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Das digitale Büro – Alles digitalisieren oder digital zusammenarbeiten?

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Wann ist ein Unternehmen ein Digital Business? Warum ist das papierlose Büro nicht gleichzeitig digital und wieso lohnt sich ortsunabhängiges, flexibles Arbeiten wirtschaftlich? In der Reihe „Das digitale Büro“ lesen Sie Antworten auf diese Fragen und vor allem was hinter dem Begriff Arbeitsplatz der Zukunft steckt.

Digitaler Arbeitsplatz bedeutet ortsunabhängige Zusammenarbeit

Die Digitalisierung durchdringt alle Branchen und Unternehmensschichten. Der permanente Austausch von Daten, die von überall abrufbar sind, verändert Arbeitsplatzmodelle und damit auch Unternehmenskulturen.

Wo die Arbeit am Laptop anstelle des stationären PCs für den einen neue Mobilität bedeutet, ist für den anderen die Zusammenarbeit über Enterprise Social Networks, Videokonferenzen oder die Arbeit im Home Office längst ein Standard, den die flexibilisierte Arbeits- und Lebenswelt mit sich bringt.

Der Arbeitsplatz ist für viele schon lange kein fester Ort mehr. Mit Smartphone und Tablet ist man immer und überall erreichbar. Und durch neue Technologien und schnellem Datenaustausch wird so manche Geschäftsreise überflüssig.

 

Gründe für Investitionen in den digitalen Arbeitsplatz

Der digitale Arbeitsplatz der Zukunft führt Wünsche und Zielsetzungen in Unternehmen zusammen, die dort bereits meist schon existieren:

  • Steigerung der Mitarbeiterproduktivität
  • Agile und flexible Arbeitsweisen ermöglichen in z.B. cross-funktionalen Teams
  • Wissenszugriff und Wissenstransfer im Unternehmen verbessern
  • Gemeinsames Arbeiten und Entscheiden
  • Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit und Gewinnung von Talenten sowie Fachkräften
  • Förderung von Innovation und Kreativität

Das digitale Büro ermöglicht Zusammenarbeit in cross-funktionalen Teams.

Startpunkte auf dem digitalen Pfad wählen und verfolgen

Kleine und mittlere Unternehmen können mit folgenden Bereichen beginnen und sich Schritt für Schritt weiterentwickeln:

  • Collaboration: Neben dem Design der Arbeitsflächen, die Zusammenarbeit ermöglichen und fördern, können digitale Technologien die Grundlage schaffen. Die Auswahl geeigneter Tools ist hier die größte Herausforderung. Dabei spielen Aspekte wie Preis, Datenschutz, Support, Teilnehmerkreis sowie die konkreten Anforderungen eines Unternehmens („Brauchen wir ein Ticketing-System?“) eine Rolle. Beliebte Programme sind hierbei: Slack, Coyo, Basecamp, Yammer oder Bitrix24.
  • Dokumentenmanagement und Digitalisierung von Akten: Papier muss nicht gänzlich verschwinden– auch im digitalen Büro nicht. Der Griff zu Stift und Notizblock bleibt in manchen kreativen Phasen von Projekten nicht aus. Die Digitalisierung von Dokumenten, lässt sich mit einem jedoch Dokumentenmanagement leicht beginnen. Wichtig ist hierbei, eine Systematik zur Ablage sowie durchdachte Verschlagwortung für alle Mitarbeiter verbindlich festzulegen. Zunächst kann man mit den aktuellen Dokumenten starten und sich dann den bereits archivierten Akten widmen. So lässt sich mehr Transparenz herstellen und Zeit bei der Suche nach wichtigen Dokumenten sparen.
  • Rechterollen & Nutzergruppen: Um Datensicherheit und -schutz zu gewährleisten, sollten im Unternehmen Rechterollen und Nutzergruppen definiert und regelmäßig überprüft werden. Wer zum Beispiel der Personalabteilung zugeordnet wird, erhält automatisch die Rolle „Personal“ mit den entsprechenden Rechten wie „Veröffentlichen einer Stellenanzeige“, „Bearbeitung einer Bewerbung“, während Mitarbeiter mit der Rolle „Marketing“ keinen Zugriff auf diese Daten erhalten.

Mehrwerte für Unternehmen aller Größen

Zahlen bestätigen positive Effekte auf Unternehmenserfolg. Die Studie „Flexibles Arbeiten: Freund oder Feind“ zeigt, dass 76% der befragten Unternehmen eine Steigerung der Mitarbeiterproduktivität durch flexible Arbeitsplatzkonzepte bei den Mitarbeitern sahen. Die Mitarbeiter wiederum haben vor allem flexible Arbeitszeitmodelle geschätzt, aber auch die Freiheit zur Arbeitsgestaltung (37 Prozent) oder eine besseren Work-Life-Balance (34 Prozent) werden hoch angesehen.

Wie Unternehmen den ersten Schritt auf dem Weg in das digitale Büro machen – ob holistisch für das ganze Unternehmen oder in kleinen Projektteams – bleibt eine Frage der Strategie. Beide können bei klarer Zielsetzung zum Erfolg führen.

Das digitale Büro

Teil 2: Unternehmenskultur im Wandel

Teil 3: Mit cleveren Gadgets den Arbeitsplatz gestalten

 

Wie sich flexible Arbeitskonzepte im digitalen Büro auch wirtschaftlich lohnen und wie dadurch sich Unternehmenskulturen ändern, lesen Sie im nächsten Beitrag.

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