Seit Januar 2025 ist die E-Rechnung Pflicht im Geschäft zwischen Unternehmen – auch in der Immobilienwirtschaft. Sie ersetzt Papierrechnungen und PDFs im E-Mail-Anhang. In diesem Artikel erfahren Sie, welche Formate erlaubt sind, welche Übergangsfristen gelten und wie Verwalter und Vermieter den Umstieg erfolgreich meistern.
Im geschäftlichen Alltag von Immobilienverwaltern und Vermietern gehen zahlreiche Rechnungen ein – etwa von Handwerksbetrieben, Lieferanten oder externen Dienstleistern. Viele davon werden bislang noch per Post oder als PDF verschickt. Mit der E-Rechnung hat der Gesetzgeber Anfang 2025 die Grundlage für ein einheitliches, digitales Rechnungswesen geschaffen. Haben Sie Ihren Rechnungsprozess bereits umgestellt? Falls nein, erfahren Sie hier, wie Sie Rechnungen künftig gesetzeskonform erstellen und welche Vorteile die Umstellung für Sie bringt.
➤ Vorteile der elektronischen Rechnung
➤ Für wen sind E-Rechnungen relevant?
➤ E-Rechnungspflicht 2025: Fristen und Umstellungen
➤ E-Rechnung bei der Vodafone Immobilienwirtschaft
Was ist die E-Rechnung?
Die E-Rechnung ist seit 2025 fester Bestandteil im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen. Grundlage ist das im März 2024 verabschiedete Wachstumschancengesetz, das unter anderem Anpassungen im § 14 Umsatzsteuergesetz (UStG) zur Folge hatte. Dort ist geregelt, dass Unternehmen im Rahmen ihrer Geschäftsbeziehungen untereinander elektronische Rechnungen ausstellen können bzw. müssen.
Betroffen sind grundsätzlich alle umsatzsteuerpflichtigen Dienstleistungen. Und damit auch die Wohnungswirtschaft. Immobilienverwaltungen und Genossenschaften müssen die Vorgaben ebenso beachten wie Wohnungsgesellschaften jeder Größe. Keine Pflicht zur E-Rechnung besteht dagegen für Leistungen, die Unternehmen gegenüber Privatpersonen, also beispielsweise Mietern, erbringen.
Die Formate der E-Rechnung
Nicht jede digital erstellte Rechnung gilt automatisch als E-Rechnung. Damit ein Dokument anerkannt wird, muss es bestimmten Vorgaben entsprechen. Grundlage ist die europäische CEN-Norm 16931 auf Basis der EU-Richtlinie 2014/55/EU. Sie stellt sicher, dass Rechnungen standardisiert und ohne Medienbrüche zwischen Absender und Empfänger ausgetauscht werden können.
Klassische Formate wie PDF, JPEG, DOCX oder XLS sind zwar gängige digitale Varianten, zählen aber nicht zu den zulässigen E-Rechnungen im Sinne der Richtlinie. Wichtig ist: Rechnungen müssen in einem von mehreren strukturierten elektronischen Formaten erstellt, übertragen und empfangen werden.
Diese Formate sind:
XRechnung
Die XRechnung ist der offizielle deutsche Standard für E-Rechnungen. Sie setzt die EU-Vorgaben in nationales Recht um. Technisch basiert sie auf einem XML-Datensatz, der maschinell verarbeitet werden kann. Es darf immer nur die jeweils aktuelle Version verwendet werden.
ZUGFeRD
Das hybride Format ZUGFeRD kombiniert ein klassisches PDF mit eingebetteten XML-Daten. Damit können Rechnungen sowohl visuell geprüft als auch automatisiert weiterverarbeitet werden.
Allerdings ist nicht jedes ZUGFeRD-Profil zulässig: Formate wie Minimum oder Basic WL erfüllen die Anforderungen der Norm nicht. Zulässig ist ZUGFeRD im Profil „XRechnung“, da hier die XML-Daten den Anforderungen der XRechnung entsprechen. Gültig ist dies erst ab Version 2.0.1.
EDI
Auch der bisherige Austauschstandard EDI (Electronic Data Interchange) kann – nach Überführung in das XML-Format – die Anforderungen der EU-Norm erfüllen und somit weiterhin für die Erstellung von E-Rechnungen genutzt werden.
Inhalte einer E-Rechnung
Der Gesetzgeber hat klar geregelt, welche Angaben eine Rechnung enthalten muss. Diese Vorgaben finden sich in § 14 Umsatzsteuergesetz (UStG) und gelten unabhängig vom Rechnungsformat. Eine E-Rechnung muss zusätzlich alle Inhalte strukturiert im XML-Datensatz abbilden. Dazu gehören zum Beispiel:
- gültige Zahlungskonditionen
- die Bankverbindung
- die E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers
Darüber hinaus können optionale Angaben wie Bestell- oder Lieferantennummern ergänzt werden. Jede Angabe ist einem definierten Feld zugeordnet, sodass die Übersicht und maschinelle Lesbarkeit jederzeit gewährleistet bleiben.
Vorteile der elektronischen Rechnung
Die E-Rechnung bringt zahlreiche Vorteile mit sich. Einige Vorteile der E-Rechnung sind:
Weniger Fehler
Digitalisierung fördern
Mehr Nachhaltigkeit
Kosteneinsparungen
Einfache Nachverfolgung
Besseres Zahlungsmanagement
Für wen sind E-Rechnungen relevant?
In der Wohnungswirtschaft sind E-Rechnungen immer dann vorgeschrieben, wenn steuerpflichtige Dienstleistungen zwischen zwei Unternehmen erbracht werden. Das betrifft nicht nur große Konzerne, sondern ebenso mittelständische und kleine Unternehmen. Auch Privatpersonen, die vermieten, sowie Wohnungseigentümergemeinschaften (WEG) gelten steuerlich als unternehmerisch tätig und fallen damit unter die Vorgaben zur E-Rechnung.
Typische Beispiele aus der Immobilien- und Wohnungswirtschaft sind:
- externe Beratungs- oder Rechtsdienstleistungen
- die Vermietung oder Verpachtung von Gewerbeimmobilien an Firmen
- Handwerksarbeiten wie Reparaturen oder Instandhaltungen
- Lieferungen von Bau- oder anderen Materialien durch Zulieferer
- alle weiteren laufenden Geschäftsbeziehungen zwischen Unternehmen
Ausnahmen
Von der E-Rechnungspflicht ausgenommen sind Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto. Außerdem unterliegen steuerfreie Leistungen nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG keiner zwingenden Ausstellung von E-Rechnungen. Dazu zählt zum Beispiel auch die Grundstücksvermietung im Sinne des § 4 Nr. 12 UStG.
E-Rechnungspflicht 2025: Fristen und Umstellungen
Seit dem 1. Januar 2025 gilt die Pflicht zur E-Rechnung. Papierrechnungen und klassische digitale Formate wie PDF oder Word sind damit nicht mehr standardkonform. Nur Rechnungen im vorgeschriebenen XML-Format gelten als E-Rechnungen.
Wichtig
Die Fristen gelten nur für den Versand von Rechnungen. Für den Empfang benötigen Sie bereits jetzt die passende digitale Infrastruktur, also vor allem eine geeignete Software und die dazu passenden Rechner.
Für den Empfang einer E-Rechnung genügt technisch gesehen ein E-Mail-Postfach. Doch die Gefahr durch Phishing und Schadsoftware steigt: In Deutschland wurden im Jahr 2024 allein 2,6 Mio. bösartige E-Mail-Anhänge erkannt. Prüfen Sie E-Mails deshalb besonders sorgfältig – und setzen Sie zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen wie Filter, Schulungen oder E-Mail-Gateways ein.
Neben E-Mail-Lösungen können Rechnungen auch direkt in speziellen Webportalen erstellt oder hochgeladen werden. Viele Anbieter stellen zudem Webservices zur Verfügung, mit denen die Bearbeitung und der Austausch von E-Rechnungen noch einfacher gelingt.
E-Rechnung bei der Vodafone Immobilienwirtschaft
Vodafone Immobilienwirtschaft stellt bis zum 1. Januar 2027 vollständig auf elektronische Rechnungen um. Wer seine Rechnung bereits digital erhält – etwa als PDF, XRechnung oder ZUGFeRD – muss nichts tun: Nicht normgerechte Formate werden automatisch ins ZUGFeRD-Format überführt.
Kundinnen und Kunden, die ihre Rechnungen nach wie vor in Papierform erhalten, werden rechtzeitig über die Umstellung informiert – per Brief, Rechnungsbeileger oder über den Kundenservice.
Tipps zur Umsetzung
Die E-Rechnung ist ein zentrales Element zur Digitalisierung des Rechnungswesens. Da die Umstellung komplex ist, gilt der wichtigste Tipp: Beschäftigen Sie sich frühzeitig mit dem Thema, arbeiten Sie sich in die zulässigen Formate ein und starten Sie rechtzeitig mit der Umsetzung. Viele Herausforderungen werden erst sichtbar, wenn man sich tiefer mit den Details beschäftigt – und dann wird die Zeit schnell knapp.
So gelingt die Vorbereitung in drei Schritten:
- Bestandsaufnahme: Überprüfen Sie Ihre aktuelle Rechnungsverwaltung, um rechtzeitig mögliche Probleme zu identifizieren.
- Zusammenarbeit: Binden Sie Steuerberater und Ihre IT-Abteilung ein, um Prozesse optimal auf die E-Rechnung auszurichten.
- Technische Lösung: Wählen Sie eine Software, die die E-Rechnung unterstützt und Ihre Mitarbeiter im Alltag entlastet.
E-Rechnung im Kontext der Digitalisierung
Die Einführung der E-Rechnung ist nur ein Baustein in einem umfassenden Digitalisierungsprozess, der die Immobilienwirtschaft zunehmend prägt. Gesetzliche Vorgaben – etwa zur Erreichung von Klimaneutralität – und ein starker Wettbewerb im Immobiliensektor beschleunigen diese Entwicklung. Wer sein Wohnungsunternehmen heute digital aufstellt, kann künftige Herausforderungen souverän meistern.
Beispiele für digitale Potenziale:
- Zahlungsabwicklung: Die E-Rechnung sorgt für einen effizienteren Austausch mit Geschäftspartnern.
- Mieterkommunikation: Digitale Portale ermöglichen schnellere Reaktionszeiten und mehr Transparenz.
- Auftragsvergabe: Handwerksleistungen lassen sich online beauftragen und zentral verwalten.
- Gebäudevernetzung: Smarte Heizungen, Steckdosen oder Sensoren machen Energieverbräuche transparent, senken Kosten und ermöglichen frühzeitige Reaktionen.
Das Wichtigste zur E-Rechnung in Kürze
- Alle umsatzsteuerpflichtigen Leistungen zwischen Unternehmen über 250 Euro müssen als E-Rechnung abgerechnet werden.
- Gültige E-Rechnungen müssen in einem standardisierten Format vorliegen, das maschinell lesbar ist.
- In Deutschland sind hierzu vor allem XRechnung und ZUGFeRD verbreitet.
- Für den Versand gelten Fristen bis 2026 bzw. Ende 2027. Die Empfangsmöglichkeit müssen Unternehmen aber schon jetzt sicherstellen.
- Analysieren Sie Ihre bisherigen Rechnungsabläufe und bereiten Sie Ihr Unternehmen rechtzeitig auf die Umstellung vor.
- Beziehen Sie Steuerberater und IT-Abteilung in die Umsetzung ein.
- Nutzen Sie geeignete Lösungen, um E-Rechnungen zu erstellen, zu versenden und zu empfangen.
- Die E-Rechnung ist ein wichtiger Baustein der digitalen Transformation in der Immobilienwirtschaft.
- Sofern Sie bereits Kunde der Vodafone Immobilienwirtschaft sind, sollten Sie jetzt prüfen, in welchem Format Sie derzeit Ihre Rechnungen erhalten und den Prozess ggf. zeitnah umstellen.
- Haben Sie Fragen zum Thema E-Rechnung? Schreiben Sie uns oder rufen Sie uns an!
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