Tipps & Tricks
Wie Du eine Abwesenheitsnotiz in Outlook erstellst
Wann immer Du als Bürohengst ein paar Tage oder eine längere Zeit unterwegs bist, solltest Du bei Outlook eine Abwesenheitsnotiz erstellen. Dabei spielt es keine Rolle, ob Du im Urlaub, auf einer wichtigen Konferenz oder auf einer sonstigen Dienstreise bist – eine Info an Geschäftspartner empfiehlt sich stets.
Eine Abwesenheitsnotiz ist in Outlook schnell eingerichtet, sodass der Nutzen eine kurze Zeitersparnis überwiegt. So passt Du die Funktion Deinen eigenen Bedürfnissen an.
Abwesenheitsnotiz in Outlook erstellen
Um eine Abwesenheitsnotiz anzulegen, öffne zunächst Outlook. Unter „Datei” und „Kontoinformation” findest Du den Button „Automatische Antworten”. Da Du in der Regel nur für einen bestimmten Zeitraum abwesend bist, solltest Du ein Intervall festlegen, indem die Abwesenheitsnotiz als Antwort versendet wird. Gib die jeweiligen Daten der Start- und Endzeit ein und aktiviere dann das Kontrollkästchen „Nur in diesem Zeitraum senden”. Somit stellst Du auch sicher, dass Deine automatische Antwort nur bis zum Tag Deiner Rückkehr gesendet wird, auch wenn Du vergisst sie auszustellen. Auch die Uhrzeit kannst Du exakt festlegen. Darüber hinaus bietet sich Dir die Möglichkeit, einzustellen, ob eine Nachricht an Menschen „Innerhalb” oder „Außerhalb Deiner Organisation” geschickt werden soll.
Im nächsten Schritt musst Du Dich entscheiden, welchen Inhalt Deine Nachricht enthalten soll. Vorzugsweise ist die Abwesenheitsnotiz möglichst kurz gehalten. Folgendes Beispiel reicht aus: „Vielen Dank für Ihre Nachricht! Ich bin ab dem XX.XX.XXXX wieder im Büro. Ihr Nachricht wird nicht/an XY weitergeleitet. In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an meinen Kollegen max.mustermann@outlook.de. Mit freundlichen Grüßen XY + Signatur”. Klicke abschließend auf „OK”.
Lege die Regeln Deiner Abwesenheitsnotiz fest
Klicke bei Bedarf anschließend auf „Regeln” und in der folgenden Übersicht auf „Regeln hinzufügen”. Dort kannst Du einstellen, was mit den eingehenden Mails der eingetragenen Kontakte passieren soll. Du hast die Auswahl zwischen „Hinweisen mit”, „Verschieben in”, „Kopieren”, „Weiterleiten”, „Antworten mit” oder „Benutzerdefiniert”. Stelle zu guter Letzt – wenn nötig – eine Weiterleitung an einen Kollegen ein. Trage dafür im Feld hinter „Weiterleiten” dessen E-Mail-Adresse ein.
Zusammenfassung
- Hast Du längere Zeit keinen Zugriff auf Deine Mails, solltest Du eine Abwesenheitsnotiz einrichten.
- Öffne Outlook, klicke auf „Datei | Kontoinformation | Automatische Antworten”.
- Gib dann den Zeitraum Deiner Abwesenheit sowie eine Notiz für Kontakte ein.
- Lege fest, was mit den eingehenden Mails geschehen soll.
- Leite Mails gegebenenfalls an einen Kollegen weiter.
Wofür nutzt Du Outlook neben den aufgeführten Möglichkeiten noch? Verrate es uns in den Kommentaren.