Outlook ist aus dem Arbeitsalltag nicht mehr wegzudenken: Es ist das in Unternehmen am häufigsten genutzte Programm, um E-Mails, Termine und Kontakte zu verwalten. Wer Outlook-Kontakte auf unterschiedlichen Geräten wie PC, Notebook, Tablet oder Smartphone nutzt, möchte dabei überall mit den gleichen Daten arbeiten.
Am einfachsten ist das über die Outlook-Nutzung via Cloud, da die verwendeten Apps oder Browser auf dieselbe Datenbasis zugreifen. Eine manuelle Synchronisierung ist bei Outlook unter Windows 365 daher nicht notwendig. Bei älteren Outlook-Varianten mit zentraler PST-Datei oder dort, wo Fremdsysteme mit den Daten zu synchronisieren sind, ist etwas mehr Aufwand zu treiben. Hier erfahren Sie, wie Sie Ihre Outlook-Kontakte überall nutzen können und Smartphone-Kontakte aus anderen Systemen in Outlook importieren.
Wie sich Kontakte, Aufgaben und Termine von Microsoft Outlook mit einem Android-Smartphone synchronisieren lassen, hängt von der verwendeten Outlook-Version ab und davon, ob ein Microsoft-Exchange-Server verwendet wird.
Auf dem Smartphone fügen Sie in der verwendeten E-Mail-App wie beispielsweise Googles Gmail ein zusätzliches Outlook-Konto ein. Bei Verwendung von POP3- beziehungsweise IMAP-Mailservern haben Sie so zwar Zugriff auf Ihre E-Mails, Ihre Kontakte synchronisieren sich jedoch nicht automatisch.
Um auch die Kontakte beim Datenabgleich zu berücksichtigen, müssen Sie über die Kontenverwaltung von Android ein Microsoft Exchange ActiveSync-Konto auf dem Smartphone einrichten. Damit können Sie Kontakte und Termine synchronisieren. Bedingung hierfür ist die Verwendung eines Exchange- oder Microsoft-365-Kontos. Die Vorgehensweise kann je nach Android-Version etwas abweichen, ist aber prinzipiell immer in dieser Form möglich:
Unter „Einstellungen“ im Menüpunkt „Konten“ wählen Sie die Option „Konto hinzufügen“ aus.
Bei der Auswahl der Kontentypen wählen Sie „Exchange“.
Nach Aufforderung geben Sie die Microsoft-365-Daten beziehungsweise Exchange ActiveSync-Adresse und das Passwort ein.
Als Serveradresse tragen Sie „s.outlook.com“ ein. Achten Sie darauf, die Checkbox bei „Der Server benötigt eine verschlüsselte SSL-Verbindung“ zu setzen. Danach wählen Sie aus, welche Daten zu synchronisieren sind. Als Option stehen E-Mails, Kontakte und Termine zur Auswahl.
Die Synchronisierung findet immer dann statt, wenn Sie Ihr Konto über Ihre E-Mail-App aufrufen und eine Internetverbindung besteht. Ist die Datenübertragung bei mobiler Datenverbindung in den Benutzereinstellungen eingeschränkt oder ganz deaktiviert, ist eine Synchronisation nur bei bestehender WLAN- oder Direktverbindung per USB möglich.
Digitalisierung leicht gemacht
Sie möchten die Digitalisierung Ihres Unternehmens auf das nächste Level heben? Unsere Digital Coaches unterstützen Sie kompetent und unverbindlich in allen Phasen Ihres Digitalisierungsvorhabens.
Kostenloses Erstgespräch zum Stand Ihrer Digitalisierung
Um auf Samsung-Smartphones Ihre (Samsung-)Kontakte zu synchronisieren, gehen Sie ähnlich vor. Dazu wählen Sie unter „Einstellungen“ die Punkte „Anwendungen | Outlook“. Wählen Sie nun „Kontakte“ und bestätigen Sie in der Outlook-App den Punkt „Kontakte synchronisieren“, wodurch die Synchronisation startet.
iPhone und iPad: Kontakte und Kalenderdaten in Outlook synchronisieren
Nutzen Sie ein iPhone oder ein iPad, ist iTunes die beste Möglichkeit, um Kontakte und Kalendereinträge in Outlook zu übertragen und zu synchronisieren. Falls sich iTunes noch nicht auf Ihrem Mobilgerät oder PC befindet (Mac-User:innen nutzen statt iTunes die iCloud, siehe die Erläuterung weiter unten), laden Sie es zunächst über die Internetseite von Apple herunter und installieren Sie es.
Ist iTunes installiert, schließen Sie Ihr Apple-Gerät via USB an den Computer an und starten Sie iTunes. iPad oder iPhone sollten nun im Menü mit dem Gerätenamen auftauchen. Verwenden Sie einen USB-Hub, kann die Hardwareerkennung fehlschlagen. Zeigt iTunes Ihr iOS-Gerät nicht an, schließen Sie es direkt an einen freien USB-Port des PCs an. Erlauben und bestätigen Sie auf Ihrem iPhone oder iPad nach Aufforderung den Zugriff durch den PC. Danach taucht ein iPhone- beziehungsweise iPad-Symbol sowie der Name des Gerätes bei „Geräte“ in der Übersicht von iTunes auf. Wählen Sie das iPhone- beziehungsweise iPad-Symbol in der oberen Menüanzeige aus.
Rechts neben der Anzeige für die Speicherbelegung befindet sich der Button zum Synchronisieren des Smartphones mit dem PC. Was synchronisiert werden soll, bestimmen Sie vorher einmalig unter „Infos“. Unter der Auswahl „Kalender“ wählen Sie „Outlook“. Dabei können Sie die Standardeinstellung „Alle Kalender“ oder eine der gelisteten Kalender wählen.
Bei „Kontakte synchronisieren“ wählen Sie Outlook aus. Mit der Auswahl „Alle Kontakte” werden alle Kontakte komplett mit Outlook synchronisiert, während „Ausgewählte Gruppen” die Möglichkeit bietet, einzelne Kontakte für den Import auszuwählen.
Nach Klick auf „Anwenden” beginnt die erste Synchronisierung der Kontakt- und Kalenderdaten. Zukünftig genügt es, nach Auswahl des iPhone-Symbols über den Synchronisieren-Button den Abgleich der Daten vorzunehmen.
Möchten Sie die Daten automatisch synchronisieren, sobald das iPhone Verbindung mit dem PC oder WLAN hat, lässt sich das einstellen. Dazu wählen Sie in iTunes unter „Einstellungen“ im Unterpunkt „Übersicht“ unterhalb der Backup-Anzeige die Optionen „Automatisch synchronisieren, wenn dieses iPhone verbunden ist“ sowie „Mit diesem iPhone über WLAN synchronisieren“ aus.
Bei Verwendung von iPads steht in den Menüpunkten von iTunes entsprechend iPad als Bezeichner. Beim Mac funktioniert die Synchronisierung von angebundenen Smartphones automatisch, wenn das Adressbuch mit der iCloud verbunden ist.
Kundenansprache leicht gemacht
Mit Rich Business Messaging heben Sie die Ansprache von Kund:innen auf eine neue Ebene. Der neue Nachrichtenstandard ersetzt herkömmliche SMS-Nachrichten und ermöglicht den Versand von Medien und interaktiven Elementen.
Googles Gmail ist inzwischen als preiswerte E-Mail-Lösung aus der Cloud recht verbreitet. Der Import von Kontaktdaten zu Outlook oder anderen Kontakt-Apps und E-Mail-Clients läuft dabei über das Dateiformat „Outlook CSV“. CSV steht für „CommaSeparated Values” und beschreibt den Aufbau eines Datenaustauschformats, bei dem in einer Textdatei Werte durch Komma getrennt sind.
Im Gmail-Konto ist dazu die Kontakte-App aufzurufen. Diese findet sich beispielsweise in der App-Übersicht, die nach Anwahl des quadratischen Logos neben dem Profilbild erscheint. In der App ist dann der Punkt „Exportieren“ anzuwählen, worauf ein Auswahlfenster erscheint. Hier lassen sich „alle Kontakte“ oder bestimmte Kontaktgruppen zum Export selektieren. Als Dateiformat stehen „Google CSV“, „Outlook CSV“und „vCard“ für die iOS-Kontakte-App zur Auswahl.
Für Outlook ist das Exportformat „Outlook CSV“ die richtige Wahl. Der Import der Daten findet mit der Outlook-Importfunktion statt. Bei Microsoft 365 ist diese Funktion über die Symbolleiste „Verwalten“ zu erreichen. In der Webapp-Version entspricht das dem Kontakte-Bereich mit dem Gruppensymbol. Über die Auswahl „Importieren von Kontakten“ ist es dann möglich, die Outlook-CSV-Datei auszuwählen und zu importieren.
Flexibel, skalierbar und sicher: Vodafone Cloud- und Hosting-Services
Sie suchen Cloud-Lösungen, die sich individuell und flexibel entsprechend Ihrer Business-Anforderungen anpassen lassen?
Bei der Sie bei Bedarf alle Services aus einer Hand erhalten und sich über Performance und Datensicherheit keine Gedanken machen müssen?
Gerne helfen wir Ihnen bei der Auswahl der passenden Cloud & Hosting Services für Ihr Unternehmen und unterstützen Sie mit Informationen, worauf es anderen Unternehmen bei der Auswahl eines passendens Cloud-Anbieters ankommt.
Für den Import von Kontakten aus Android-Smartphones gibt es mehrere Methoden. Ältere Outlook-Versionen vor Microsoft 365 unterstützen noch VCF-Dateien (VCARD-Format), über die sich Kontaktdaten zwischen den Systemen austauschen lassen. Für diese bietet sich der Austausch über VCF- und CSV-Dateien an. Dabei ist wie folgt vorzugehen:
Starten Sie zunächst auf dem Smartphone Ihre Kontakte-App. Danach tippen Sie auf die drei Punkte für „Mehr” und wählen dann „Alle auswählen“, um alle Kontakte zu selektieren. Dann gehen Sie auf das Netzwerksymbol für „Teilen“. Sie haben nun die Möglichkeit, eine VCF-Datei mit den gewählten Kontakten beispielsweise per E-Mail zu versenden, beziehungsweise in der Cloud oder über eine der anderen aufgelisteten Optionen zu teilen und abzuspeichern.
Falls sich noch Kontakte auf der SIM-Karte Ihres Smartphones befinden, sollten Sie diese in den internen Speicher überführen, um die Kontakte dann zusammen mit den anderen als Outlook-Kontakte zusammenzuführen.
Der Import der VCF-Dateien in Outlook findet bis Office 2016 über das Menü „Datei“ und dort den Unterpunkt „Importieren/Exportieren“ statt. Das Outlook im aktuellen Microsoft 365 unterstützt den Import von VCF-Dateien nicht mehr. Der Austausch von Kontaktdaten zwischen unterschiedlichen Applikationen und Systemen läuft dabei über CSV-Dateien. Die Vorgehensweise zum Import lesen Sie im Abschnitt „Google-Kontakte mit Outlook synchronisieren“.
Eine kleine Ausnahme gibt es: Einzelne Kontakte, die beispielsweise per E-Mail im Outlook landen, lassen sich auch unter Micorsoft 365 per Drag & Drop oder per Mausklick in die Outlook-Kontakte einfügen.
Eine weitere Möglichkeit bieten Konverter, die VCF-Dateien in das CSV-Format wandeln. Diese gibt es als Toolkits zum Download oder auch online als Webservice wie beispielsweise den Dienst „vCard to LDIF/CSV Converter“ von tribulat.com.
Wenn Sie Ihre Kontakte im vCard-Format einzeln vorliegen haben, können Sie diese einfach per Drag & Drop in Outlook einfügen.
Ein Wort zu PST-Dateien
2010 legte Microsoft das Outlook-Dateiformat offen, was seinerzeit noch nicht cloudbasiert war und auf einer zentralen PST-Datei zur Speicherung von E-Mails, Kontakten und Kalenderdaten beruhte. Damit wurde der Zugriff von Fremdanwendungen auf Outlooks PST-Ordner möglich, was die Synchronisation von E-Mails, Kontakten und Kalenderdaten durch Toolkits und Programme außerhalb der Microsoft-Welt erlaubte. Auch wenn die aktuelle Outlook-Version innerhalb von Microsoft 365 in der Cloud nicht mehr mit PST-Dateien arbeitet, wird der Import dieses Dateiformats nach wie vor unterstützt.
Dort, wo betriebssystemeigene Applikationen zum Datenabgleich nicht ausreichen, gibt es eine ganze Reihe von Toolkits, die per Mausklick Outlook-Kontakte zwischen den unterschiedlichen Systemwelten synchronisieren. AkrutoSync, CompanionLink, CodeTwo und Sync2 sind Beispiele für Applikationen von Drittanbietern, die sich auf das Zusammenspiel von Outlook mit iOS und Android spezialisiert haben.
Häufige Fehlerquellen
Generell können bei der Synchronisierung Probleme auftreten. Mögliche Fehlerquellen bei der Outlook-Synchronisierung sind:
Inkonsistente Daten: Wenn Kontakte auf mehreren Geräten manuell bearbeitet werden, kann es zu Inkonsistenzen in den Daten kommen.
Doppelt vorhandene Kontakte: Wenn die Synchronisierung nicht richtig funktioniert, können doppelt vorhandenen Kontakten auftreten.
Kompatibilitätsprobleme: Outlook hat sich im Laufe der Zeit weiterentwickelt und mit Microsoft 365 einen Quantensprung vollzogen. So kommt es, dass viele Synchronisierungs-Tipps in der aktuellen Outlook-Version nicht wie beschrieben funktionieren.
Vodafone Cloud-Backup für Microsoft 365
Als Cloud-Native-Lösung sichert das Vodafone Cloud-Backup für Microsoft 365 zuverlässig Ihre Office-Daten vor alltäglichen Risiken. Denn jeder Datenverlust kostet Sie wertvolle Zeit und somit Geld. Ihre Vorteile im Überblick:
Backup für alle Microsoft 365-Anwendungen
Einfache Suche & schnelle Wiederherstellung
Compliance-konform und sicher
Outlook-Kontakte synchronisieren: Das Wichtigste in Kürze
Outlook-Kontakte lassen sich mit wenig Aufwand mit anderen Geräten und Diensten synchronisieren, so dass Unternehmen die Kontakte immer mit einheitlicher Datenbasis von jedem Gerät aus zugänglich haben.
Am einfachsten ist die synchrone Outlook-Nutzung mit Web-Apps über die Cloud, da die verwendeten Applikationen oder Browser auf dieselbe Datenbasis zugreifen.
Für die Synchronisierung von Android-Smartphones mit Outlook-Kontakten ist ein Microsoft-Exchange-ActiveSync-Konto auf dem Smartphone einzurichten.
Bei Nutzung von Windows und iPhone bietet iTunes die beste Möglichkeit, um Kontakte und Kalendereinträge in Outlook zu übertragen und zu synchronisieren.
Der Import von Kontaktdaten zu Outlook oder anderen Kontakt-Apps und E-Mail-Clients läuft über das Dateiformat „Outlook CSV“.
Ab Microsoft 365 unterstützt Outlook VCF-Dateien (VCARD-Format) nicht mehr als Listen-Austauschformat. Einzelne VCF-Kontakte können Sie aber dennoch per Drag & Drop importieren.
Apropos geräteübergreifende Kommunikation: Was hinter dem Begriff Unified Communications steckt, wie smarte Business-Kommunikation Ihre Position im Wettbewerb stärkt und auf was es im digitalen Geschäftsbetrieb sonst noch ankommt, erfahren Sie in unserem kostenlosen PDF-Whitepaper zum Thema UCC.
Jetzt anmelden: Copilot für Microsoft 365 in der Praxis
Erleben Sie den KI-Assistenten für Ihren Arbeitstag – Copilot für Microsoft 365 – im Einsatz. In unserem 45-minütigen Briefing zu verschiedenen Terminen präsentieren Ihnen unsere Expert:innen mit Praxisbeispielen, wie Ihnen der Copilot in den Office-Anwendungen das Arbeitsleben erleichtert.
Outlook-Signatur einrichten und verwenden: So geht’s
Die Angabe einer ordnungsgemäßen Signatur in geschäftlichen E-Mails ist seit vielen Jahren verpflichtend. Wir zeigen Ihnen, wie Sie in Outlook sowohl in der App als auch im Browser eine Standardsignatur für Ihre Korrespondenz einrichten und was diese enthalten muss.
Ihr Name und der Ihrer Firma allein reichen nicht: Wenn Sie Rechtssicherheit bei der Einrichtung Ihrer geschäftlichen Signatur erreichen wollen, müssen Sie noch weitere Angaben machen. Sonst riskieren Sie kostenpflichtige Abmahnungen. Wie gut, dass Sie in Microsoft 365 und Outlook die Möglichkeit haben, Ihre E-Mails automatisch mit einer solchen digitalen Absenderangabe zu versehen.
Microsoft Viva Engage (ehemals Yammer): Erklärung & Funktionen
Mitarbeiter:innen langfristig zu motivieren und ihr Engagement für das Unternehmen zu steigern, kann eine Herausforderung sein. Microsoft Viva Engage soll Ihnen dabei helfen, diese zwei Punkte zu erfüllen. Wie schafft das Tool das?
Facebook für Unternehmen – so lässt sich Microsoft Viva Engage am einfachsten beschreiben. Das Tool soll nicht nur als Informationskanal für Sie und Ihre Mitarbeiter:innen dienen. Es soll dabei helfen, einen Gesamtüberblick über das Unternehmen zu schaffen, Personen zu loben und besondere Errungenschaften in den Vordergrund zu rücken. Das motiviert und bindet Mitarbeiter:innen langfristig an Ihr Unternehmen.
Copilot für Microsoft 365 und der Datenschutz: Darauf sollten Sie achten
Copilot für Microsoft 365 bietet KI-Features, die den Alltag Ihrer Mitarbeitenden erleichtern sollen. Doch wie steht es dabei um den Datenschutz? Hier erfahren Sie, welche Chancen und Herausforderungen sich durch den KI-Helfer ergeben.
Eine Steigerung der Kreativität und Produktivität – und das innerhalb von Sekundenbruchteilen: Das verspricht Microsoft für seinen KI-Assistenten Copilot. Zu beachten ist allerdings, dass die Anwendung dabei auch auf Daten inner- und außerhalb Ihres Unternehmens zugreifen kann. Allein deshalb sollten Sie sich umfänglich über Datenschutz in Copilot für Microsoft 365 informieren.
Ein PDF in Word umwandeln: Diese Möglichkeiten gibt es
Wenn Sie eine PDF-Datei in ein Word-Dokument umwandeln möchten, stehen Ihnen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung – über das Microsoft 365-Paket, via Dritt-Software, im Web oder mit dem Originalprogramm Adobe Acrobat. Anschließend können Sie den enthaltenen Text bearbeiten, das Layout ändern und auf Wunsch erneut ein PDF-Dokument erzeugen.
Zwischen PDF- und Word-Dokumenten gibt es einen gravierenden Unterschied: Während Sie Word-Dokumente ganz normal bearbeiten, verändern und danach abspeichern können, funktioniert dies bei PDF-Dateien (bis auf mögliche Eingabefelder) nicht ohne Weiteres. Diese eigentlich nicht veränderbaren Dateien sollen auf möglichst allen Geräten problemlos anzeigbar sein. Hier erfahren Sie, wie Sie dabei vorgehen, wenn Sie eine PDF-Datei verändern möchten.