Gute Ordnungssysteme sorgen für Platz und eine entspannte Arbeitsatmosphäre
Gute Ordnungssysteme sorgen für Platz und eine entspannte Arbeitsatmosphäre

Ordnungssysteme im Büro

Funktionierende Ordnungssysteme im Büro schaffen Platz. Sie ersparen Zeit und schaffen eine entspanntere und aufgeräumtere Arbeitsatmosphäre. Mit nur ein paar einfachen Regeln erzielen Sie sichtbare und spürbare Erfolge. Und reduzieren im Handumdrehen den unterbewussten Stress, den Unordnung auslösen kann.

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Ein aufgeräumter Arbeitsplatz erhöht die Produktivität
Ein aufgeräumter Arbeitsplatz erhöht die Produktivität

Ordnungssysteme im Büro - Das Wichtigste auf einen Blick

Ordnung ist sowohl für Mitarbeiter als auch für Arbeitgeber wichtig. Denn ein aufgeräumter Arbeitsplatz sorgt für erhöhte Produktivität.

Ordnungssyteme - Das sollten Sie wissen

  • Studien belegen: Schreibtisch-Ordnungssysteme bewirken Wunder. Tatsächlich besteht ein unmittelbarer Zusammenhang zwischen der Arbeitseffizienz und der Ordnung am Arbeitsplatz.
  • Utensilien sollten feste Plätze auf dem Tisch bekommen, nach Gebrauchshäufigkeit kategorisiert und regelmäßig aussortiert werden.
  • Die Faktoren Übersichtlichkeit, Nachvollziehbarkeit, Einheitlichkeit und Schnelligkeit sollten auch die Ordnung am digitalen Arbeitsplatz bestimmen.
Ordnungssysteme für ein effizientes und angenehmes Arbeitsklima im Büro

Meterhohe Aktenstapel auf dem Schreibtisch. Ein Bildschirm, der unter einer Vielzahl verschiedenfarbiger Post-Its kaum noch zu sehen ist. Und ein Haufen ausgetrockneter Kugelschreiber, in deren Masse die funktionierenden Stifte verschwinden. Ihr Arbeitsplatz? 

Gute Ordnungssysteme sorgen für einen aufgeräumten und ordentlichen Arbeitsplatz

Damit sind Sie nicht allein: Das papierlose Büro hat sich noch lange nicht durchgesetzt. Auch im digitalen Zeitalter beherrscht die Zettelwirtschaft einen Großteil der deutschen Büroschreibtische. Feste Ordnungssysteme, wie sie in Fabriken inzwischen gang und gäbe sind, sind in Büroräumen nach wie vor die Seltenheit. Dabei kann ein aufgeräumter und ordentlicher Arbeitsplatz für Arbeitgeber und Arbeitnehmer von großem Vorteil sein.

Studien belegen: ein Schreibtisch-Ordnungssystem wirkt Wunder

Einer bundesweiten Studie der Büromarktkette Staples zufolge empfinden 72 % der befragten Büroangestellten die Arbeit in einem aufgeräumten Büro als wesentlich effizienter und auch als angenehmer. "Man findet schneller, was man sucht, wirft nicht versehentlich Dinge weg, hat mehr Bewegungsspielraum usw.", erklärt Joseph Redden, Marketing-Professor an der Carlson School of Management. Was den Zusammenhang zwischen Arbeitseffizienz und Ordnung betrifft, liefert auch eine Studie des Stuttgarter Fraunhofer-Instituts interessante Ergebnisse. Rund 10 % der Arbeitszeit wird demzufolge durch "überflüssige oder fehlende Arbeitsmaterialien" sowie "ständiges Suchen nach dem richtigen Dokument in chaotischen Dateiverzeichnissen" vergeudet.

Aus diesem Grund sind feste Ordnungssysteme im Büro vor allem aus Arbeitgeber- aber auch aus Arbeitnehmersicht von großer Bedeutung. Dem Management-Fachbuch-Autor Herman Scherer zufolge können mit einem ordentlichen Schreibtisch "bis zu 20 %" höhere Gewinne erzielt werden. Auch Selbstständige sollten in Anbetracht dieser Zahl ihrem Büro-Chaos ein Ende setzen und in Zukunft der Ordnung auf dem Schreibtisch eine höhere Priorität einräumen. Das gilt natürlich auch dann, wenn Sie vorwiegend im Home Office arbeiten. Besonders hier verleitet die enge Verknüpfung von Arbeit und Privatleben zu Unordnung und dem allseits bekannten "kreativen Chaos".

Aufräum-Tipps und Tricks für mehr Ordnung auf dem Schreibtisch

Entsprechen auch Sie dem Menschentypus, den Jürgen Kurz, Geschäftsführer der Beratungsfirma tempus, treffend als "Volltischler" bezeichnet? Dann sollten Sie vielleicht Ihr Schreibtisch-Ordnungssystem überdenken und durch mehr Ordnung für mehr Effizienz am Arbeitsplatz sorgen. Wir verraten Ihnen, wie Sie mit einem optimierten Ordnungssystem im Büro und ein wenig Selbstdisziplin vom "Volltischler" zum "Leertischler" werden.

  1. Legen Sie feste Plätze für sämtliche Arbeitsutensilien fest
    Wenn jeder Gegenstand in Ihrem Büro einen festen Platz zugewiesen bekommt, entfällt die lästige Sucherei nach Locher, Textmarker, Büroklammern und Co. Entscheidend ist, dass Sie alles nach dem Gebrauch wieder an den jeweiligen Platz zurücklegen – "kurz liegen lassen" ist hier leider ein No-Go.
  2. Sortieren Sie Ihre Arbeitsutensilien nach Gebrauchshäufigkeit
    Dinge, die Sie während der Arbeit häufig brauchen, sollten Sie in unmittelbarer Reichweite aufbewahren (Griffbereich). Je seltener Sie einen Gegenstand benutzen, desto weiter entfernt darf er liegen (Holbereich).
  3. Lernen Sie zu selektieren und wegzuschmeißen
    Ordnung ist eng verwandt mit Selektion. Verabschieden Sie sich von der "Messi-Haltung" und werfen Sie Dinge, die Sie nicht brauchen, weg. Das gleiche gilt auch für die Ablage: Eine regelmäßiges "Entrümpeln" ist hier Pflicht.
  4. Nutzen Sie ein Notizbuch
    Legen Sie sich eine Kladde oder eine Abreißunterlage zu. Hier können Sie To-Dos, Telefonnummern und E-Mail-Adressen aufschreiben. Und sorgen so für mehr Übersicht und vermeiden zugleich ein Zettelchaos.
  5. Setzen Sie dem ewigen Kampf gegen Kabelsalat ein Ende
    Wenn Sie sich permanent im Kabelsalat verheddern, ist es an der Zeit, über eine Lösung nachzudenken. Binden Sie z.B. sämtliche Kabel in Bündeln zusammen. Alle anderen können Sie gebündelt in einer Schublade oder einem Karton aufbewahren.
  6. Richten Sie ein übersichtliches Ablagesystem ein
    Mit einem guten Ablagesystem hat das Chaos keine Chance. Achten Sie dabei vor allem auf Übersichtlichkeit, Einheitlichkeit und Ordnung.
  7. Verlassen Sie abends immer einen leeren Schreibtisch
    Machen Sie es sich zur Gewohnheit, Ihren Schreibtisch am Ende des Arbeitstags kurz aufzuräumen. Wenn Sie morgens an einen leeren und ordentlichen Arbeitsplatz kommen, steigt Ihre Motivation. In gemeinsam genutzten Büros danken es Ihnen außerdem die Kollegen. Und nehmen sich möglicherweise ein Beispiel.

Unordnung ist auch am virtuellen Arbeitsplatz zu vermeiden

In Zeiten der Digitalisierung betrifft "Unordnung am Arbeitsplatz" häufig auch den virtuellen Schreibtisch. Dr. Josef Wigger, der Kurse und Seminare zum bekannten 5S-Ordnungssystem leitet, meint: "Die Unordnung ist nicht nur auf dem Schreibtisch oder in den Schränken. Das Chaos ist auch auf dem Computer und den Laufwerken". Das Datenchaos im Büro-PC sollte mit derselben Wichtigkeit behandelt werden, wie das Zettelchaos auf dem Schreibtisch, so Wigger. Schließlich stellt der Computer mittlerweile das wichtigste Gerät in so gut wie jedem Bürojob dar.

Eine unübersichtliche Icon-Flut auf dem Desktop. Beliebig abgelegte Dokumente. Eine fehlende Ordnerstruktur. Und unklare Dateinamen sind nur einige der Symptome, die für einen richtigen "Computer-Chaoten" sprechen. Die Suche nach Dokumenten in diesem Daten-Durcheinander ist dann nicht nur für Kollegen, sondern oft genug auch für den Inhaber selbst eine zeitintensive Herausforderung. Um ein solches Datenchaos zu vermeiden, nehmen Sie sich Zeit für ein übersichtliches Ablagesystem. Dieses Ordnungssystem sollte 4 Eigenschaften aufweisen:

  • Übersichtlichkeit: Sorgen Sie dafür, dass Sie die Ordnerstruktur auf Ihrem PC mit einem Blick und ohne langes Suchen erfassen können.
  • Nachvollziehbarkeit: Auch Kollegen sollten sich bestenfalls in Ihrem Ablagesystem zurechtfinden können.
  • Schnelligkeit: Generell gilt hier die "3-Klick-Regel". Das heißt, jede Datei sollte möglichst mit nur 3 Klicks zu erreichen sein. 
  • Einheitlichkeit: Mit einer einheitlichen Benennung der Ordner und Unterordner und einer klaren Sortierung Ihrer Dokumente verringern Sie Suchzeiten und Missverständnisse erheblich.

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Gute Ordnungssysteme im Büro benötigen ein gutes Ablagesystem Gute Ordnungssysteme im Büro benötigen ein gutes Ablagesystem

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