Wie Zeitmanagment Ihnen hilft sich selbst zu Organisieren
Wie Zeitmanagment Ihnen hilft sich selbst zu Organisieren

Gutes Zeitmanagement – Zeit für mehr Business

Sich selbst zu organisieren, Arbeitsaufgaben zu priorisieren und die verfügbare Arbeitszeit entsprechend effizient aufzuteilen, fällt vielen schwer. Wir haben verschiedene Methoden zusammengetragen, die Ihnen helfen können, Ihren Arbeitstag effizienter zu gestalten. Und so Ihre Zeit sinnvoll zu nutzen.

Was Sie über Zeitmanagement wissen sollten
Was Sie über Zeitmanagement wissen sollten

Zeitmanagement - Das Wichtigste auf einen Blick

Optimales Zeitmanagement sorgt für mehr Zufriedenheit am Arbeitsplatz. Wir stellen Ihnen verschiedene Methoden vor.

Zeitmanagement – Das Wichtigste auf einen Blick

  • Prioritäten setzen ist das A und O. Sortieren Sie Aufgaben in 4 Kategorien: dringend und wichtig, nicht dringend aber wichtig, dringend und unwichtig, nicht dringend und nicht wichtig.
  • Planen Sie den Tag nach der Alpen-Methode: Aufgaben und Termine aufschreiben, Länge der Aktivität abschätzen, Pufferzeiten einplanen, Entscheidungen über Prioritäten, Nachkontrolle.
  • Sorgen Sie dafür, das Meetings effizient und produktiv ablaufen, eliminieren Sie Störquellen, sorgen Sie für Ordnung und besiegen Sie Ihren inneren Schweinehund.
Zeitmanagement – So machen Sie das Beste aus Ihrem Arbeitstag

Zeit ist Geld – diese Redewendung kennt jeder. Doch betrachtet man verschiedene Untersuchungen zum Thema Zeitmanagement zeigt sich schnell, wie unverantwortlich und verschwenderisch dennoch mit der Ressource Zeit umgegangen wird.

Mit Zeitmanagement gestalten Sie Ihre Arbeitszeit produktiver

Weltweit nahmen 38.000 Menschen an der Microsoft-Umfrage Microsoft Office Personal Productivity Challenge (PPC) teil – die Ergebnisse waren ernüchternd. Die befragten Büroangestellten gaben an, etwa ein Drittel ihrer Arbeitszeit unproduktiv zu sein. Bei näherer Betrachtung konnten als Grund dafür folgende Zeitfresser ermittelt werden: ineffektive Meetings, unklare Ziele und das Surfen im Internet. Die ermittelten Werte der Studie machen deutlich, dass es jede Menge Raum für eine positive Entwicklung und Steigerung der Effizienz am Arbeitsplatz gibt.

Beim Zeitmanagement geht es nicht darum, die Produktivität der Mitarbeiter auf Kosten des Arbeitsklimas zu steigern. Im Gegenteil: Optimales Zeitmanagement sorgt sogar für mehr Zufriedenheit am Arbeitsplatz. Denn mit dem richtigen Zeitmanagement weicht das unangenehme Gefühl, die Übersicht im Büroalltag zu verlieren. Zudem verringern klare Strukturen mit eindeutigen Arbeitseinheiten Zeitdruck und Stress. Ziel eines intelligenten Zeitmanagements ist es also, den Zeitdruck zu senken und die individuelle Leistungskraft optimal zu nutzen.

Anwesenheit ist nicht gleich Arbeitsleistung

Im Grunde ist der Begriff Zeitmanagement irreführend. Zeit an sich lässt sich nicht managen. Stattdessen bedeutet ein gutes Zeitmanagement, die zur Verfügung stehende Zeit möglichst effizient zu nutzen. Hartnäckig hält sich in vielen Unternehmen nach wie vor der Mythos, dass der Mitarbeiter, der am meisten Zeit am Arbeitsplatz verbringt, auch am erfolgreichsten und effektivsten arbeitet. Betrachtet man die Situation jedoch näher, zeigt sich, dass oft gerade derjenige, der mit vielen Überstunden glänzt, seine Arbeitszeit nicht notwendigerweise auch sinnvoll nutzt. Häufig sinkt die Leistung sogar mit höheren Arbeitszeiten. Studien, wie beispielsweise die OECD-Studie über Korrelation von Arbeitsstunden und Output, belegen, dass die Arbeitseffizienz bei einer Arbeitszeit von mehr als 50 Stunden pro Woche deutlich abnimmt. Hier ist ein Umdenken dringend notwendig.

Zeitmanagement Methoden: Sie haben die Qual der Wahl

Zeitmanagement Methoden gibt's viele. Hunderte Ratgeber wurden zu diesem Thema veröffentlicht. Doch welche Methode ist die Richtige? Um die passende für sich selbst zu finden, sollte man zunächst analysieren, wo die eigenen Schwächen beim Gestalten des Arbeitsalltags liegen. Nur so lässt sich die richtige Zeitmanagement Methode ermitteln, die zur eigenen Persönlichkeit und Veranlagung passt. Auch was die Eliminierung von Störfaktoren betrifft, ist Selbst-Analyse das Stichwort. Damit Sie Ihren persönlichen Zeitfressern auf die Spur kommen, empfiehlt es sich, für einige Tage ein minutiöses Arbeitsprotokoll zu führen. In ihm vermerken Sie zum einen Ihre Tätigkeiten, zum anderen aber auch Ablenkungen und unproduktive Zeitfenster. Analysieren Sie anschließend die Ergebnisse, um herauszufinden, wo Sie in Zukunft Zeit sparen können. Die folgenden Fragen können dabei helfen:

  • Neigen Sie zum Perfektionismus und investieren deswegen zu viel Zeit in nebensächliche Arbeitsschritte?
  • Lassen Sie sich leicht ablenken, sei es durch neue Infos, durch Ihr Mobiltelefon oder durch störende Kollegen?
  • Wollen Sie zu viel gleichzeitig und versuchen sich im Multitasking, ohne einzelne Aufgaben wirklich zu Ende zu führen?
  • Mangelt es Ihrem Arbeitstag an Struktur und herrscht Unklarheit über die Prioritäten Ihrer Aufgaben?
  • Fällt es Ihnen schwer Nein zu sagen und lassen Sie sich zu viele Aufgaben übertragen?
  • Planen Sie Ihren Arbeitstag regelmäßig und kennen Sie Ihre Stärken? Können Sie delegieren?
  • Beherrschen Sie Methoden der Stressreduzierung, um unter Zeitdruck nicht in die Stressfalle zu tappen?
  • Sind Sie offen dafür, neue Methoden des Zeitmanagements im Alltag auszuprobieren?

Ach du liebe Zeit! – Zeitmanagement-Methoden im Einzelnen

Eine einfache und gleichzeitig auch ausgesprochen effektive Zeitmanagement-Methode ist es, zu Beginn des Arbeitstages seinen Tag zu planen. Wer maximal 10 Minuten Zeit investiert, um den bevorstehenden Tag zu strukturieren und zu planen, spart durchschnittlich eine volle Stunde Arbeitszeit. Ein ebenfalls leicht in den Arbeitsalltag integrierbares Mittel des Zeitmanagements ist es, sich Notizen zu machen. Was Sie sich notiert haben, brauchen Sie schließlich nicht im Kopf zu haben. So können Sie sich auf die wirklich wichtigen Aufgaben konzentrieren und fokussieren.

Neben der klassischen To-do-Liste ist auch die Not-to-do-Liste ein nützliches Tool. Entscheiden Sie, welche Aufgaben Sie vernachlässigen und aus Ihrem Zeitplan streichen können. So nehmen Sie typische Zeitfresser bewusster wahr und können diese gezielt eliminieren. Neben den selbst angefertigten Listen gibt's viele digitale Tools und Apps für das Büro. Sie helfen Ihnen, sich selbst zu managen und Ihre Arbeitszeit zu strukturieren. Prioritäten zu setzen ist ebenfalls ein entscheidender Faktor beim Zeitmanagement. Hier kann die Eisenhower-Matrix helfen, mehr Klarheit in den Aufgabendschungel zu bringen. Bei dieser Methode sortieren Sie Ihre Aufgaben in folgende Kategorien:

  • Dringend und wichtig: Sofort selbst erledigen
  • Wichtig und nicht dringend: Terminieren und selbst erledigen
  • Dringend und unwichtig: An kompetente Mitarbeiter delegieren
  • Nicht dringend und nicht wichtig: nicht bearbeiten/Papierkorb

GTD (Getting Things Done) ist eine Methode des Selbstmanagements nach David Allen. Sämtliche Aufgaben werden hier in einem Verwaltungssystem notiert und nach Dringlichkeit bewertet. Diese Methode ist relativ komplex und wird in Büchern und Schulungen vermittelt.

Die ALPEN-Methode liefert Ihnen fünf Kategorien für Ihre Tagesplanung:

  • Aufgaben und Termine aufschreiben
  • Länge der Aktivitäten abschätzen
  • Pufferzeiten einplanen
  • Entscheidung über Prioritäten
  • Nachkontrolle

Für welche Methode Sie sich entscheiden, bleibt Ihnen überlassen. Sämtliche Methoden haben ein gemeinsames Ziel: sie sollen mehr Struktur in Ihren Arbeitsalltag bringen. So nehmen Sie Ihre Aufgaben gezielter in Angriff, eliminieren zeitraubende Störfaktoren und können auf Dauer Zeit und Nerven sparen.

Zusammengefasst: Zeitmanagement-Tipps für den Alltag 

  1. Unproduktive Meetings gehören zu den größten Zeitfressern im Büroalltag. Behalten Sie im Blick, wie produktiv und effizient Ihre Meetings sind und optimieren Sie sie wenn nötig.
  2. Setzen Sie sich Ziele und unterteilen Sie sie in Teilziele. Das stärkt die Motivation und macht Erfolge leichter nachvollziehbar.
  3. Schaffen Sie Arbeitsblöcke, statt von einem Thema zum nächsten zu springen. Erledigen Sie Aufgaben wie Anrufe, Mails oder Routineaufgaben wann immer möglich gebündelt. Monotasking statt Multitasking macht Sie konzentrierter und sorgt für stressärmeres Arbeiten.
  4. Planen Sie Pausen ein. Bewegung und frische Luft lassen Sie erfrischt und mit neuer Energie an Ihre Aufgaben herangehen.
  5. Lernen Sie, Grenzen zu setzen und Nein zu sagen. So schaffen Sie auch Ihr Arbeitsvolumen.
  6. Schließen Sie Störungen aus und reduzieren Sie Ablenkungen. Schirmen Sie sich möglichst gut gegen Geräusche und Unterbrechungen ab. So können Sie sich ganz auf Ihre Arbeit fokussieren.
  7. Zähmen Sie Ihren inneren Schweinehund. Schieben Sie unangenehme Aufgaben nicht auf die lange Bank, sondern erledigen Sie sie sofort.
  8. Nutzen Sie Ihre produktiven Hochphasen. Finden Sie heraus, wann Sie besonders leistungsfähig sind. Planen Sie Ihren Tag entsprechend. Für viele Menschen liegt dieses Zeitfenster etwa zwischen 10 und 12 Uhr vormittags.
  9. Eliminieren Sie Zeitfresser und sorgen Sie für funktionstüchtige Werkzeuge. Sitzen Sie an einem langsamen Rechner, lässt Ihr Ordnungssystem zu wünschen übrig oder beherrschen Sie das 10-Finger-System nicht? Das lässt sich ändern und spart Tag für Tag Zeit.

 

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