Outlook mit Gmail & Co. nutzen: So konfigurierst Du POP3 & IMAP

Wenn Dir die Webober­fläche oder die App zu Google Mail nicht kom­fort­a­bel genug sind oder Du mehrere E-Mail-Kon­ten besitzt, kannst Du Deinen Gmail-Account zum Beispiel auch mit Microsoft Out­look nutzen. Voraus­set­zung hier­für ist allerd­ings, dass Du POP3 oder IMAP aktiviert hast. Wie das geht und wie deren Ein­rich­tung in Out­look dann funk­tion­iert, erfährst Du hier.

Erst kür­zlich hat Google die Ober­fläche von Gmail umfan­gre­ich angepasst. So bietet sie inzwis­chen anpass­bare Hin­ter­gründe, ver­schieden große Ansicht­en und dem­nächst sog­ar KI-gestützte Antwort­funk­tio­nen. Doch manch­mal muss es eben trotz­dem Out­look sein: Der E-Mail-Client von Microsoft besitzt ganz andere Stärken als Gmail und fasst auf Wun­sch sog­ar mehrere Kon­ten in ein­er einzel­nen App zusam­men. Beim Ver­fassen von Nachricht­en kannst Du so beispiel­sweise fes­tle­gen, von welchem Account sie versendet wer­den sollen. Auch Out­looks generelle Struk­tur ist ten­den­ziell über­sichtlich­er – zum Teil aber auch Geschmackssache.

So konfigurierst Du Dein Gmail-Konto für POP3 und IMAP

Um Dein Google-Mailkon­to mit Out­look nutzen zu kön­nen, musst du es zunächst für die Ver­wen­dung mit POP3 oder IMAP freis­chal­ten. Wir empfehlen Dir grund­sät­zlich IMAP, generell ist aber auch POP3 möglich: Wäh­le auf dieser Seite zunächst aus, welch­es der bei­den Pro­tokolle Du aktivieren willst. Du kannst dann zusät­zlich noch einige Ein­stel­lun­gen vornehmen, die aber in den meis­ten Fällen auf ihren Stan­dard­w­erten bleiben kön­nen.

Rufe nun Deinen Out­look-Client auf: Je nach ver­wen­de­ter Ver­sion find­est Du die Option zum Hinzufü­gen von E-Mail-Kon­ten eventuell an anderen Stellen. In Out­look für Office 365 fol­gst Du dem Pfad „Datei | Infor­ma­tio­nen | Kon­toe­in­stel­lun­gen | Kon­toe­in­stel­lun­gen…”. Klicke nun auf „Neu…”, um Deinem Com­put­er ein weit­eres Mailkon­to hinzuzufü­gen.

Gib im Anschluss Deine Google-Mailadresse ein. Eventuell ist Out­look, wenn Du auf „Verbinden” klickst, in der Lage, Deine Ein­stel­lun­gen automa­tisch zu ermit­teln. In älteren Out­look-Ver­sio­nen oder wenn die automa­tis­che Ein­rich­tung fehlschlägt, set­zt Du dage­gen das Häkchen bei „Ich möchte mein Kon­to manuell ein­richt­en”. Wäh­le nun als Kon­to­typ entwed­er „POP” oder „IMAP” aus – je nach­dem, welche Option sich bess­er für Deine Bedürfnisse eignet. Die nun benötigten Ein­stel­lun­gen soll­test Du wie fol­gt vornehmen (IMAP):

• Einge­hen­der E-Mail-Serv­er: imap.gmail.com
• Port: 993
• Ver­schlüs­selungsmeth­ode: SSL/TLS
• Den Hak­en bei „Anmel­dung mith­il­fe von SPA” nicht set­zen.
• Aus­ge­hende E-Mail: smtp.gmail.com
• Port: 465
• Ver­schlüs­selungsmeth­ode: SSL/TLS
• Auch hier den Hak­en bei „SPA” nicht set­zen.
• Falls die Option vorhan­den ist: Gib bei „Ihr Name” Deinen voll­ständi­gen Namen ein.
• Dein Benutzer­name für die Anmel­dung bei Gmail ist Deine voll­ständi­ge Mailadresse.

Für POP3 wiederum gel­ten diese Ein­stel­lun­gen:

• Einge­hen­der E-Mail-Serv­er: pop.gmail.com
• Port: 995
• Serv­er erfordert eine ver­schlüs­selte Verbindung (SSL/TLS): Ja
• Den Hak­en bei „Anmel­dung mith­il­fe von SPA” nicht set­zen.
• Aus­ge­hende E-Mail: smtp.gmail.com
• Port: 465
• Ver­schlüs­selungsmeth­ode: SSL/TLS
• Auch hier den Hak­en bei „SPA” nicht set­zen.
• Falls die Option vorhan­den ist: Gib bei „Name” Deinen voll­ständi­gen Namen ein.
• Dein Benutzer­name für die Anmel­dung bei Gmail ist Deine voll­ständi­ge Mailadresse.

Klicke dann jew­eils auf „Weit­er” oder auf „Kon­toe­in­stel­lun­gen testen…” und prüfe, ob die Test­nachricht bei Dir ankommt. Wenn alles funk­tion­iert hat, soll­ten schon bald die ersten Mails aus Deinem Google-Post­fach in Out­look zu sehen sein. Ist die Ein­rich­tung fehlgeschla­gen, prüfe zunächst, ob Du für Deinen Google-Account den „Zugriff auf weniger sichere Apps” aktiviert hast.

Video: YouTube / Tatakaus

Auch als iOS-Nutzer kannst Du mit Gmail arbeit­en: Wie das geht, ver­rat­en wir Dir in unserem sep­a­rat­en Rat­ge­ber zu diesem The­ma.

POP3, IMAP und SMTP: Die Protokolle im Überblick

Die Ver­ar­beitung einge­hen­der und aus­ge­hen­der E-Mails erfol­gt mit Hil­fe soge­nan­nter Mail­pro­tokolle: Diese dienen dem Infor­ma­tion­saus­tausch zwis­chen Deinem Serv­er (auf dem Deine Nachricht­en zunächst lan­den) und Deinem heimis­chen PC oder Lap­top, der diese E-Mails empfängt.

Dabei gibt es einige wesentliche Unter­schiede, vor allem zwis­chen POP3 und IMAP: Wenn Du Mit­teilun­gen mit POP3 (Post Office Pro­to­col, Ver­sion 3) abruf­st, wer­den diese vom Serv­er aus an Deinen Mail­client versendet und danach stan­dard­mäßig vom Serv­er gelöscht. Das Ver­fahren ähnelt dem der Briefzustel­lung: Ist die Nachricht ein­mal abge­holt, liegt sie auf dem Serv­er nicht mehr vor. Du kannst allerd­ings fes­tle­gen, dass Deine E-Mails dort als Kopie verbleiben sollen. Dieses Vorge­hen wird jedoch schnell unüber­sichtlich, da die elek­tro­n­is­che Post, die Du bere­its gele­sen hast, ein zweites Mal abgerufen wird. Das POP3-Pro­tokoll eignet sich daher vor allem für Fälle, in denen Du nur einen einzi­gen Mail­client ver­wen­d­est, was heutzu­tage eher sel­ten der Fall ist.

Der etwas mod­ernere IMAP-Stan­dard (Inter­net Mes­sage Access Pro­to­col) arbeit­et etwas anders: Hier wird ein Abgle­ich zwis­chen dem Stand Dein­er E-Mails auf dem Serv­er und dem auf Deinem Client (in diesem Falle Out­look) durchge­führt. Wenn Du nun ein weit­eres Endgerät wie beispiel­sweise Dein Smart­phone mit Gmail verbind­est (oder dies bere­its der Fall ist), hast Du auf allen Geräten auf­grund der Syn­chro­nisierung densel­ben Stand an elek­tro­n­is­chen Nachricht­en vor­liegen. Als klein­er Nachteil ver­braucht diese Meth­ode allerd­ings mehr Spe­icher­platz und Daten­vol­u­men.

Mit SMTP (Sim­ple Mail Trans­fer Pro­to­col) wiederum wer­den E-Mails versendet. Allzu viele Ein­stellmöglichkeit­en gibt es hier nicht – Du kannst jedoch entschei­den, ob die Über­tra­gung ver­schlüs­selt erfol­gen soll oder nicht.

Video: YouTube / René Stelljes - Freude an der IT

Zusammenfassung

• Du kannst an Stelle der Gmail-Webober­fläche auch einen Mail­client wie Microsoft Out­look ver­wen­den.
• Nutze Out­look, um kom­fort­abler Nachricht­en ver­fassen, archivieren und lokal spe­ich­ern zu kön­nen.
• Die Ein­rich­tung von Gmail in Out­look erfol­gt bei neueren Ver­sio­nen automa­tisch.
• Bei älteren Ver­sio­nen des Pro­gramms musst Du dage­gen Deine Gmail-Zugangs­dat­en ein­schließlich der Server­dat­en manuell eingeben.
• Das POP3-Pro­tokoll eignet sich vor allem dann, wenn Du auss­chließlich einen einzi­gen Mail­client benutzt.
• Das IMAP-Pro­tokoll dient dage­gen zur Syn­chro­ni­sa­tion Dein­er Nachricht­en auf mehreren Geräten.

Hat bei Dir die Ein­rich­tung von Gmail prob­lem­los geklappt? Nutzt Du POP3, IMAP oder doch lieber den Web­mail­er? Wir freuen uns auf Deinen Kom­men­tar.