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- Automatische Terminbuchung gehört zu einem guten Kundenservice.
- Online-Terminvergabe und automatische Eintragung im Kalender vereinfacht Ihren Alltag.
- Microsoft Bookings sorgt für besseren Überblick über die Auslastung Ihrer Mitarbeiter.
Diverse E-Mails und mehrere Telefonate bis der Termin endlich steht, doch dann sagt der Kunde ab und bittet erneut um Verschiebung: Die manuelle Organisation von Terminen kann für Unternehmer sehr zeitaufwändig sein. Um die geschäftliche Terminfindung zu vereinfachen, bietet Microsoft den Dienst „Bookings“ als Erweiterung seiner Microsoft-365-Software.
Mit rund 60 Millionen geschäftlichen Nutzern ist Microsoft 365 die weltweit führende Business-Software – wohl nicht zuletzt, weil Online-Dienste wie Exchange, Skype for Business und der Cloud-Service OneDrive professionelle Lösungen für die interne sowie externe Unternehmenskommunikation bieten. Auch die Terminfindung mit Ihren Kunden lässt sich mit einem integrierten Dienst aus dem Microsoft-365-Portfolio vereinfachen: Microsoft Bookings heißt der Service, den Abonnenten von Microsoft 365 Business Premium nutzen können.
Automatische Terminbuchung als Kundenservice
Mit Microsoft Bookings können Sie Ihren Kunden eine Art Selbstbedienungsportal für die Terminfindung und -Buchung anbieten. Statt mehrfachen E-Mails oder Telefonaten können Ihre Kunden einfach freie Termine auswählen und dazu die Uhrzeit und einen favorisierten Mitarbeiter angeben. Das System sendet eine E-Mail-Bestätigung an den Kunden, der den Eintrag in seinen Kalender übernehmen kann. Erinnerungen können automatisch versendet werden. In vielen Branchen erwarten Kunden zunehmend, dass solch ein bequemer Service geboten wird.
Nach der Buchung können die Nutzer ihre Angaben zwar ändern, allerdings legen Sie als Unternehmer fest, in welchem Zeitraum Absagen oder Verschiebungen möglich sein sollen. Sämtliche Einträge synchronisieren sich auch automatisch mit den Kalendern der Angestellten – nicht nur über den Outlook-Kalender in Microsoft 365, sondern auch mit Diensten wie Outlook.com oder Google Kalender.
Terminbuchungen für kleinere und mittlere Unternehmen
Microsoft Bookings kann vor allem die Terminorganisation kleinerer und mittlerer Betriebe sowie Dienstleister vereinfachen, bei denen regelmäßige Kontakte und Meetings mit Kunden zum Geschäftsalltag gehören. So könnte das Service-Tool beispielsweise für Friseure, Physiotherapeuten oder auch Arzt- und Heilpraxen interessant sein.
Das Buchungstool gibt Ihren Kunden einen Überblick über freie Termine, so dass diese den für sie passenden Slot wählen können.
https://youtu.be/bZZHAZKBx3g
Quelle: YouTube Microsoft Business
Kunden können den Service über eine Website nutzen, die sowohl von Desktop-Rechnern als auch Mobilgeräten aufgerufen werden kann. Den Link können Sie Ihren Kunden beispielsweise auf Ihrer Facebook-Seite, in der Instagram-Bio, auf Ihrer eigenen Webseite oder oder per E-Mail-Newsletter zur Verfügung stellen.
Auf der Buchungs-Website von Bookings pflegen Sie die wesentlichen Informationen zu Ihrem Geschäft ein, beispielsweise welche Leistungen Sie anbieten, wie viele Kunden gleichzeitig bedient werden können und wie die Geschäftszeiten aussehen. Zudem müssen im System Unternehmens-Kontaktdaten für die Benachrichtigungen und Kalendereinträge hinterlegt werden.
Mehr Struktur und Überblick im Geschäftsalltag
Auf die Verwaltungsoberfläche sowie Gesamtansicht aller Termine haben Sie dabeiebenfalls via Desktop und Mobilgerät Zugriff. Dort können Sie Ihren Mitarbeitern Aufträge zuteilen, Termine verschieben oder auch absagen, wobei sich direkt ein alternativer Vorschlag eintragen lässt. Das System legt zudem Kontaktlisten an, die sich bei Buchungen automatisch mit den vom Kunden hinterlegten Informationen füllen. Verschiedene Ansichten strukturieren die Termine und die Verfügbarkeiten der Mitarbeiter. So behalten Sie auch an stressigen Tagen den nötigen Überblick.
Wie managen Sie bislang Ihre Termine im Geschäftsalltag? Ist Microsoft Bookings für Sie eine Alternative bei der Organisation? Wir freuen uns über Ihren Kommentar.
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