Effizient arbeiten durch digitalen und technischen Fortschritt
Effizient arbeiten durch digitalen und technischen Fortschritt

Effizienz: Mehr Erfolg in weniger Zeit

Die Arbeitswelt hat sich im Laufe der letzten Jahre und Jahrzehnte grundlegend verändert. Der technische und digitale Fortschritt hat viele Arbeitsschritte vereinfacht und verschiedenste Prozesse beschleunigt. Das Ziel: schneller, günstiger, besser. Dieser Anspruch gilt nicht nur für Maschinen, sondern auch für Menschen, die mit ihnen arbeiten. Und um effizient und erfolgreich zu arbeiten, braucht der Mensch vor allem Ordnung, Organisation und Struktur. Für Sie haben wir alle wissenswerten Aspekte und Informationen zusammengetragen.

Effizient Arbeiten – was bedeutet das eigentlich?

Effizientes Arbeiten zählt zu den Hauptzielen eines jeden Unternehmens. Das hat einen guten Grund: Effizienz am Arbeitsplatz heißt minimierte Arbeitszeit bei maximiertem Erfolg.

Effizient arbeiten - erreichen Sie wirkungsvolle Ergebnisse mit geringem Aufwand
Sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer können daran arbeiten, den Büroalltag zu optimieren. Und steigern so die eigene und gleichzeitig die Produktivität des Unternehmens. Doch was genau meint effizientes Arbeiten? Kurz gesagt: mit möglichst geringem Zeit- und Arbeitsaufwand bestmögliche Ergebnisse zu erreichen.

Nicht selten wird der Begriff Effizienz mit dem der Effektivität verwechselt. Dabei ist der Unterschied leicht erklärt: Effizienz ist die Art und Weise, also wie eine Aufgabe erledigt wird. Effektivität bezieht sich aufs Ergebnis. Anders ausgedrückt: Effektivität betrifft das Was, Effizienz das Wie. Der US-amerikanische Ökonom Peter F. Drucker formulierte es so: "Effektivität bedeutet, die richtigen Dinge zu tun. Effizienz hingegen meint, die Dinge richtig zu tun".

Ein Beispiel aus dem Bereich Gartenarbeit macht den Unterschied besonders deutlich: Wer seinen Rasen mit einer Nagelschere kürzt, handelt zwar effektiv (irgendwann ist der Rasen kurz), aber nicht effizient. Das Kürzen des Rasens mit einem Rasenmäher hingegen ist sowohl effektiv als auch effizient. Hier stimmt das Verhältnis zwischen Zeit- bzw. Arbeitsaufwand (Input) und Ergebnis (Output).

Irrtum: Mehr Arbeitszeit gleich mehr Effizienz

Dass eine längere Arbeitszeit automatisch auch mehr Effizienz bedeutet, ist ein Irrtum. In zahlreichen Unternehmen herrscht dieser Mythos nach wie vor. Derjenige Mitarbeiter, der am längsten im Büro bleibt, wird vom Vorgesetzten auch am meisten geschätzt. Er opfert schließlich seine Freizeit, um Leistungen fürs Unternehmen zu bringen. Dabei sollte die Frage nicht lauten: "Wer arbeitet am längsten?". Sondern: "Wer arbeitet am effizientesten?". Und natürlich ist die Antwort nicht zwangsläufig die gleiche. Denn die bloße Anwesenheit sagt über die tatsächliche Arbeitsleistung nicht viel aus. Das sollten Vorgesetzte bestenfalls auch so kommunizieren.

Eine Studie der Stanford Universität bestätigt diese Annahme. Tatsächlich nehmen Produktivität und Effizienz sogar ab, wenn eine wöchentliche Arbeitszeit von 50 Stunden überschritten wird. Das Fazit der Studie lautet daher: Besser weniger und dafür effizienter arbeiten – das steigert nicht nur das Wohlbefinden der Mitarbeiter, sondern führt auch zu besseren Arbeitsergebnissen. Wie so häufig sind die skandinavischen Länder auch hier Vorreiter: In der schwedischen Hafenstadt Göteborg wurde z. B. schon 2014 der Sechs-Stunden-Arbeitstag bei vollem Lohn getestet. Die Dänen arbeiten laut einer OECD-Studie durchschnittlich ebenfalls nur 33 Stunden die Woche.

Effizient arbeiten – aber wie?

Sowohl Arbeitgeber als auch Mitarbeiter profitieren von strukturellen Anpassungen. Effizienz bedeutet in der Regel nicht Über-, sondern vielmehr Entlastung. Mit einer optimierten Arbeitshaltung senken wir die tatsächliche Arbeitszeit und erzielen bessere Ergebnisse. Eine echte Win-Win-Situation.

Eine Umfrage von Microsoft ergab, dass bei einer wöchentlichen Arbeitszeit von durchschnittlich 45 Stunden etwa ein Drittel dieser Zeit unproduktiv bleibt. Dieser Wert zeigen, dass nur die wenigsten Menschen ihr Potenzial effizient zu arbeiten vollständig ausschöpfen.

Gerade in unserer modernen, stark vernetzten Gesellschaft führen viele Störfaktoren zu Ineffizienz am Arbeitsplatz. Smartphones, E-Mails und Social Media sorgen dafür, dass wir immer und überall erreichbar sind. Für die alltägliche Arbeit bedeutet diese Vernetzung zwar eine erleichterte Kommunikation, aber auch Ablenkung. Letztendlich entscheiden die eigene Arbeitshaltung und Disziplin, wie effizient wir tatsächlich arbeiten.

Zehn Tipps zur Steigerung der Arbeitseffizienz

1. Setzen Sie Prioritäten

Effizientes Arbeiten bedeutet Selektion. Sortieren Sie Ihre Aufgaben eigenständig nach Prioritäten. Besonders beliebt ist die Eisenhower-Methode. Hier werden alle anstehenden Aufgaben in 4 Kategorien eingeteilt:

  • Wichtig und dringend
  • Wichtig, aber nicht dringend
  • Dringend, aber nicht wichtig
  • Weder wichtig, noch dringend

Arbeiten Sie die wichtigen und dringenden Dinge zuerst ab. Die Aufgaben der 2. und 3. Kategorien verschieben Sie auf später oder delegieren Sie an Kollegen. Alle To Dos der letzten Kategorie sollten Sie verwerfen. Nur so konzentrieren Sie sich vollständig auf die wesentlichen Aufgaben.

2. Eliminieren Sie mögliche Störfaktoren

Unser tägliches Leben ist auf durchgängige Erreichbarkeit ausgerichtet. Der ständige Blick aufs Smartphone, das permanente Aufblinken des Mail-Programms und der regelmäßige Besuch verschiedener Social-Media-Netzwerke sind nur einige der bekanntesten Zeitdiebe. Doch auch der Austausch von Klatsch und Tratsch mit den Kollegen, ein immer wieder klingelndes Telefon und ein lautes Arbeitsumfeld lenken Sie von Ihrer Arbeit ab. Und mindern so Ihre Effizienz.

Für ein effizientes und produktives Arbeiten schauen Sie sich Ihr Zeitmanagement an. Eliminieren Sie so viele Störfaktoren wie möglich. Erledigen Sie z. B. alltägliche Routineaufgaben wie das Beantworten von E-Mails in einem Zeitfenster. Sagen Sie Ihren Kollegen und Kolleginnen, wenn Sie Ihre Ruhe brauchen. Verabreden Sie feste Zeiten, an denen Sie erreichbar sind. Auch durchs Ausschalten des privaten Smartphones während der Arbeitszeit oder durch die Arbeit im Home Office lösen Sie viele Störfaktoren auf.

3. Erstellen Sie sich einen täglichen Zeitplan

Ein fester Zeitplan verleiht Ihrem Arbeitsalltag Regelmäßigkeit. Außerdem hilft er dabei, Aufgaben gezielter anzugehen. Legen Sie nach Möglichkeit unangenehme Aufgaben auf den Beginn Ihrer Arbeitszeit. So entgehen Sie der Gefahr des Aufschiebens. Berücksichtigen Sie bei Ihrem Zeitplan auch Ihren persönlichen Biorhythmus. Wenn Sie z. B. morgens besonders effizient arbeiten, sollten Sie komplexere Aufgaben dementsprechend morgens erledigen. Schieben Sie kleinere Routine-Aufgaben auf den Nachmittag.

Experten zufolge liegt die produktivste Zeit bei so gut wie jedem Menschen zwischen 10 und 12 Uhr vormittags. Nutzen Sie dieses Zeitfenster.

4. Setzen Sie sich realistische Ziele

Verschiedene Studien haben nachgewiesen: Das Setzen von Zielen fördert die Motivation und damit auch die Effizienz. Das belegt auch der Goal-Gradient-Effekt: Wir strengen uns mehr an, je näher wir dem Ziel sind. Im Umkehrschluss bedeutet das, dass mehrere Teilziele zu optimierten Ergebnissen und zu einer effizienteren Arbeitsweise führen. Vermeiden Sie unrealistische Zielsetzungen – sie sind die Ursache für Stress, Frustration und Demotivation.

5. Optimieren Sie Ihre persönliche Werkzeugkiste

Gerade für diejenigen, die viel am Computer arbeiten, ist die Optimierung der Soft- und Hardware entscheidend für effizientes Arbeiten. Abstürzende PCs, verstopfte Drucker und eine unübersichtliche Masse verschiedener Programme auf dem Desktop sind richtige Zeitverschwender. Fokussieren Sie sich lieber auf eine kleine, optimierte Programmauswahl. Und bestehen Sie auf einwandfrei funktionierende Geräte. Denn nur mit intakten Werkzeugen lässt sich effizient arbeiten.

6. Monotasking statt Multitasking

Multitasking galt lange als eine der effizientesten Arbeitslösungen: Wer 2 Dinge gleichzeitig erledigen kann, arbeitet schließlich effizienter – oder? Nein. Experten zufolge führt Multitasking zu Fehlern und zu einer verminderten Konzentration. "Wenn man in zu vielen Töpfen gleichzeitig kocht, läuft es irgendwann über", sagt Arbeitstrainer Werner Tiki Küstenmacher. Wer an nur einem Projekt arbeitet, verwendet seine ganze Energie auf diese Aufgabe. Und erzielt vermutlich bessere Ergebnisse.

7. Ordnung auf dem Schreibtisch sorgt für Ordnung im Kopf

Ein übersichtlicher und aufgeräumter Arbeitsplatz sorgt nicht automatisch für effizientes Arbeiten. Aber er fördert es. Sie sparen mit einer guten Ablage und einem organisierten Büro viel Zeit. Sie würde sonst für die Suche nach Akten, Formularen und Co. verloren gehen. Ein ordentliches Arbeitsumfeld sorgt für Ordnung im Kopf und für ein klareres und strukturierteres Denken.

Dieses Prinzip gilt nicht nur für den Arbeitsplatz: Auch ein aufgeräumter PC hilft dabei, die Arbeitseffizienz zu steigern.

8. Gönnen Sie sich eine Auszeit

Mehr Pause gleich mehr Effizienz. Auf den ersten Blick wirkt der Ratschlag, die Effizienz durch mehrere Pausen während der Arbeitszeit zu steigern, paradox. Schließlich könnte man ja auch statt Pause zu machen weiterarbeiten oder einfach am Schreibtisch eine Kleinigkeit essen. Pausen sind aber wichtig. Für den Körper und für den Geist. Nur wer regelmäßig innehält, kann seine volle Arbeitszeit effizient und produktiv nutzen. Zudem stärkt gemeinsames Pausieren auch das soziale Miteinander der Kollegen.

9. Lernen Sie Nein-sagen

Jeder möchte von Kollegen geschätzt werden. Sich gegenseitig einen Gefallen zu tun, spielt dabei eine große Rolle. Schwierig wird es, wenn die Gefallen überhandnehmen und die eigene Arbeit vernachlässigt wird. Aus diesem Grund lernen Sie ab und zu Nein zu sagen. Ihre Kollegen werden Sie deshalb nicht weniger mögen. Sondern Sie dafür respektieren.

10. Positives Denken für positive Arbeitsergebnisse

Ihre eigene Arbeitshaltung ist entscheidend fürs effiziente Arbeiten. Jeder hat mal einen schlechten Tag. Versuchen Sie sich auf die positiven Aspekte zu konzentrieren. Lassen sie sich von schlechter Laune nicht runterziehen. Pessimismus und Selbstmitleid sind schlichtweg Gift für Ihren Workflow.

Wie sorge ich als Chef für ein effizientes Arbeitsverhalten meiner Mitarbeiter?

Jeder Vorgesetzte wünscht sich effizient arbeitende Mitarbeiter. Nicht nur die Arbeitshaltung der Mitarbeiter ist entscheidend. Auch Chefs tragen enorme Verantwortung, wenn es um Motivation und Produktivität im Unternehmen geht. Vorgesetzte geben die Richtung vor. Sie legen fest, was Effizienz für sie bedeutet. Um Ihre Mitarbeiter zu motivieren, sollten Sie also mit positivem Beispiel vorangehen:

  • Geben Sie klare Ziele vor und sorgen Sie für verständliche Aufgabenstellungen.
  • Kommunizieren Sie Ihre Prioritäten gegenüber Ihren Mitarbeitern klar und deutlich. Welche Aufgabe ist Ihnen besonders wichtig? Welche kann, wenn nötig, auch delegiert werden?
  • Sorgen Sie dafür, dass Ihre Mitarbeiter das nötige Hintergrundwissen für ihre Aufgaben erhalten. Nur so können die Leistungen erbracht werden, die Sie sich wünschen.
  • Machen Sie keinen unnötigen Druck. Das führt zu Stress und Flüchtigkeitsfehlern. Die Folge: Ineffizienz.

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