Nenn es nicht Traum oder Idee. Nenn es Plan.
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Ein häusliches Arbeitszimmer – individuell und zweckmäßig

Wenn es darum geht den Arbeitsplatz zuhause einzurichten, haben Sie einen großen Vorteil: den kreativen Freiraum. Wenn Sie die Wand also grün gestrichen oder Ihre Kakteensammlung aufgestellt haben möchten, wird Ihnen niemand reinreden. Sie können sich frei entfalten. Allerdings sollten Sie einige Dinge beachten, damit der häusliche Arbeitsplatz Ihnen nicht nur gefällt, sondern auch gesundheitliche und finanzielle Aspekte berücksichtigt.

Für ein häusliches Arbeitszimmer benötigen Sie die richtige Ausstattung
Für ein häusliches Arbeitszimmer benötigen Sie die richtige Ausstattung

Arbeitsplatz einrichten – Das Wichtigste auf einen Blick

Gesundheitliche, rechtliche und steuerliche Aspekte gilt es im Heimbüro zu beachten – so geht's.

Das sollten Sie wissen

  • Investitionen in gute Schreibtischstühle und -tische zahlen sich ebenso aus, wie die korrekte Einstellung des Bildschirms und ein Wechsel aus Sitzen, Stehen und Gehen.
  • Die Mischung aus Wohlfühl-Ambiente und -Struktur entscheidet über die Produktivität am heimischen Arbeitsplatz. Aber, Ordnung muss sein: Interna immer sicher wegsortieren.
  • Das häusliche Arbeitszimmer lässt sich meist steuerlich absetzen. Die Einrichtung wird häufig auch vom Arbeitgeber bezahlt – er trägt auch in der Regel die Verantwortung für einen gesunden Arbeitsplatz.
Die Einrichtung des häuslichen Arbeitszimmers: Ergonomie, Steuern und Co.

Ein schickes Arbeitszimmer einrichten – ab ins Möbelhaus und los geht's. Ganz so einfach ist es nicht. Bei der Gestaltung des Home-Office-Arbeitsplatzes sollten Sie einige Punkte beachten.

Ein häusliches Arbeitszimmers erfordert auch die Einhaltung von rechtlichen und steuerlichen Aspekten

Neben den offensichtlichen optischen und gesundheitlichen Faktoren gibt es auch rechtliche und steuerliche Aspekte, die Sie bei der Einrichtung Ihres häuslichen Arbeitszimmers einfließen lassen müssen.

Ergonomisches Arbeiten hält fit

Wer im Büro arbeitet, verbringt durchschnittlich 80.000 Stunden seines Lebens im Sitzen. 80 % der chronischen Rückenschmerzen finden ihren Ursprung ebenfalls im Sitzen und dem fehlenden Ausgleich. Wer viel sitzt, sollte dabei zumindest auf eine einwandfreie Haltung achten und häufiger die Position wechseln. Ein Grund mehr, bei der Einrichtung des häuslichen Arbeitszimmers an die eigene Gesundheit zu denken. Und vielleicht etwas mehr Geld in ergonomische Büromöbel zu investieren.

Sinnvoll ist z.B. die Arbeit an einem leicht höhenverstellbaren Schreibtisch. Das bringt einen entscheidenden Vorteil mit sich: Im Laufe des Tages können Sie zwischen der Arbeit im Sitzen und im Stehen variieren. Die Faustformel für einen rückenfreundlichen Arbeitstag lautet Medizinern zufolge: 60 % dynamisches Sitzen, 30 % Stehen und 10 % Umherlaufen.

Ein dynamischer, drehbarer Bürostuhl mit beweglicher Rückenlehne sorgt zusätzlich für ständige Bewegung. Er hält die Wirbelsäule fit und schützt darüber hinaus vor Verspannungen. Auch sogenannte Balancekissen oder Keilkissen können sinnvoll sein. Sie sind aber nicht für jeden geeignet. Fragen Sie besser Ihren Orthopäden oder Physiotherapeuten.

Achten Sie beim Sitzen darauf, dass der Winkel Ihrer Beine 90 Grad zwischen Stuhl und Boden beträgt. Ebenso bilden die Unterarme, wenn sie auf dem Tisch aufliegen, im Idealfall einen 90-Grad-Winkel zu den Oberarmen. Achten Sie beim aufrechten Sitzen zudem darauf, dass die Oberkante des Bildschirms auf Höhe der Augen ist. Die Unterkante des Bildschirms sollte einen Abstand von ca. 60 Zentimetern Luftlinie zu den Augen haben. Mit dieser Anordnung und Position kommt es nicht so schnell zu Verspannungen im Nacken- und Schulterbereich.

Einrichtungs-Tipp: Platzieren Sie Ihren Papierkorb nicht direkt unter oder neben dem Schreibtisch. Sondern in einer anderen Ecke im Raum. So sind Sie zwischendurch gezwungen aufzustehen. Aber nicht schummeln und werfen. Und: Telefonieren Sie im Stehen oder Gehen. Das ist gut für Rücken und Kreislauf.

Im gegenseitigen Einverständnis kann es sinnvoll sein, dem Arbeitgeber Zugangs- und Kontrollrechte zum Home-Office-Arbeitsplatz einzuräumen. So ist die gesundheitliche Unbedenklichkeit des Arbeitsplatzes eher gewährleistet.

Ordnung muss sein – erst recht im Home Office

Zuhause kann man sein kreatives Chaos ausleben? Eher nein. Zumindest nicht, wenn das bedeutet, alles offen rumliegen zu lassen. Wer sich ein Heimbüro einrichtet, ist gegenüber seinem Arbeitgeber verpflichtet, vertrauliche Unterlagen so abzulegen, dass sie für niemand anderen zugänglich sind. Ein abschließbarer Rollcontainer mit geordnetem Ablagesystem ist sinnvoll und gewährleistet den Verschluss vertraulicher Papiere und Daten. Auch der Arbeits-PC sollte durch ein Passwort geschützt sein. Hier geht es weniger um Misstrauen gegenüber Mitbewohnern oder Besuchern. Es geht vielmehr um die Vertrauensbasis zwischen Chef und Mitarbeitern.

Kreativität im häuslichen Arbeitszimmer

Bei all der Ordnung und Geheimniskrämerei vergessen Sie nicht: Das häusliche Arbeitszimmer sollte immer auch das mögliche Maximum an Wohlfühl-Ambiente ausstrahlen. Nur wer sich wohlfühlt, bringt Top-Leistungen. Hier können Farben, Pflanzen, Bilder oder auch Düfte helfen, das häusliche Arbeitszimmer möglichst gemütlich zu machen.

Zuhause können Sie alle Ihre Büro-Einrichtungsideen ausleben. Am besten immer unter Beachtung der Ergonomie. Optisch gefallen muss es ja nur Ihnen. Investieren Sie in eine schöne Lampe mit angenehmem Licht. Das hält Sie wach und wirkt sich positiv auf Ihr Wohlbefinden aus. Geeignete Pflanzen machen das Büro-Klima besser. Sie sorgen für eine höhere Luftfeuchtigkeit. Das vermeidet Trockenheit von Haut, Augen und Hals. Achten Sie immer auf eine gute Pflege Ihrer Büro-Pflanzen. Pilzbefall ist nämlich alles andere als gesund – auch für das Klima im Home Office.

Die Finanzierungsfrage – wer zahlt eigentlich?

Grundsätzlich müssen Unternehmen ihren Mitarbeitern die notwendigen Arbeitsmittel am Arbeitsplatz zur Verfügung stellen. Das kann in bestimmten Fällen auch für das häusliche Arbeitszimmer gelten. Zu den notwendigen Arbeitsmitteln zählen je nach Tätigkeitsbereich z.B. Büromöbel, Telefone, Computer oder Schreibmaterialien. Ob der Arbeitnehmer ein Anrecht auf Bezuschussung hat, ist wie immer stark vom Einzelfall abhängig. Ist die Haupttätigkeit des Arbeitnehmers vorrangig das Telefonieren, führt das vermutlich nicht zu einem Erstattungsanspruch für Büromöbel gegenüber dem Arbeitgeber.

Sollten durch die Nutzung des Home-Office-Arbeitsplatzes laufende Kosten entstehen, z.B. Miete, Internet oder Telefon, ist der Arbeitgeber in der Regel nicht verpflichtet, sie zu ersetzen. Wenn jedoch hauptsächlich aus dem Home Office heraus gearbeitet wird, ist es üblich, eine gewisse Aufwandsentschädigung hierfür zu zahlen. Am sinnvollsten ist, ein offenes Gespräch zu führen und vorab zu regeln, welche Kosten vom Arbeitgeber und welche vom Arbeitnehmer getragen werden. Am besten schriftlich. Denn so kommt es später nicht zu Missverständnissen.

Übrigens: Für gewöhnlich gilt der Weg ins Unternehmen nicht als bezahlte Arbeitszeit. Ruft der Chef seinen Mitarbeiter allerdings am Home-Office-Tag ins Büro, gelten An- und Abfahrt als bezahlte Arbeitszeit.

Strom, Miete, Einrichtung: Steuerliche Vorteile des Home Office

Kann ich mein Arbeitszimmer von der Steuer absetzen? Wie so oft lautet die Antwort: Es kommt drauf an. Im Wesentlichen hängt vieles davon ab, wie viele Stunden Sie tatsächlich von zuhause aus arbeiten. Und ob Sie im Unternehmen theoretisch einen Schreibtisch besitzen. Wenn das Unternehmen keinen Arbeitsplatz zur Verfügung stellt, können jährlich maximal 1.250 Euro fürs häusliche Arbeitszimmer abgesetzt werden. Das Finanzamt erkennt die Kosten für die Einrichtung des Heimbüros, sowie Strom und Miete aber nur an, wenn der Raum einzig der beruflichen Nutzung dient. Wer seinen Arbeitsplatz im Wohnzimmer hat, profitiert folglich nicht von steuerlichen Erleichterungen.

Künstler oder freie Journalisten, die nur von zuhause aus arbeiten, können ihre Kosten unbegrenzt von der Steuer absetzen. Voraussetzung ist auch hier, dass das Arbeitszimmer als ausschließlicher Platz zur Ausübung der beruflichen Tätigkeit dient.

Einrichtungsgegenstände wie Schreibtisch und Schreibtischstuhl können in voller Höhe beim Finanzamt eingereicht werden. Miete, Strom und Heizung müssen beim Home-Office-Arbeitsplatz anteilig berechnet werden. Hier gilt die Formel: Fläche des Arbeitszimmers / Gesamtwohnfläche der Wohnung x 100 = Arbeitszimmeranteil in %.

Wichtig: Home-Office-Steuern können Sie nur absetzen, wenn das häusliche Arbeitszimmer nicht schon von Ihrem Arbeitgeber finanziert wird. Das gilt allerdings nicht für Hard- und Software für den Home-Office-Arbeitsplatz. Hierbei handelt es sich um steuerfreie Zusatzleistungen. Der Zuschuss vom Chef darf also unbegrenzt hoch sein. Sind die Geräte Eigentum der Firma und als Leihgabe im Home Office, dürfen sie – zumindest steuerrechtlich – auch privat genutzt werden. Meistens wird das aber vertraglich durch den Arbeitgeber ausgeschlossen.

Die Versicherung im häuslichen Arbeitszimmer

Egal ob im Home Office oder bei der Arbeit im mobilen Büro: Während der Arbeitszeit gilt der Schutz der gesetzlichen Unfallversicherung. Damit sind dienstliche Tätigkeiten im Arbeitszimmer genauso versichert, wie Arbeitswege zu Kunden oder in die Firma. Verletzen Sie sich auf dem Weg vom häuslichen Arbeitszimmer zur privaten Küche, liegt allerdings kein Wegeunfall vor. Denn Arbeitswege gelten erst ab der Haustür des Wohngebäudes. Wer also auf dem Weg zur Kaffeemaschine ausrutscht, ist zuhause nicht unfallversichert.

VPN, MDM und VPC: Die technische Komponente des Home Office

Richten Sie sich einen VPN-Zugang ein. Das ermöglicht Ihnen einen sicheren Zugriff auf Ihren Bürorechner von zuhause aus. Durch VPNs (Virtual Private Network) werden private, nicht öffentlich zugängliche Netzwerke über einen öffentlichen Kanal abgebildet. Die Kommunikation über die Verbindung ist dank Verschlüsselung sehr sicher. VPNs dienen der Sicherheit und Abschottung des Unternehmensnetzwerks gegenüber Dritten. Informieren Sie sich am besten bei einem IT-Spezialisten, wie Sie die VPN-Verbindung zum Unternehmensnetzwerk aus dem Home Office heraus herstellen können.

Ein ähnliches Verfahren nutzen sogenannte Virtual Private Clouds (VPC). Sie bieten eine sichere Datenübertragung zwischen Mitarbeitern im Home Office und dem Unternehmen übers öffentliche Internet. So wird garantiert, dass Daten trotz der heimischen Internet-Verbindung geschützt bleiben.

Hilfreich sind auch sogenannte MDM-Software-Anwendungen. Sie sorgen dafür, dass registrierte Geräte automatisch mit den entsprechenden Einstellungen und E-Mail-Profilen des Unternehmens konfiguriert werden. So müssen z.B. VPN-Verbindungen nicht jedes Mal manuell hergestellt werden, sondern werden automatisch erstellt. Darüber hinaus werden Unternehmenspasswörter in einer sicheren Cloud gespeichert.

Alles auf einen Blick:

  • Der Gesundheit und insbesondere dem Rücken zuliebe lohnt es sich, in ergonomische, dynamische Büromöbel zu investieren. Wechseln Sie die Arbeitspositionen Sitzen, Stehen und Gehen im Laufe des Tages so häufig wie möglich.
  • Achten Sie auf die optimale Anordnung von Bildschirm und Tastatur. Das fördert eine gute Haltung. Und vermeidet Verspannungen.
  • Vertrauliche Unterlagen dürfen auch im Home Office nicht offen herum liegen. Schließen Sie sie besser ein.
  • Wie Sie Ihr Home Office einrichten und gestalten ist grundsätzlich Ihnen überlassen.
  • Hinsichtlich der Finanzierung empfiehlt sich ein offenes Gespräch zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber. Klären Sie, welche Kosten von wem übernommen und welche Arbeitsmittel zur Verfügung gestellt werden.
  • Um den häuslichen Arbeitsplatz steuerlich geltend machen zu können, darf er natürlich nicht vom Arbeitgeber finanziert oder bezuschusst werden. Außerdem muss der Home-Office-Raum ausschließlich zu beruflichen Zwecken genutzt werden
  • Die gesetzliche Unfallversicherung greift erst hinter der Haustür – passieren Unfälle in den eigenen 4 Wänden, ist das nicht versichert.
  • Achten Sie auf ausgereifte und sichere Technik in Ihrem Heimbüro. So schützen Sie vertrauliche Daten vor Dritten.
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