Wie Du eine Abwesenheitsnotiz in Outlook erstellst

Wann immer Du als Büro­hengst ein paar Tage oder eine län­gere Zeit unter­wegs bist, soll­test Du bei Out­look eine Abwe­sen­heit­sno­tiz erstellen. Dabei spielt es keine Rolle, ob Du im Urlaub, auf ein­er wichti­gen Kon­ferenz oder auf ein­er son­sti­gen Dien­streise bist – eine Info an Geschäftspart­ner emp­fiehlt sich stets.

Eine Abwe­sen­heit­sno­tiz ist in Out­look schnell ein­gerichtet, sodass der Nutzen eine kurze Zeit­erspar­nis über­wiegt. So passt Du die Funk­tion Deinen eige­nen Bedürfnis­sen an.

Abwesenheitsnotiz in Outlook erstellen

Um eine Abwe­sen­heit­sno­tiz anzule­gen, öffne zunächst Out­look. Unter „Datei” und „Kon­toin­for­ma­tion” find­est Du den But­ton „Automa­tis­che Antworten”. Da Du in der Regel nur für einen bes­timmten Zeitraum abwe­send bist, soll­test Du ein Inter­vall fes­tle­gen, indem die Abwe­sen­heit­sno­tiz als Antwort versendet wird. Gib die jew­eili­gen Dat­en der Start- und Endzeit ein und aktiviere dann das Kon­trol­lkästchen „Nur in diesem Zeitraum senden”. Somit stellst Du auch sich­er, dass Deine automa­tis­che Antwort nur bis zum Tag Dein­er Rück­kehr gesendet wird, auch wenn Du ver­gisst sie auszustellen. Auch die Uhrzeit kannst Du exakt fes­tle­gen. Darüber hin­aus bietet sich Dir die Möglichkeit, einzustellen, ob eine Nachricht an Men­schen „Inner­halb” oder „Außer­halb Dein­er Organ­i­sa­tion” geschickt wer­den soll.

Im näch­sten Schritt musst Du Dich entschei­den, welchen Inhalt Deine Nachricht enthal­ten soll. Vorzugsweise ist die Abwe­sen­heit­sno­tiz möglichst kurz gehal­ten. Fol­gen­des Beispiel reicht aus: „Vie­len Dank für Ihre Nachricht! Ich bin ab dem XX.XX.XXXX wieder im Büro. Ihr Nachricht wird nicht/an XY weit­ergeleit­et. In drin­gen­den Fällen wen­den Sie sich bitte an meinen Kol­le­gen max.mustermann@outlook.de. Mit fre­undlichen Grüßen XY + Sig­natur”. Klicke abschließend auf „OK”.

Wer für eine abse­hbare Zeit nicht im Büro sein wird, sollte für seine Geschäftspart­ner eine Abwe­sen­heit­sno­tiz erstellen.

Lege die Regeln Deiner Abwesenheitsnotiz fest

Klicke bei Bedarf anschließend auf „Regeln” und in der fol­gen­den Über­sicht auf „Regeln hinzufü­gen”. Dort kannst Du ein­stellen, was mit den einge­hen­den Mails der einge­tra­ge­nen Kon­tak­te passieren soll. Du hast die Auswahl zwis­chen „Hin­weisen mit”, „Ver­schieben in”, „Kopieren”, „Weit­er­leit­en”, „Antworten mit” oder „Benutzerdefiniert”. Stelle zu guter Let­zt – wenn nötig – eine Weit­er­leitung an einen Kol­le­gen ein. Trage dafür im Feld hin­ter „Weit­er­leit­en” dessen E-Mail-Adresse ein.

Zusammenfassung

• Hast Du län­gere Zeit keinen Zugriff auf Deine Mails, soll­test Du eine Abwe­sen­heit­sno­tiz ein­richt­en.
• Öffne Out­look, klicke auf „Datei | Kon­toin­for­ma­tion | Automa­tis­che Antworten”.
• Gib dann den Zeitraum Dein­er Abwe­sen­heit sowie eine Notiz für Kon­tak­te ein.
• Lege fest, was mit den einge­hen­den Mails geschehen soll.
• Leite Mails gegebe­nen­falls an einen Kol­le­gen weit­er.

Wofür nutzt Du Out­look neben den aufge­führten Möglichkeit­en noch? Ver­rate es uns in den Kom­mentaren.