzeichnung ähnlich ab. Wenn Sie statt Microsoft Excel mit Google Tabellen arbeiten, erfahren Sie von uns an separater Stelle, wie die Makro-Aufzeichnung im Google-Pendant „Tabellen” funktioniert.

So zeichnen Sie ein Makro in Excel 365 auf:

  1. Starten Sie Excel und rufen Sie ein Tabellenblatt auf, auf dem Sie exemplarisch die sich wiederholende Aufgabe durchführen.
  2. Wählen Sie im Menü „Ansicht | Makros | Makro aufzeichnen…” aus.
  3. Vergeben Sie einen aussagekräftigen Namen für Ihr Makro. Dieser darf keine Leerzeichen oder Sonderzeichen mit Ausnahme des Unterstrichs („_”) enthalten.
  4. Wählen Sie eine Tastenkombination, mit der Sie Ihr Makro später aufrufen wollen. Diese beginnen stets mit der „Strg”-Taste und einem wählbaren Buchstaben oder optional mit „Strg + Umschalttaste” und einem Buchstaben.
  5. Entscheiden Sie, ob Sie Ihr Makro nur in der aktuellen Arbeitsmappe, in einer neuen Mappe oder in Ihrer „Persönlichen Makroarbeitsmappe” speichern wollen. Mit der letztgenannten Option steht das Makro auch in anderen Tabellen zur Verfügung.
  6. Geben Sie eine aussagekräftige Beschreibung für Ihr Makro ein und klicken Sie auf „OK”.
  7. Nun beginnt die Aufzeichnung Ihres Makros. Sämtliche Eingaben und Mausklicks innerhalb von Excel werden nun registriert und als Teil des neuen Makros gespeichert.
  8. Um die Aufzeichnung abzuschließen, klicken Sie links unten auf das kästchenförmige Symbol für „Stop”.
  9. Drücken Sie anschließend die zuvor gewählte Tastenkombination, um Ihr Makro abzuspielen.
  10. Um ein Makro zu löschen oder zu bearbeiten, wählen Sie im Menü „Ansicht | Makros | Makros anzeigen” aus, klicken das Makro an und wählen dann „Löschen” oder „Bearbeiten”. Zur Bearbeitung öffnet sich ein Visual Basic Applications (VBA)-Editor, in dem Sie die zu Ihrem Makro gehörenden Befehle anpassen können. Die Bedienung dieses Editors empfehlen wir allerdings nur fortgeschrittenen Anwendern.

Unser Tipp: Achten Sie bei der Festlegung der Tastenkombination für Ihr Makro darauf, dass Sie möglichst keine vorbelegten Tastenkombinationen – wie „Strg + H” für die Funktion „Suchen und Ersetzen” – wählen. Diese stehen Ihnen sonst später nicht mehr zur Verfügung, da sie durch das Makro belegt sind.

 

Absolute versus relative Verweise in Excel-365-Makros

Standardmäßig geht Excel 365 davon aus, dass Sie in Ihren Makros sogenannte absolute Verweise verwenden. Klicken Sie also während der Aufzeichnung das Feld „B3” an, ist es egal, wo sich der Cursor zuvor befand: Es wird immer das Feld „B3” gewählt. Anders verhält es sich bei relativen Bezügen: Steht Ihr Cursor im Feld „A1” und Sie navigieren während der Aufzeichnung zu „B3”, befindet sich das Feld an der relativen Position „Einmal nach rechts” und „Zweimal nach unten”. Rufen Sie Ihr Makro später erneut beispielsweise im Feld „B3” auf, bewirkt die Aktion bei relativem Bezug, dass der Cursor in das Feld „C5” springt.

So wechseln Sie während der Aufzeichnung zwischen relativen und absoluten Zellbezügen

Standardmäßig werden Feldwechsel in der Excel-Tabelle während der Aufzeichnung des Makros als absolute Bezüge aufgezeichnet. Was das bedeutet, erfahren Sie in unserer Infobox. Möchten Sie statt absoluten lieber relative Bezüge setzen oder während der Aufzeichnung zwischen diesen beiden Modi wechseln, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Klicken Sie unter „Ansicht | Makros” mit der rechten Maustaste auf „Relative Verweise verwenden”.
  2. Wählen Sie hier „Zu Symbolleiste für den Schnellzugriff hinzufügen” aus. Je nach Position Ihrer Schnellzugriffsleiste erscheint nun entweder oben im grünen Excel-Menüband oder unterhalb der Befehlsleiste ein quadratisches Symbol.
  3. Klicken Sie während der Aufzeichnung Ihres Makros auf das Symbol, um zwischen relativen und absoluten Zellbezügen zu wechseln.

 

Makros in Excel: Automatisierung am Beispiel von Namen in einer Liste

Eine praktische Anwendungsmöglichkeit für ein Makro ist die Trennung von Vor- und Nachnamen in einer Liste: Oft genug kommt es vor, dass in Adresslisten mehrere Daten in einer Zelle zusammengefasst sind, wie etwa Vor- und Nachname oder Postleitzahl und Stadt. Angenommen, Sie möchten aus einer solchen Liste einen Serienbrief erstellen und brauchen für die Anrede nur den Nachnamen, ist dies ein klassischer Anwendungsfall für ein einfaches Makro.

Bevor Sie nun umständlich aus allen Feldern den jeweiligen Nachnamen in eine neue Spalte kopieren, können Sie ein Makro für diese Aufgabe verwenden. Und so gehen Sie vor:

  1. Öffnen Sie zunächst die Tabelle, die die kombinierten Vor- und Zunamen in einer Spalte enthält (hier: in Spalte „A”).
  2. Starten Sie die Makro-Aufzeichnung wie oben beschrieben und weisen Sie dem Makro eine Tastenkombination zu (beispielsweise „Strg+n”).
  3. Stellen Sie sicher, dass Sie mit absoluten und nicht mit relativen Bezügen arbeiten. Wie das geht, sehen Sie weiter oben beschrieben.

    Ausklappbare Informationsgrafik

    Bild: Eigenkreation/Office 365

     

  4. Klicken Sie nun in die Zelle „A1” und drücken Sie „Strg+A”, um alle Einträge zu markieren.
  5. Wählen Sie nun oben aus dem Menü „Daten | Text in Spalten”.
  6. Klicken Sie auf „Weiter” und wählen Sie dann anstelle der Voreinstellung „Semikolon” „Leerzeichen” aus.
  7. Klicken Sie noch einmal auf „Weiter” und dann auf „Fertigstellen”. Die Namen sind nun in Vor- und Zuname getrennt und stehen in verschiedenen Spalten („A” und „B”).
  8. Drücken Sie erneut „Strg+A”, um alle Einträge zu markieren.
  9. Wählen Sie „Daten | Sortieren” aus. Im nun erscheinenden Dialog sortieren Sie nach „Spalte B” und fügen mit „Ebene hinzufügen” eine Sortierebene hinzu. Sortieren Sie in dieser Ebene nach Spalte „A”.
  10. Klicken Sie auf „OK”.
  11. Klicken Sie die Zeile 1 mit der rechten Maustaste an und wählen Sie „Zellen einfügen” aus. Wiederholen Sie dies einmal.
  12. Tippen Sie nun in das Feld A1 „Vorname” und in B1 „Nachname” ein.
  13. Markieren Sie die gesamte Zeile 1, indem Sie auf die kleine „1” neben der Zeile klicken.
  14. Wählen Sie im Menü „Start” das fettgedruckte „F”, um den Zeileninhalt zu fetten.
  15. Klicken Sie auf eine beliebige Zelle in Ihrer Tabelle.
  16. Stoppen Sie die Aufnahme mit Hilfe des grauen Quadrats unten links.

Wenn Sie nun eine Tabelle öffnen, in der die Vor- und Zunamen in der gleichen Art und Weise wie vor der Erstellung des Makros in Spalte „A” stehen, brauchen Sie nur noch „Strg+n” zu drücken. Ihre neue Tabelle wird automatisch in eine formatierte Tabelle mit getrennten Vor- und Zunamen umgewandelt.

 

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Bild: Eigenkreation/Office 365

 

Zusammenfassung

  • Nutzen Sie Makros in Excel, um sich wiederholende Aufgaben zu automatisieren.
  • Ihr Makro erhält eine frei wählbare Tastenkombination, unter der Sie es später aufrufen können.
  • Bei der Aufzeichnung können Sie beinahe beliebige Excel-Befehle ausführen, die dann in derselben Reihenfolge abgespielt werden.
  • Während der Aufzeichnung können Sie zwischen absoluten und relativen Bezügen wechseln.
  • In unserem Beispiel trennen wir eine unsortierte Liste mit Vor- und Nachnamen auf und formatieren diese.

 

Welche Vorgänge haben Sie in Excel schon mit Hilfe von Makros automatisiert? Unsere Leser freuen sich über Tipps und Anregungen zu diesem Thema.

 

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