E-Mail: kontakt@vodafone.com

Alles zu seiner Zeit – Tipps zum besseren Zeitmanagement

von

„Wie, schon wieder 17 Uhr? Und ich habe die Planung für das wichtige Seminar in der nächsten Woche noch gar nicht angefangen!“ Geht Ihnen das auch manchmal so? Dann lässt sich Ihr Zeitmanagement bestimmt optimieren. Womöglich lassen Sie sich zu leicht ablenken oder verwenden zu viel Zeit für die falschen Dinge. Mit den richtigen Werkzeugen gelingt es, mehr Zeit für die richtigen Aufgaben zu haben.

Sieben einfache Tipps, die beim Zeitmanagement helfen

  • Eine Aufgabe bearbeiten: Multitasking ist ein Mythos – wir arbeiten höchstens an Teilstücken von vielen Aufgaben in schneller Reihenfolge, ganz wie ein Rechner. Nur dass uns das nicht gut tut. Also widmen Sie sich einer Aufgabe für eine bestimmte Zeit, zum Beispiel diesem Text. Eine gute Technik hierfür ist die Pomodoro-Technik, bei der Sie 25 Minuten arbeiten und dann 5 Minuten Pause machen. Nach vier Einheiten folgt eine längere Pause.
  • Ablenkung vermeiden: Während wir versuchen, uns auf eine Aufgabe zu konzentrieren, kommt eine wichtige E-Mail rein, Facebook meldet eine Direktnachricht, das Telefon klingelt. Hier hilft nur: E-Mail-Zeiten einrichten, Notifications abstellen, das Telefon weiterleiten. Schaffen Sie sich (Zeit-)Räume, in denen Sie sich wirklich konzentrieren können.
  • Fokuszeiten einrichten: Meistens haben wir den ganzen Tag so viel zu tun, dass wir gar nicht zu den Aufgaben kommen, die uns wirklich wichtig sind. Richten Sie für diese Aufgaben feste Fokuszeiten ein. Dafür blocken Sie sich in Ihrem Kalender diese Zeit und sind dann für niemanden zu sprechen. Starten Sie mit kurzen Zeiten und erweitern Sie diese nach und nach.
  • To-do-Listen kurz halten: Manche To-do-Listen werden so lang, dass allein schon das Anfangen zum Kraftakt wird. Dagegen hilft die 3-Punkte-To-do-Liste. Auf diese Liste kommen nur drei Aufgaben für jeden Tag. Bei drei Punkten schränkt man sich automatisch ein und wählt nur die wirklich wichtigen. Der Fokus richtet sich somit auf diese. Wenn dann noch Zeit übrig ist, finden sich noch genug Sachen, die sich noch erledigen lassen. Ähnlich arbeitet die 1-3-5-Liste
  • Ein Zeitpolster lassen: Bei aller Planung gibt es jeden Tag unvorhergesehene Anfragen oder Aufgaben, die wir auf den Schreibtisch bekommen. Es hilft, sich hierfür ein Polster einzuplanen. Oder auch mal „Nein!“ zu sagen.
  • Die Zeit erfassen: Die Nutzung eines Zeiterfassungs-Tool wie Toggl hilft, die Übersicht zu behalten. Damit können Sie im Laufe der Zeit auch besser einschätzen, wie lange Sie WIRKLICH für Ihre Aufgaben brauchen – auch als Argumentationshilfe Ihrem Chef gegenüber: „Hier, machen Sie mal…!“
  • Anfangen und liegen lassen: Manche Projekte müssen „reifen“. Hier hilft es, erst einmal eine grobe Struktur zu entwerfen (Blogartikel, Präsentationen, Konzepte). Von Tag zu Tag entsteht so das fertige Projekt – ohne dass man gleich in die Perfektionsfalle gerät.

tipps zum besseren zeitmanagement

Mit der richtigen Ordnung zu Erfolgserlebnissen

Um sein Zeitmanagement im Griff zu haben, gibt es zahlreiche technische Hilfsmittel zur Planung und auch Organisation. Dabei liegt der eigentliche Kern in der Ordnung, erklärt Unternehmensberaterin Beate Mader: „Wichtig ist es, Termine im Auge zu behalten, Erfolgserlebnisse bei längeren Projekte einzubauen, zu unterscheiden zwischen langfristiger, mittelfristiger und kurzfristiger Planung. Pausen bauen ich immer nach 30 bis 45 Minuten ein, die dann Zeit für ein Glas Wasser oder auch ein bisschen Gymnastik lassen.“

Grundsätzlich muss jeder für sich selbst herausfinden, welche Technik ihm weiterhilft. Beate Mader: „Man sollte sich nicht von anderen Menschen ein Raster verordnen lassen.“

 

Buchtipp: Jocelyn K. Glei (Hrsg.): „Manage your Day-to-day. Build your routine, find your focus & sharpen your creative mind.“ 99U by Behance, Amazon Publishing 2013.

Alle Kommentare ausblenden (1)
Kommentar hinzufügen

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.

×