V-Hub by Vodafone Business Unified Communication Microsoft 365PDF in Word einfügen - Einfach erklärt

Ein Dokument in zwei Fenstern als PDF- und als Word-Datei auf dem Monitor eines Notebooks

Unified Communication

Ein PDF in Word umwandeln: Diese Möglichkeiten gibt es

Marcus Ladwig

Lorenz Steinke

24.05.2024

9 Min.

Eine PDF-Datei kann man nicht in ein Word-Dokument einbauen? Doch, das geht. Mit dieser Anleitung ist das überhaupt kein Problem. Es führen sogar gleich mehrere Wege zum Ziel. Wir beschreiben sie Ihnen Schritt für Schritt: So einfach können Sie ein PDF in Word einfügen.

PDF-Dokumente sind im Geschäftsleben weit verbreitet. Adobe PDF (Portable Document Format) ist dank entsprechender Reader-Software auf unzähligen Endgeräten lesbar, vom Windows- und MacOS-Arbeitsplatzrechner über das Smartphone bis hin zum Raspberry Pi oder einem ESP32-Microcoller. Damit ist PDF ein echtes Multitalent. Leider können Sie PDF-Dateien mit dem kostenlosen Adobe Acrobat standardmäßig nur lesen, aber nicht bearbeiten. Höchstens das Ausfüllen von Formularfeldern ist manchmal möglich.

Dabei wäre es oft sehr praktisch, eine PDF-Datei etwa in Microsoft Word zu öffnen und dort damit zu arbeiten. Mit den richtigen Werkzeugen funktioniert dies tatsächlich. Lesen Sie hier, was Sie dafür machen müssen.

Inhaltsverzeichnis

Ein PDF in Word umwandeln: Mit Microsoft 365 ein Kinderspiel PDF-Datei als Objekt in Word-Dokument einfügen PDF-Datei als Bild in Word-Dokument einfügen Auch der Adobe Acrobat Reader kann Ihnen (kostenpflichtig) helfen

Ein PDF in Word umwandeln: Mit Microsoft 365 ein Kinderspiel

Bei früheren Versionen von Microsoft Word gab es nur wenige Importfilter, um Dateiformate anderer Hersteller zu importieren. Inzwischen hat sich dies geändert. Seit Office 2013 kennt die Microsoft Suite auch PDF-Dateien. Microsoft 365 und Microsoft Office 2021 sind sogar echte Multitalente und unterstützen neben den hauseigenen doc- und docx-Dateien noch viele weitere Dateitypen. Hier funktioniert das Importieren von PDF-Dokumenten ähnlich einfach und komfortabel wie beispielsweise das Erstellen eines Inhaltsverzeichnisses unter Word. Wenn Sie also eine der neueren Versionen von Word verwenden, geht das Einfügen von PDF-Dateien wie folgt:

Starten Sie zunächst Microsoft Word als Bestandteil von Microsoft 365 oder Office 2021. Hier wählen Sie nun über das Menü „Datei | Öffnen…” auf Ihrer Festplatte oder in der Cloud die gewünschte PDF-Datei aus.
Es erscheint ein Hinweis, dass Word nun Ihr PDF-Dokument in ein bearbeitbares Word-Dokument konvertiert. Dieser Vorgang kann eine Weile dauern.
Eventuell müssen Sie hierfür noch „Bearbeitung aktivieren“ am oberen Dokumentrand anklicken, um das PDF-Datei bearbeiten zu können.
Möglicherweise sehen die Schriftarten und manche Formatierungen nach Abschluss des Vorgangs anders aus als im Original. Dennoch können Sie nun ohne weiteres Schritte die Daten aus Ihrer PDF-Datei im Word-Format bearbeiten und die Datei später auch als Word-Dokument speichern.

Übrigens: Auch das Erzeugen von PDF-Dateien, ist heute in die gängigen Microsoft Office-Versionen integriert. Entweder bieten die Suiten separate Funktionen an oder Sie haben im Druckdialog die Möglichkeit, eine Datei als PDF zu speichern ("auszudrucken"), anstatt sie auf Papier auszudrucken.

Falls die Konvertierung mit einem einzelnen PDF-Dokument mal nicht funktioniert hat oder Sie mit den geänderten Schriften und Formaten nicht einverstanden sind, probieren Sie einfach einen der anderen, nachfolgend beschriebenen Wege aus, um Ihr PDF in Word einzufügen.

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PDF-Datei als Objekt in Word-Dokument einfügen

Sie können ein PDF-Dokument auch als sogenanntes Objekt in ein Word-Dokument einfügen. Der Vorteil: Die PDF-Datei wird in der Regel genau so wie das Original dargestellt - alle Formatierungen bleiben exakt erhalten und spätere Änderungen werden auf Wunsch übernommen. Allerdings können Sie das PDF-Objekt später auch nicht in Word bearbeiten - es bleibt eine eingebettete Fremd-Datei. Außerdem funktioniert die Objekt-Einbettung nur mit einseitigen PDF-Dokumenten problemlos. So gehen Sie hierfür vor:

Öffnen Sie Ihre Word-Datei in Office 365, in der Sie das PDF-Dokument einfügen möchten und klicken Sie auf den Registerreiter „Einfügen”.
Wählen Sie nun als Gruppe „Text” aus und dann „Objekt”. Achtung: Eventuell müssen Sie hierbei Ihr Word-Fenster größer ziehen oder mit dem Mauszeiger über den Block gehen um das Objekt-Icon zu finden.
Klicken Sie auf „Aus Datei erstellen” und dann suchen Sie die gewünschte PDF-Datei. Wählen Sie diese an.
Falls Sie nun ein Häkchen bei „Verknüpfen” setzen, werden spätere Änderungen an der PDF-Datei auch in die Word-Datei übernommen. Das funktioniert natürlich nur, wenn Ihr Computer auf beide Zugriff hat und der Dateipfad der PDF-Datei sich nicht ändert. Außerdem kann dies später das Öffnen und Aktualisieren Ihrer Word-Datei verzögern. Es ist also nicht in jedem Fall empfehlenswert.
Zum Abschluss klicken Sie auf „Okay” und fügen damit das Objekt in Ihr Word-Dokument ein.

Ausschnitt einer Computertastatur mit einer PDF-Taste anstelle der Enter-Taste

Ihnen stehen viele unterschiedliche Methoden zur Auswahl, um eine PDF-Datei in ein Word-Dokument zu übernehmen. Eine einzelne Taste, mit der dies möglich wäre, gibt es allerdings noch nicht wirklich.

PDF-Datei als Bild in Word-Dokument einfügen

Eine weitere Möglichkeit, ein PDF-Dokument in Ihre Word-Datei einzufügen, ist das Einbinden als Grafik. Auch dieser Weg hat einige und Nachteile: Eine Grafik sieht zwar später aus wie das Original-PDF. Beim späteren Vergrößern oder Verkleinern kann es aber zu Darstellungsfehlern kommen, da eine der Stärken von gut lesbaren PDF-Dateien, die sich ans Ausgabemedium anpassende Schriftgröße, hierbei verloren geht.

Außerdem müssen Sie mehrseitige PDF-Dokumente Seite für Seite in eine Grafik umwandeln und auch Seite für Seite wieder in Ihr Word-Dokument einfügen. Dieser Weg ist also nur für kurze Dokumente praktikabel. So gehen Sie dabei vor:

Öffnen Sie Ihr PDF-Dokument mit dem Adobe Reader.
Tippen Sie Strg+L, um zum Vollbildmodus zu wechseln.
Erzeugen Sie nun eine Bildschirmkopie, das geht mit der Druck-Taste unter Windows.
Standardmäßig bietet der kostenlose Adobe Reader keine direkte Umwandlung von Text in Grafiken. Sie müssen also in der Regel erst noch eine weitere Software wie Windows Paint hinzuziehen, um das Bild im nächsten Schritt passend zuzuschneiden. Sonst sehen Sie später in Word einen schwarzen Rand um Ihren Text. Speichern Sie das zugeschnittene Bild anschließend.
Öffnen Sie nun Word und klicken Sie auf die Registerkarte „Einfügen”. Dort wählen Sie das Symbol „Bilder“ aus und klicken auf „Dieses Gerät ...”
Öffnen Sie jetzt den Ordner, in dem Sie Ihre Grafik gespeichert haben und klicken Sie darin auf den Dateinamen. Damit wird die PDF-Datei als Bild in Ihr Word-Dokument eingefügt.

Tipp: Falls Sie häufiger Bilder einbinden, sollten Sie sich ein sogenanntes Screengrabber-oder Screencapture-Programm besorgen. Damit können Sie Ihre PDF-Dateien direkt beim Erzeugen des Bildschirmfotos gleich passend zuschneiden und dann in Word mit Strg-V einfügen. Dadurch entfällt der Umweg über das Grafikprogramm.

Zwei Hände tippen auf einer Tastatur. Darüber Symbole für DOC- und PDF-Dateien dazwischen. Dazwischen zwei gebogene Pfeile, die einen Kreislauf darstellen.

PDF-Dateien können Sie auf unterschiedlichen Wegen in Ihr Word-Dokument einfügen, beispielsweise auch als Bild-Datei mithilfe eines sogenannten Screenshots.

Auch der Adobe Acrobat Reader kann Ihnen (kostenpflichtig) helfen

Auch der in der Basisversion kostenlos erhältliche Adobe Acrobat Reader bietet eine eingebaute Word-Exportfunktion, mit der Sie PDF in Word einfügen können. Dafür stehen im Internet die sogenannten Acrobat Tools bereit, für deren Nutzung zunächst eine kostenlose Registrierung bei Adobe notwendig ist. Einfache Arbeiten und Veränderungen an PDF-Dokumenten können Sie damit bereits durchführen und in der Adobe-Cloud abspeichern.

Doch in erster Linie dienen die mehr als 20 Tools zum Ausprobieren der Funktionen der kostenpflichtigen Adobe-Lizenzen und sind auf eine einzige Anwendung beschränkt. Danach benötigen Sie ein kostenpflichtiges Abo von Adobe Acrobat. Je nach gewähltem Abopaket fallen hierbei unterschiedlich hohe monatliche Gebühren an.

Sie möchten den Adobe Acrobat Reader nutzen, um ein PDF in Word einzufügen? Dann rufen Sie zunächst das betreffende PDF-Dokument im Adobe Acrobat Reader auf. Wählen Sie danach den Reiter „Tools” und klicken Sie dann auf „PDF-Datei exportieren”. Bestätigen Sie hier nach der Dateiauswahl das als Standard-Zielformat eingestellte „Microsoft Word (*.docx)” und klicken Sie anschließend auf „Exportieren in Word”.

Nun müssen Sie sich nur noch mit Ihrer Adobe ID anmelden und können den Vorgang starten – oder sich für einen entsprechenden Zugang registrieren. Die Tools erreichen Sie übrigens auch ohne eine separate Acrobat-Reader-App direkt über Ihren Webbrowser.

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Alternative Online-Tools: Smallpdf, pdf2doc.com und pdf24.org

Wenn Sie Microsoft 365 (noch) nicht nutzen, finden Sie im Web praktische Alternativen mit denen Sie PDF-Dateien in Word einfügen können. Diese bieten Ihnen zumindest einen begrenzten Testzeitraum, um Ihre PDF-Dateien zu bearbeiten, beziehungsweise umzuwandeln. Danach sind auch hier meist Abonnementgebühren fällig - in vielen Fällen jedoch bei einem ähnlichen Leistungsumfang günstiger als bei Adobe.

Smallpdf

Eine dieser Alternativen ist das Schweizer Produkt Smallpdf. Rufen Sie einfach die Website von Smallpdf im Browser auf und laden Sie Ihre PDF-Datei hoch (oder legen Sie sie im angebotenen blauen Feld ab). Die Datei wird nun konvertiert und Sie können sie ganz einfach wieder auf Ihre Festplatte als Word-Dokument herunterladen.

Besonders praktisch: Auf der Smallpdf-Seite können Sie PDF-Dateien nicht nur in Microsoft Word, sondern auch in andere Formate konvertieren lassen, wie beispielsweise JPG oder PowerPoint. Nach einem Testzeitraum von einer Woche stehen Ihnen die 21 Online-Tools von Smallpdf gegen eine monatliche oder jährliche Gebühr zur Verfügung (Stand: Mai 2024).

Pdf2doc

Das Prinzip bei der vom litauischen Entwicklerstudio SIA Webby betriebenen Seite pdf2doc.com ist ganz ähnlich: Wählen Sie auch hier zunächst aus, um welche Art von Umwandlung es gehen soll (die Umwandlung in ein Word-Dokument ist voreingestellt), laden Sie dann eine oder mehrere Dateien hoch und anschließend das Ergebnis herunter. Schon können Sie Ihr konvertiertes PDF in Word einfügen. Die Dateien auf dem Server des Anbieters verbleiben nach eigenen Angaben eine Stunde dort und werden dann gelöscht.

Sie können hier bis zu 20 PDF-Dateien gleichzeitig konvertieren - und das auch noch sehr schnell. Die sehr puristisch gestaltete Webseite bietet Ihnen neun unterschiedliche Konvertierungsarten an, darüber hinaus jedoch keine weiteren Funktionen. Dafür ist das Angebot komplett kostenlos. Wie auch bei Microsoft Word und anderen Konvertierungsmethoden gilt jedoch, dass im Endresultat möglicherweise Formatierungen verschoben und Schriftarten nicht richtig erkannt werden.

pdf24.org

Ein weiteres kostenloses Online-Tool stellt Ihnen die Berliner geek software GmbH mit pdf24.org zur Verfügung. Der Konverter ist dank eingeblendeter Werbung kostenlos, hatte aber im Test mit einzelnen Dateien und Grafiken mitunter Probleme.

Drittanbieter-Software für PC: WPS PDF zu Word

Alternativ zu den Web-Werkzeugen können Sie sich auch ein Tool herunterladen, das die Umwandlung von PDF in Word (.docx) direkt auf Ihrem PC oder Mac vornimmt. Der Vorteil einer solchen Desktop-Anwendung ist, dass die Umwandlung der Dateien oft schneller geht. Gerade bei umfangreichen PDF-Dateien macht sich dies bemerkbar. Außerdem müssen Sie eventuell vertrauliche Informationen nicht ins Internet hochladen, um Ihre PDF in Word einzufügen.

Ein mögliches Tool für diesen Zweck ist WPS PDF to Word. Das Tool ist für aktuelle Windows-Versionen und sogar noch für Windows XP erhältlich. Außerdem können Sie mit seiner Hilfe PDF-Dateien aufteilen und die Datei zeitgleich in mehrere Formate konvertieren.

Wenn Sie die App WPS PDF to Word von der Herstellerseite herunterladen, stehen Ihnen zwei Möglichkeiten der Konvertierung zur Verfügung: Die kostenlose Version ist auf fünf Seiten pro Dokument beschränkt und hat nicht den vollen Funktionsumfang der kostenpflichtigen Variante wie zum Beispiel die Zusammenführung mehrerer PDF-Dateien.

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PDF zu Word für den Mac: Lighten PDF Converter Master

Auch als Mac-Nutzer:in möchten Sie möglicherweise ein PDF-Datei in ein Word-Dokument einfügen und suchen die passende Software. Hier empfehlen wir Ihnen den Lighten PDF Converter Master für Mac. Das Programm funktioniert ab Mac OS X 10.7 und bietet nicht nur die Umwandlung in das Microsoft Word-Format, sondern auch in iWork, epub und viele andere Formate an.

Eine Testversion des auch für Windows verfügbaren Tools ist zunächst kostenlos verfügbar – bei dauerhafter Nutzung hingegen wird ein Obolus fällig.

PDF in Word einfügen: Das Wichtigste in Kürze

Der einfachste Weg, wenn Sie ein PDF in Word einfügen wollen, führt über Word selbst – allerdings erst seit Word 2013 als Bestandteil des Microsoft-365-Pakets.
Der Adobe Acrobat Reader bietet eine solche Funktion durch die Verbindung zu den Adobe-Online-Tools ebenfalls an, ist jedoch kostenpflichtig.
Verschiedene andere Online-Tools wie die kostenpflichtige Smallpdf-Website und pdf2doc.com übernehmen diese Aufgabe ebenfalls zuverlässig. Letztere bietet aber keine weitergehenden Funktionen über die Konvertierung hinaus.
Alternativ können Sie die kostenpflichtigen Programme WPS PDF zu Word-Konverter (PC) und Lighten PDF Converter Master für Mac herunterladen. Diese erledigen die Umwandlung direkt auf Ihrem Computer.

Marcus Ladwig

Lorenz Steinke

24.05.2024

# Tags:Microsoft 365 Service Tipps Business Basics Office

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