Das Geheimnis des Könnens liegt im Wollen
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Home Office: Das Büro in den eigenen 4 Wänden

Durch den digitalen Fortschritt und die damit verbundene Flexibilität und Unabhängigkeit arbeiten immer mehr Menschen im Home Office. Diese neuen Freiheiten führen durch die bessere Vereinbarkeit von Beruf, Familie und Freizeit zu mehr Effizienz und besseren Ergebnissen. Vorausgesetzt, die technische Komponente stimmt. Es gibt für den Arbeitgeber und für den Arbeitnehmer einiges zu beachten. Für Sie haben wir die wichtigsten Aspekte zusammengetragen.

Arbeiten im Home Office: Das sollten Sie beachten

Büroarbeit von zuhause ist angesagt. Dauernd erreichbar am mobilen Arbeitsplatz mit Tablet, Laptop und Smartphone, egal wo Sie gerade sind. Auch zuhause.

Home Office - Das Arbeiten im Wohlfühlumfeld

Das kann an die seelische Substanz gehen. In erster Linie bringt es aber einige Annehmlichkeiten mit sich. Dazu gehört z. B. die Vereinbarkeit des Arbeitsalltags mit familiären Verpflichtungen – mit dem eigenen Biorhythmus und mit dem Wohlfühl-Umfeld.

Arbeiten im Home Office liegt im Trend

Eine Studie des Deutschen Instituts für Wirtschaftsforschung sagt, dass mittlerweile 40 % aller Arbeitnehmer ihren Job auch von zuhause ausüben könnten. Dank umfassender Vernetzung sind wir in den meisten Bereichen heute nicht mehr abhängig vom festen Arbeitsplatz im Unternehmen. Home Office bedeutet Flexibilität – für Arbeitnehmer und Arbeitgeber.

In den Niederlanden haben Arbeitnehmer seit Juli 2015 sogar einen gesetzlichen Anspruch auf die Arbeit im Home Office, sollten Kinder krank oder Angehörige pflegebedürftig sein. In Deutschland hat der Arbeitgeber allein das letzte Wort zum Arbeitsort – egal unter welchen Umständen. Lassen es die Aufgaben zu, sind viele Arbeitgeber heute gerne bereit, ihren Mitarbeitern diese attraktive Möglichkeit einzuräumen. Selbst wenn im Arbeitsvertrag die Arbeit im Home Office nicht vorgesehen ist: Eine Vereinbarung kann noch im Nachhinein oder zusätzlich getroffen werden.

Fürs Home Office gibt's einige Dinge zu beachten. Denn tatsächlich gibt es bei all den positiven Aspekten des Arbeitens am heimischen Schreibtisch auch einige Home-Office-Fallen.

Machen Sie im Vorhinein klare Home-Office-Regeln. So vermeiden Sie, dass Mitarbeiter nicht erreichbar sind, ihre Produktivität in der häuslichen Komfortzone nachlässt oder der Chef dauernd anruft oder schreibt. Das gilt nicht nur für die Zusammenarbeit zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber. Auch die Mitarbeiter untereinander sollten Absprachen treffen und regelmäßig kommunizieren. Denn nur so funktionieren Teams trotz räumlicher Trennung. Manchen Selbständigen und Freiberuflern hilft  es, sich selbst durch einige softe und stringente Regelungen zu disziplinieren und zu motivieren.

Home-Office-Regelungen schriftlich festhalten

Machen Sie zunächst eine Art Vertrag. So räumen Sie alle Eventualitäten und Missverständnisse aus. Die schriftliche Vereinbarung sollte Angaben zur Anzahl der Home-Office-Tage, zur generellen Arbeits- und Verfügbarkeitsdauer an den Heimarbeitstagen und die etwaige Definierung der Aufgabenfelder enthalten. Auch wenn mündliche Vereinbarungen zählen, lassen sich diese im Nachhinein schlecht beweisen.

Gerade das Modell Home Office braucht Vertrauen und transparente Kommunikation. Je nach Aufgabenbereich können Stundenzettel oder Feedback-Bögen Struktur geben. Und haben gleichzeitig eine Kontrollfunktion am häuslichen Arbeitsplatz. Halten Sie darin die einzelnen Tätigkeiten und die Arbeitszeiten fest. Bestenfalls verraten diese Übersichten also auch, welche Projekte Sie bearbeiten. Und wie lange die Bearbeitung gedauert hat oder noch dauern wird. Das vermeidet außerdem eine Über- oder Unterforderung durch zu viele oder zu wenige Aufgaben. Mit Hilfe von Stundenzetteln reflektieren Sie die Arbeitsleistung. Jeder kann nachvollziehen, wann und was gearbeitet wurde – eine klassische Win-win-Situation.

Arbeitgeber sind übrigens laut Arbeitsschutzgesetz und Bildschirmarbeitsverordnung dazu verpflichtet, Arbeitsplätze und die Arbeitsbedingungen zu kontrollieren. Das Gesetz soll vor einer fahrlässigen Einrichtung des Arbeitsplatzes und so vor möglichen Gesundheitsschäden schützen. Bei der Kontrolle des Home Office ist die Einhaltung des Gesetzes schwierig. Denn es gilt auch das allgemeine Persönlichkeitsrecht und das Recht auf Unverletzlichkeit der Wohnung. Im Bestfall kann es sein, dass Arbeitgeber sich finanziell am heimischen Büro beteiligen. Z.B. mit einer monatlichen Pauschale oder durch die Erstattung der Einrichtung. Hier kann vorab auch die Qualität der Geräte durch den Arbeitgeber kontrolliert und abgesegnet werden. Sollte sich der Arbeitgeber nicht am Büro beteiligen, können Arbeitnehmer, ebenso wie Selbständige, ihre Ausgaben in bestimmten Fällen in der Steuererklärung geltend machen.

Feste Zeiten

Auch zuhause sind feste Arbeitszeiten sinnvoll. Natürlich nützt Heimarbeit keinem etwas, wenn man nicht auch flexibel in der Planung sein darf. Aber – Struktur ist alles und das gilt auch für die Zeitplanung. Wer sonst von acht bis 17 Uhr arbeitet, sollte (vor allem seinem Biorhythmus zuliebe) nicht vollständig konträr oder gar mit ständigen langen Pausen von zuhause aus arbeiten. Eine Anpassung an den persönlichen Wohlfühl-Rhythmus ist natürlich dennoch möglich und ein entscheidender Vorteil des Home Office. Auch im Home Office gilt das Arbeitszeitgesetz: Mehr als 10 Arbeitsstunden am Stück sind nicht erlaubt.

Auch zuhause gilt die Empfehlung, den Arbeitsplatz in den Pausen zu verlassen. Machen Sie neben kürzeren kleinen Pausen immer eine feste große Pause. In dieser tun Bewegung und Entspannung mindestens genauso gut, wie an Arbeitstagen im Bürogebäude.

Ist Ihr Home Office nicht zu weit vom normalen Arbeitsplatz entfernt? Oder wohnen Kollegen in der Nähe? Verbringen Sie doch mal die Mittagspausen gemeinsam. Das stärkt die sozialen Beziehungen innerhalb des Teams und hilft, beruflich und zwischenmenschlich auf dem Laufenden zu bleiben.

Festgelegte Uhrzeiten und Zeiträume für Gespräche helfen außerdem, Struktur in den Home-Office-Tag zu bringen. Wer Fragen und Anregungen sammelt und sie gebündelt vorträgt, vermeidet Störungen durch unnötigen Dauerkontakt. In den vereinbarten Zeiträumen muss dann allerdings auch die absolute telefonische Erreichbarkeit gewährleistet sein. Natürlich lassen sich solche Regelungen nicht immer konsequent einhalten. Hier sollten im Zweifelsfalle beide Seiten ein Nachsehen haben. Andersherum können auch Vertrauenszeiten eingeräumt werden. Zu bestimmten Zeiten ist der Arbeitnehmer dann nicht erreichbar, kann also konzentriert arbeiten und beispielsweise beim nächsten Gespräch vom Ergebnis berichten. Um den Teamgeist beizubehalten, machen Sie mit den Kollegen z. B. kurze Skype-Stand-Up-Meetings.

Firmen-Handy nutzen

Wer viel im Home Office arbeitet, braucht ein Firmen-Handy. Es hat 2 entscheidende Vorteile: Es gewährleistet absolute Erreichbarkeit während der Arbeitszeit. Und, wenn es abgeschaltet ist, einen vollkommenen Feierabend. Gerade durch die Arbeit im Home Office vermischt sich Frei- und Arbeitszeit. Ein Firmen-Handy hilft, klare Grenzen zu ziehen. So vermeiden Sie Stress durch permanente Erreichbarkeit.

Laut der ARAG-Trendforschung sind tatsächlich knapp 49 % der Arbeitnehmer in Deutschland immer erreichbar. Rund 41 % nutzen ihr privates Handy oder Smartphone auch für berufliche Zwecke. 34 % kontrollieren ihre dienstlichen E-Mails während ihrer Freizeit. Was auf der einen Seite zu Dauerstress führen kann, bedeutet aber auch: Die meisten Menschen beschäftigen sich ohnehin von zuhause aus mit ihrer Arbeit – ein Argument mehr für die Arbeit im Home Office.

Deadlines setzen und To-Do-Listen schreiben

Deadlines schützen vor Prokrastination. So heißt das ständige Aufschieben von Aufgaben. Das ist nichts Neues, aber deshalb nicht weniger wichtig. Wer sich selbst oder anderen Abgabezeitpunkte und To Do-Listen vorgibt, sorgt für effizienteres Arbeiten. Deadlines ersetzen die Überwachung am Arbeitsplatz im Unternehmen. Außerdem fördern abgehakte To Do's nachweislich die Motivation. Sortieren Sie die Listen nach Abgabedaten und Prioritäten. Im Internet finden Sie dazu strukturierte Vorlagen. Bleiben Sie beim Verfassen von To-Do-Listen immer realistisch. Wenn zu viele Punkte am Ende des Arbeitstages übrig bleiben, kann anfängliche Euphorie schnell in Frustration umschlagen.

Fokus und Konzentration sind das A und O

Auch wenn die Konzentration im Home Office für den einen oder anderen besser sein mag: Es gibt mehr Ablenkungspotenzial. Z. B. Nachbarn, die vorbeischauen, Waschmaschinen, die beladen werden könnten oder auch die eine oder andere Erledigung. Das ist ab und zu okay. Solche Dinge gehören in dafür vorgesehene Zeiträume. Denn sonst stören sie die Konzentration. Hierbei ist aber nicht zu vergessen: Wir brauchen auch Ruhe. Manchmal sind gezielte Streck- und Dehnübungen also die bessere Pausennutzung als das Befüllen der Waschmaschine. Ein Vorteil hierbei: Keiner der Kollegen oder Angestellten kann zuschauen und Sie tun gleichzeitig etwas für Ihre Gesundheit und die Konzentration.

Trotz Vereinbarungen fester Zeiten darf der Biorhythmus nicht vernachlässigt werden. Ob Lerche oder Eule – arbeiten Sie immer möglichst entsprechend Ihrer eigenen Konzentrationskurve. Beachten Sie dabei aber immer Ihre gewöhnlichen Arbeitszeiten und versuchen Sie, Ihren Schlafrhythmus nicht vollkommen zu verändern. Passen Sie sich hier am besten seicht an Ihre Wohlfühlzeiten an. Es bringt nichts, den Home-Office-Tag ab Mittag zu planen, um morgens z. B. einzukaufen, wenn Ihre Konzentration gewöhnlich ab 16 Uhr abbaut.

Sinnvolle Browser Add-ons, um sich selbst vor Ablenkung zu schützen, sind z. B. RescueTime und StayFocused. Letztere Anwendung sperrt ablenkende Web-Seiten über gewisse Zeiträume. RescueTime hilft darüber hinaus dabei, die eigenen Aktivitäten im Internet zu überwachen. So wird man auch im Home Office indirekt daran gehindert, ständig in sozialen Netzwerken zu hängen oder nebenbei Urlaub zu buchen.

Auch die Organisation des Arbeitsplatzes ist wichtig für die produktive Arbeit im Büro zuhause. Ordnung muss sein. Vor allem empfiehlt es sich, private Unterlagen, wie z. B. Rechnungen aus dem Sichtfeld zu verbannen. Sie lenken ab und machen womöglich noch schlechte Laune.

Unser Fazit:
Wer einige Home-Office-Regelungen in Kauf nimmt, kann alle Vorteile der Arbeit im Home Office wirklich nutzen. Tatsächlich kann das Arbeiten im häuslichen Büro weitaus effizienter und effektiver sein, als die Arbeit im Unternehmens-Büro. Verschiedene Studien verraten: Die Arbeit im Home Office steigert sogar die Produktivität. Das liegt an verschiedenen Faktoren, wie z. B. keine An- und Abfahrten mehr. So startet der Tag entspannter, als stundenlang mit dem Auto im Stau oder in der überfüllten Bahn zu stehen. Außerdem lassen sich berufliche und familiäre Verpflichtungen besser vereinen.

Eine einfache Rechnung spricht klar für die Arbeit im Home Office: Weniger Fremdkontrolle plus mehr Vertrauen gleich größere Produktivität.

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