Unified Communications nimmt in Zeiten von Arbeitsplatzkonzepten wie flexiblem Homeoffice oder Workplace-as-a-Service (WaaS) eine immer wichtigere Rolle ein. Viele Unternehmen können hohe Investitionen in die Anschaffung oder Umstellung ihrer IT-Infrastruktur vermeiden, wenn sie auf einen Cloud-Service zurückgreifen, der die Funktionen von Unified Communications beinhaltet. Unified-Communications-as-a-Service (UCaaS) bietet die Anwendungen von UC, die im Unternehmen benötigt werden, im Cloud-Modell als flexible Dienstleistung an. Ebenso wie viele andere Cloud-Services ermöglicht auch dieser Ansatz eine relativ einfache Skalierbarkeit für die konkret im Unternehmen benötigten Geschäftsaufgaben. Neben Telefonie, Videokonferenzen, Messaging und Präsenztechnologie umfassen die Angebote auch Contact-Center-Funktionen mit automatischen Weiterleitungen, Sprachantworten und eine Integration in die CRM-Anwendung(en) Ihres Unternehmens.
Zu den wichtigsten Teilbereichen von Unified-Communications-as-a-Service gehören:
unternehmensweites Messaging (z. B. via Slack oder Teams) Meeting-Software für Präsenzmeetings, Onlineveranstaltungen und hybride Zusammenkünfte (z. B. Webex) Teilen und gemeinsames Bearbeiten von Dateien und Dokumenten über Benutzergruppen hinweg (z. B. Microsoft 365) Contact-Center-Funktionen wie automatische Vermittlung, Sprachfunktionen, Anrufmanagement, CRM-Bausteine
Warum UCaaS? Die Frage nach der Kernkompetenz
UCaaS-Lösungen bieten sich vor allem für kleinere und mittelgroße Firmen an, die die Investitions- und Betriebskosten niedrig halten und gleichzeitig die große Flexibilität eines Cloud-Services nutzen möchten. Die wesentlichen Vorteile liegen insbesondere in geringeren Capex- und Opex-Kosten, also kleineren Einmalinvestitionen und Betriebskosten. Schließlich werden UCaaS-Lösungen wie die meisten anderen Cloud-Services auch im Mietmodell und zum „Preis pro Benutzer:in und Monat” angeboten.
Hinzu kommt, dass eine mögliche eigene Lösung nicht nur zunächst hergestellt und installiert, sondern auch fortlaufend gewartet werden müsste. Neue Mitarbeiter:innen lassen sich im UCaaS-Umfeld leichter integrieren, die Lösungen sind in beide Richtungen skalierbar und sorgen für automatische Backups und Ausfallsicherheit. Wenn Sie also Ihre Kernkompetenz nicht im Administrieren komplexer Telefonielösungen sehen, hier gleichzeitig aber Bedarf besteht, bieten UCaaS-Angebote eine schnelle, flexible und kostengünstige Möglichkeit, moderne Telefonie- und Kommunikationsangebote in jeder Unternehmensgröße bereitzustellen.
Single- oder Multi-Tenancy: Die Frage nach der Architektur
Grundsätzlich lassen sich UCaaS-Lösungen auf zwei Arten betreiben: Als Single-Tenancy oder als Multi-Tenancy-Architektur. Der Unterschied zwischen beiden Arten der Bereitstellung entspricht in etwa dem von Private- und Public-Cloud-Lösungen: Während die Single-Tenancy-Architektur die Daten und die Serverarchitektur der Kunden auf Anbieterseite getrennt voneinander realisiert, teilen sich beim Multi-Tenancy-Ansatz mehrere Kunden dieselbe Plattform.
Der Hauptvorteil bei der Single-Tenancy-Architektur liegt im Bereich der Sicherheit. Bricht aus irgendeinem Grund die UC-Architektur eines anderen Kunden zusammen, ist das eigene System üblicherweise nicht mit betroffen. Demgegenüber stehen teurere, weil aufwändigere regelmäßige Updates und höhere monatliche Kosten.
Die Multi-Tenancy-Architektur hingegen ist nicht nur bei den Kosten überlegen: Wenn mehrere Kunden sich dieselbe Infrastruktur teilen, entstehen Synergievorteile, die die UCaaS-Anbieter weitergeben können – auch was notwendige Updates und Backups angeht. Allerdings weist dieser Ansatz mögliche Schwächen im Bereich der Daten- und Ausfallsicherheit auf.
Eine häufig gewählte Lösung ist daher das sogenannte Hybrid-UCaaS: Hierbei werden einige Daten und Anwendungen lokal oder in einer Private Cloud belassen, während der Großteil der Logik oder beispielsweise PBX-Umgebungen in der Public Cloud betrieben werden.