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Mehr Effizienz im Büroalltag und Home Office mit dem 5S-Prinzip

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„Ordnung braucht nur der Dumme, das Genie beherrscht das Chaos“, meinte Albert Einstein einmal. Wer allerdings schon einmal Stunden nach wichtigen Dokumenten oder Materialien gesucht hat, weiß, dass einem so auch nur wenig Zeit für geniale Einfälle bleibt. Denn wie viel mehr Zeit stünde zur Verfügung, wenn man – statt zu suchen – einfach arbeiten, nachdenken, überlegen könnte. Ein Prinzip, das für mehr Effizienz im Büro sorgt, sind die 5S. 

 

  • Das 5S-Prinzip wurde ursprünglich für die Produktion beim Automobilhersteller Toyota entworfen, lässt sich aber auch sehr gut auf den Büroalltag anwenden.
  • Wichtig ist die ständige Anwendung der 5S-Prinzipien. Damit werden diese zur Gewohnheit und gehören irgendwann wie selbstverständlich zum Arbeitsalltag dazu.
  • Mit den 5S lässt sich die Effizienz im Büro steigern. Dies dient nicht nur der Steigerung des Wohlbefindens, sondern auch der Produktivität.

 

Der Automobilhersteller Toyota macht es seit den 40er-Jahren vor: Mit Einführung des Toyota Produktionssystems stieg das japanische Unternehmen zu einem der erfolgreichsten Unternehmen der Welt auf. Mit zum Konzept gehört auch das 5S-Prinzip. Damit lässt sich nicht nur in der Produktion arbeiten, sondern auch im administrativen Bereich.

 

Das 5S-Prinzip beinhaltet folgendes:

  • Sortieren Sie aus: Es sollte sich nur Notwendiges am Arbeitsplatz befinden.
  • Sichtbare Ordnung: Jedes Arbeitsmittel hat seinen festen Platz.
  • Sauberkeit: Der Arbeitsplatz sollte von Grund auf gereinigt sein und einen guten Eindruck machen. Für die regelmäßige Reinigung reichen dann täglich 5 Minuten.
  • Standards: Routineabläufe sind leicht verständlich.
  • Ständige Verbesserung: Die Schritte 1 bis 4 sollten eingehalten und regelmäßig wiederholt werden.

 

Das 5S-Prinzip praktisch umgesetzt im Büro und Home Office

Zunächst einmal ist es wichtig, sich einen Überblick zu verschaffen und aus- bzw. richtig zu sortieren: Jedes Ding, also jedes Blatt Papier oder auch jede elektronische Datei, bekommt einen festen Platz zugewiesen. Es gibt jeweils einen festen Platz für Materialien und Werkzeug wie Papier, Umschläge, Lineal, Schere usw. Jedes Gerät ist außerdem nur einmal vorhanden.
Der Schreibtisch sollte immer ordentlich wirken und sauber sein. Wenn erst einmal eine grundsätzliche Ordnung und Sauberkeit hergestellt ist, dauert die regelmäßige Reinigung kaum mehr als fünf Minuten.

Wenn beim Aussortieren Unklarheit darüber herrscht, ob etwas behalten werden soll, lässt sich die Entscheidung auch vertagen. Dann erhält der Ordner zunächst einen roten Punkt. Wenn dann während eines fest definierten Zeitraums nicht darauf zugegriffen wurde, kommt der Ordner weg.

Schließlich werden Standards bei der Ordnung, sei es in Ordnern oder auch bei Dateien auf dem Rechner festgelegt. Jeder Ordner sollte nach dem immer gleichen Prinzip organisiert sein, zum Beispiel: Deckblatt mit Überblick über die Inhalte, Register sowie einem Standard zur Beschriftung. Sollte mit Kürzeln gearbeitet werden, muss ein Register mit den Inhalten angelegt werden. Elektronisch werden Dateien ebenfalls nach festen Standards abgelegt. Wichtig ist dabei zudem, dass alle Mitarbeiter an allen Arbeitsplätzen – also auch im Home Office – nach diesem Prinzip verfahren.

Das fünfte Prinzip besagt, dass die ersten vier Prinzipien regelmäßig angewendet werden.

 

30 Prozent Verschwendung der Arbeitszeit

Das hört sich schrecklich langweilig und unkreativ an? Dann lassen Sie sich einmal folgende Zahlen durch den Kopf gehen: Eine Untersuchung des Fraunhofer Austria und des Stuttgarter Fraunhofer-Instituts für Produktionstechnik und Automatisierung 2010 zeigte, dass es eine Verschwendung von fast 30 Prozent von Arbeitszeit im administrativen Bereich durch ineffektive Büroorganisation gibt. Ein Drittel unserer Arbeitszeit verbringen wir also mit Suchen. Ein schöne Vorstellung, wie sich diese Zeit anders nutzen ließe: Nämlich genau mit den Inhalten, die den Kern unserer Arbeit ausmachen sollten. Und vielleicht ist dann auch noch etwas Luft fürs Träumen und Kreativsein?

Und wer weiß, irgendwann ist vielleicht auch mal wieder ein Einstein dabei?

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