Cloud-Telefonanlage: Vorteile und technische Grundlagen

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Cloud-Telefonanlage: Vorteile und technische Grundlagen

Die fernmündliche Verständigung ist und bleibt wichtig. Was sich aber ändert, ist die Technik dahinter. Virtuelle Telefonanlagen auf IP-Basis sind heute das Maß der Dinge – zukunftssicher, vielseitig und immer dabei. Doch welche Voraussetzungen sind nötig, um sie zu nutzen?

Der Griff zum Hörer ist auch in unserer flexiblen und mobilen Arbeitswelt noch längst nicht überflüssig. Allerdings läuft das gesprochene Wort – wie andere Daten auch – schon seit geraumer Zeit über digitale Kanäle. So wie mit der virtuellen Telefonanlage Vodafone One Net Business. Damit bekommen Sie eine komplett gemanagte und IP-basierte Kommunikationslösung mit Mobilfunk-Integration. Für die Einführung müssen nur ein paar grundsätzliche Bedingungen stimmen.

Wesentliche Fakten:

  • Die IP-Technologie ist der neue Kommunikationsstandard.
  • Eine virtuelle, cloudbasierte Telefonanlage verbessert die Produktivität.
  • Nutzer brauchen nur einen breitbandigen Internetanschluss sowie IP-fähige Router und Telefone.
  • Unternehmen profitieren von der großen Anpassungsfähigkeit einer virtuellen Telefonanlage.

Auf ein Wort: So telefonieren Unternehmen heute

Das analoge Vermittlungsnetz für Telefonate ist in Deutschland längst Geschichte. Seit 1997 verbindet hierzulande eine digitale Infrastruktur die Gesprächspartner miteinander. Und natürlich ist die Entwicklung trotzdem nicht stehengeblieben. Heutiger Stand der Technik sind Verbindungen per IP-Anschluss. Damit laufen Sprache und Informationen als Datenpakete über das Internet.

Die Online-Telefonie bringt viele Vorteile: Ausfallsicherheit und Produktivität steigen an, die Kosten sinken. Zugleich sind viel mehr Kommunikationsanwendungen und damit effektiveres Arbeiten möglich. Die ideale Schaltzentrale dafür ist eine virtuelle Telefonanlage. Sie schöpft das gesamte Potenzial der IP-Anschlüsse aus, die Vodafone übrigens schon seit 2007 anbietet.

Eine virtuelle Telefonanlage basiert nicht auf klassischer Hardware, sondern existiert in der Cloud als Programm. Bei One Net Business läuft sie auf den Servern von Vodafone in Form von „Software as a Service“ (SaaS). In Ihrem Unternehmen steht also kein physisches Vermittlungssystem mehr. Und Sie brauchen sich auch nicht um den Betrieb oder die Wartung zu kümmern. Stattdessen wird die gesamte Funktionalität von Vodafone bereitgestellt und auch mit Updates versorgt. Das Beste: Sämtliche Mitarbeiter tauschen sich jederzeit geräteübergreifend und standortunabhängig im Dialog oder in Gruppen sowie mit Geschäftspartnern und Kunden aus. Und das mit einem Datenschutz auf höchstem Niveau.

  • Was bedeutet das für die Praxis? Computer, Smartphones, Tablets, Telefone, Faxgeräte, Videokonferenz-Systeme und Anrufbeantworter nutzen die gleiche Leitung – auch untereinander. Das macht die Kommunikation direkter und leichter.
  • Auf Wunsch sind die Nutzer jeweils mit einer Durchwahl sowohl am stationären Arbeitsplatz als auch mobil erreichbar.
  • Die mögliche Einbindung der virtuellen Telefonanlage in die Kundendatenbank optimiert und beschleunigt die Kontaktaufnahme.
  • Kommunikations- und Bestellhistorien erscheinen bei Bedarf sofort auf dem PC.
  • Präsenzinformationen zeigen, welcher Mitarbeiter momentan erreichbar ist.
  • Kommen weitere Mitarbeiter hinzu, lässt sich das System problemlos skalieren.

Außerdem können Sie die virtuelle Telefonanlage flexibel mit sogenannten Collaboration Tools ausstatten. Diese ermöglichen es Ihnen, in Echtzeit Audio- und Videokonferenzen abzuhalten, Ihren Desktop während des Telefonats zu teilen und Messaging-Dienste zu verwenden.

Video: YouTube / Vodafone Deutschland

Gesprächsbereit: Große Bandbreite als Basis für cloudbasierte Telefonanlagen

Die Leistungsfähigkeit und Vielseitigkeit einer IP-Lösung für Ihre Telefonanlage aus der Cloud hängen maßgeblich von der Bandbreite Ihrer Internetverbindung ab. Je mehr Durchsatz sie bietet, desto mehr Nebenstellen und Aufgaben sind gleichzeitig möglich. Beispiel Telefonie: Für eine einzelne Verbindung mit einer guten Sprachqualität ist eine Datengeschwindigkeit von etwa 100 Kilobit pro Sekunde (kbit/s) erforderlich. Und zwar in beide Richtungen, also sowohl für den Upload als auch den Download. Theoretisch genügt dafür bereits ein Anschluss per ADSL (Asymmetric Digital Subscriber Line). Diese Übertragungstechnik ist in Deutschland derzeit am weitesten verbreitet.

Sie hat allerdings einen Haken: Bei ADSL gibt es große Tempounterschiede. So ist der Download mit bis zu 16.000 kbit/s noch recht flott. Der Upload hingegen wird mit 1.000 bis 2.400 kbit/s zum digitalen Flaschenhals. Da ein IP-Telefonat, auch VoIP (Voice over IP) genannt, wie erwähnt rund 100 kbit/s in beiden Richtungen erfordert, sind mit ADSL in der Praxis lediglich bis zu 24 Gespräche zur selben Zeit möglich. Denn der kleinste gemeinsame Nenner ist die geringe Upload- und nicht die deutlich schnellere Downloadgeschwindigkeit.

Das mag auf den ersten Blick für Betriebe mit nur einer Handvoll Nebenstellen immer noch genug sein. Doch auch hier steckt der Teufel im Detail. Die Telefonleitung teilt sich den IP-Anschluss nämlich mit sämtlichen anderen Online-Anwendungen. Bei starkem Datenverkehr, etwa wenn umfangreiche Dateien heruntergeladen oder Videokonferenzen abgehalten werden, schrumpft dadurch die gemeinsame Kapazität. Ein schnellerer DSL-Anschluss bringt Ihnen dann mehr Reserven. Im VDSL-Bereich (Very High Speed Digital Subscriber Line) sind dank der zur Verfügung stehenden bis zu 40 Megabit pro Sekunde im Upstream-Bereich theoretisch bis zu 400 gleichzeitige Telefonate möglich. Vodafone One Net Business versorgt Sie optimal – egal, ob Ihr Unternehmen ein bis neun, zehn bis 50 oder mehr Mitarbeiter hat.

Video: YouTube / Vodafone Deutschland

Von Kabeln, Routern und Telefonen

Die Umstellung auf die Telefonanlage aus der Cloud setzt neben ausreichender Bandbreite weitere Veränderungen voraus. Das bedeutet in erster Linie, dass Sie grundsätzlich keine Analog- oder ISDN-Verkabelung mehr benötigen. Stattdessen genügt ein Internetanschluss, den Sie direkt mit einem IP-fähigen Router verbinden, und an diesen wiederum die Telefone anschließen. Der Router muss dafür IP-fit sein und den Annex-J-Standard unterstützen. Ob dies der Fall ist, können Sie der Bedienungsanleitung Ihres Routers entnehmen.

Eine weitere Bbedingung für den Betrieb sind IP- beziehungsweise VoIP-fähige Endgeräte, also die Telefone. Das bedeutet allerdings nicht automatisch, dass Sie die bisher genutzten Apparate ausmustern müssen. Viele alte Modelle sowie klassische, im Unternehmen installierte Telefonanlagen („On-Premise“-Anlagen) für analoge oder ISDN-Anschlüsse lassen sich weiterhin mit der neuen Technik verwenden. Nämlich dann, wenn der Router über entsprechende Schnittstellen verfügt, was häufig der Fall ist. Dann können Sie zum Beispiel analoge, DECT- oder ISDN-Telefone mit den klassischen TAE-Dosen im Router verbinden.

Gibt es diese nicht oder nicht in ausreichender Anzahl, dann schließen Sie die alten Geräte an einen VoIP-Adapter (mit Buchsen im RJ-11-Format) an und verbinden ihn per Netzwerkkabel mit dem Router. Für ISDN-Telefonanlagen hingegen braucht der Router einen S0-Anschluss.

Traditionelle beziehungsweise On-Premise-Telefonanlagen jüngeren Datums unterstützen bereits die IP-Kommunikation und bringen entsprechende Schnittstellen mit – teils sogar die Integration in Mobilfunknetze. Doch merke: Bei den genannten Lösungen auf analoger und ISDN-Basis stehen Ihnen nicht alle Möglichkeiten des IP-Anschlusses zur Verfügung.

Anders sieht das mit modernen Apparaten aus, welche die IP-Signale aus der Cloud bereits ab Werk verstehen. Sie nehmen direkt und ohne weitere Adapter Kontakt zum Router auf und bieten praktisch sämtliche Möglichkeiten der IP-Technologie.

Telefonieren am PC oder Laptop: Das Softphone

IP-Telefonie geht allerdings auch ganz anders: mit einem Softphone. Wie der Begriff vermuten lässt, besitzt dieses keine eigene Hardware, sondern basiert auf einem Programm. Damit telefonieren Sie über Ihren PC, Laptop, Tablet oder Smartphone – entweder mit dessen eingebauten Mikrofonen und Lautsprechern oder mit einem Headset. Die Vorteile von Softphones gegenüber dedizierter Hardware sind:

  • Da keine physischen IP-Telefone angeschafft werden müssen, bietet Ihnen die Kommunikation per Software Kostenvorteile.
  • Ihre Mitarbeiter sind unabhängig von Zeit, Ort und Telefonanschlüssen. Es genügt eine Verbindung zum Internet per LAN oder WLAN.
  • Softphones sind außerordentlich vielseitig. Sie beherrschen beispielsweise die Click-2-Call-Funktion. Sie erlaubt es, im Browser angezeigte Rufnummern einfach mit einem Klick darauf anzuwählen. Und dank Instant Messaging ist die sofortige Nachrichtenübermittlung in Form von Texten, Bildern oder anderen Daten möglich. Übliche IP-Telefon-Hardware kann das nicht.
  • Die Anzahl von Nebenstellen lässt sich einfach per Mausklick erhöhen oder verringern.
Video: YouTube / Vodafone Deutschland

Zusammenfassung

  • Eine virtuelle Telefonanlage macht Hardware weitgehend überflüssig. Das spart Kosten.
  • Die IP-Technologie ist ausfall- und zukunftssicher.
  • Eine Cloud-Telefonanlage lässt sich für jeden Leistungsbedarf individuell anpassen.
  • Der Betrieb ist (eingeschränkt) auch mit alten analogen oder ISDN-Telefonen möglich.
  • IP-Telefone und vor allem Softphones schöpfen die Möglichkeiten eines IP-Anschlusses voll aus.
  • Die virtuelle Telefonanlage unterstützt auch mobile Geräte, ist problemlos skalierbar und reduziert Ihren On-Premise-Aufwand.

Die virtuelle Telefonanlage bietet ganz neue Formen der Kommunikation. Welche Möglichkeiten halten Sie für besonders sinnvoll in Ihrem unternehmerischen Alltag? Wir freuen uns über Ihren Kommentar.

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