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Digitalisierung

So zeichnen Sie Meetings in Teams auf

Portrait von Freca DumreseFreca Dumrese
06.05.2025
5 Min.

    Meetings sind ein zentraler Bestandteil der Teamarbeit. Eine Besprechungsaufzeichnung macht es leicht, wichtige Diskussionen oder Entscheidungen zu dokumentieren oder Mitarbeitenden bereitzustellen, die nicht teilnehmen konnten. Erfahren Sie hier, wie Sie mit Microsoft Teams ein Meeting aufnehmen und sicher speichern.

    Videokonferenzen sind im täglichen Arbeitsalltag angekommen. Entsprechend wurden die Möglichkeiten und Rechte rund um die Aufzeichnung von Meetings ständig weiter professionalisiert und an Datenschutzvorgaben angepasst. In Microsoft Teams können Sie Berechtigungen mit Rollen verknüpfen und bestimmen, wer eine Besprechung aufzeichnen darf.

    Inhaltsverzeichnis

    Wer darf ein Teams-Meeting aufnehmen?So zeichnen Sie ein Teams-Meeting aufHier wird Ihre Teams-Aufzeichnung gespeichertTeams-Meeting aufzeichnen: Das Wichtigste in Kürze

    Wer darf ein Teams-Meeting aufnehmen?

    Bei den Microsoft Teams-Business-Lizenzen gehört die Funktion „Aufzeichnung“ zum Standardumfang. Wer im Unternehmen genau die Berechtigung bekommt, Teams-Meetings aufzunehmen, können Sie im Admin-Center in den Einstellungen individuell festlegen.
    Grundsätzlich gilt: Eine Videokonferenz in Microsoft Teams darf nur eine Person aufzeichnen. In der Regel ist es die Person, die die Besprechung organisiert oder moderiert.
    Bevor die Aufzeichnung eines Microsoft Teams-Meetings startet, erhalten die Teilnehmenden eine automatische Benachrichtigung. Das ist wichtig, denn die Aufnahme von Besprechungen ist ohne die Zustimmung der Teammitglieder aus datenschutzrechtlichen Gründen nicht erlaubt.
    Personen, die als Gäst:innen beziehungsweise als Verbundnutzer:innen oder anonym einem Teams-Meeting beiwohnen, können in keinem Fall eine Besprechung aufzuzeichnen.
    In der kostenlosen Version „Microsoft Teams Free“, auch bekannt als „Microsoft Teams (kostenlos)“, sind Videoaufzeichnungen grundsätzlich nicht möglich.
    Wichtig: Technisch lässt es sich nicht komplett verhindern, dass Teilnehmer:innen ein Meeting unbefugt mitschneiden, denn das wäre – in schlechter Qualität – oft bereits per Bildschirmaufnahme mit den Bordmitteln eines Computers machbar. Außerdem gibt es dafür Freeware-Tools auf dem Markt. Selbst eine außerhalb des Bildes aufgestellte (Smartphone-)Kamera würde dafür ausreichen.
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    So zeichnen Sie ein Teams-Meeting auf

    Ein Teams-Meeting aufzuzeichnen ist sehr einfach; es funktioniert so:
    1. Starten Sie die Besprechung.
    2. Gehen Sie in der Menüleiste bei den drei Punkten auf „Weitere Aktionen“.
    3. Klicken Sie auf „Aufzeichnen und Transkribieren“ und dann auf „Aufzeichnung beginnen“.
    4. Zum Beenden klicken Sie an derselben Stelle auf „Aufzeichnung beenden“.
    Für Organisator:innen gibt es außerdem die Möglichkeit, ihre Teams-Meetings automatisch aufzeichnen zu lassen. Diese Funktion müssen Sie vorab in den Einstellungen über die Richtlinie „Aufzeichnen und Transkribieren“ aktivieren. Standardmäßig steht die Funktion „automatisch“ bei den Aufzeichnungen auf „Aus“.
    Microsoft Teams unterscheidet mehrere Arten von Besprechungen, die sich in ihren Funktionalitäten etwas unterscheiden. Neben regulären Meetings bietet das Tool als Sonderfunktion auch Webinare (unternehmensintern und öffentlich), Liveereignisse und Versammlungen an.
    Bei den Webinaren ist es z.B. so, dass eine automatische Aufzeichnung bereits voreingestellt ist. Kamera und Ton der Teilnehmenden sind in dem Fall von Beginn an ausgeschaltet, sodass die Aufzeichnung nicht mit Datenschutzvorschriften kollidieren kann.
    IT-Administrator:innen können die Einstellungen aber auch gesondert verwalten und z.B. die Option automatischer Aufzeichnungen deaktivieren. Dann sehen Organisator:innen diese Funktion nicht.
    Tipp: Achten Sie vor einer Aufzeichnung darauf, dass genügend Speicherplatz vorhanden ist. Eine einstündige Aufzeichnung braucht etwa 400 MB. Allerdings ist dies eine Richtgröße; sie hängt auch von damit verbunden Dateien wie Chats oder begleitenden Transkriptionen ab.
    Die maximale Länge einer Besprechungsaufzeichnung in Teams liegt bei 4 Stunden oder 1,5 GB. Ist dieser Wert erreicht, bricht die Aufzeichnung ab und es startet eine neue. Ihre Daten gehen also nicht verloren – es sei denn, es ist kein Speicherplatz mehr vorhanden.
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    Hier wird Ihre Teams-Aufzeichnung gespeichert

    Eine Microsoft Teams-Aufzeichnung wird je nach Besprechungsart üblicherweise im OneDrive oder im SharePoint abgespeichert.
    Über welchen Account dies erfolgen soll und welchen Speicherort Sie verwenden möchten, legen Sie über die Einstellungen beziehungsweise das Teams Admin Center fest:
    1. Aufzeichnung von geplanten oder spontanen Besprechungen: Für die Aufzeichnung von Besprechungen können Sie im Admin Center als Speicherort den Account von Organisator:in oder Moderator:in auswählen. Standardmäßig erfolgen die Aufzeichnungen im OneDrive der Organisator:innen. Die einmal festgelegte Richtlinie gilt dann für alle weiteren Besprechungen, ganz gleich, ob diese spontan oder geplant, aus Outlook oder über einen Link gestartet wurden.
    2. Von Stellvertretungen initiierte Besprechungen: Der:die Organisator:in kann eine Person als Stellvertretung benennen, die Besprechungen einleiten und aufzeichnen darf. Anschließend liegt die Aufzeichnung bei dem:der Organisator:in im OneDrive ab.
    3. Kanalbesprechungen: Für die sichere Aufzeichnung von Besprechungen innerhalb eines Kanals in Microsoft Teams gibt es einen eigenen Ordner namens „Recording“ in der SharePoint-Dokumentbibliothek von Teams. Dort finden Sie die Aufzeichnung unter ihrem Aufzeichnungsdatum über den Pfad: Teams-Name | Kanalname/Dokumente/Aufzeichnungen.
    4. Webinare: Auch Webinare werden automatisch bei dem:der Organisator:in in OneDrive gespeichert.
    Noch ein Hinweis: Seit Ende 2021 werden Teams-Besprechungsaufzeichnung nicht mehr im Microsoft Stream gespeichert.
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    Teams-Meeting aufzeichnen: Das Wichtigste in Kürze

    • Microsoft Teams verfügt über eine integrierte Funktion für die Aufzeichnung von Meetings.
    • Welche Personen oder Rollen im Unternehmen ein Teams-Meetings aufnehmen dürfen, legen Sie in den Einstellungen fest. In der Regel ist es der:die Organisator:in oder Moderator:in der Besprechung.
    • Microsoft hat inzwischen Vorkehrungen getroffen, damit Unternehmen Besprechungen sicher und datenschutzkonform aufnehmen und speichern können.
    • Als Speicherort können Sie OneDrive oder SharePoint auswählen. Eine Ausnahme bilden Kanalbesprechungen: Hierfür gibt es einen gesonderten Ordner in der Teams-Dokumentbibliothek.
    • Den Stream als Speicherort gibt es nicht mehr.
    Portrait von Freca DumreseFreca Dumrese
    06.05.2025
      # Tags:Microsoft 365TippsBusiness BasicsOfficeUCC
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