Microsoft Viva verfügt wie bereits erwähnt über vier Hauptkomponenten. Diese sind:
Viva Topics: KI-basiertes Wissensmanagement und automatische Organisation von Inhalten
Viva Insights: Liefert Analysen und tiefere Einblicke, geeignet für Mitarbeitende und Führungskräfte
Viva Connections: Das Mitarbeiterportal für personalisierte Informationen sowie
Viva Learning: Für den Zugang zu Lerninhalten und Weiterbildungsmöglichkeiten
Die vier Funktionen sind im seitlichen Dashboard von Microsoft Teams hinterlegt, welches als zentraler „Zugangspunkt“ für alle verfügbaren Module dient. Im Einzelnen bieten die vier Komponenten von Microsoft Viva die folgenden Funktionen: Viva Topics
Das Leitmotiv für die Entwicklung von Viva Topics lässt sich kurz zusammenfassen: Finden statt Suchen. Viva Topics nutzt Mechanismen der künstlichen Intelligenz, um automatisch relevante Informationen und Inhalte in einer Vielzahl von Quellen wie Dokumenten, E-Mails oder Chats zu identifizieren. Auf dieser Basis erstellt Viva Topics thematische Links sowie übersichtliche Wissenskarten zu bestimmten Themen. Die Mitarbeiter:innen können diese Karten aufrufen, um schnell auf relevantes Wissen zuzugreifen und ihre Arbeit effizienter zu erledigen. Viva Topics könnte man als eine unternehmensinterne „Wiki-Lösung“ bezeichnen. Sie bündelt das hauseigene Fach- und Expertenwissen und dient der Informationsverteilung und dem Wissensmanagement.
Microsoft selbst bezeichnet Viva Topics sogar als ein „Wikipedia mit KI-Superkräften“. Unternehmensweite Inhalte und Fachwissen werden automatisch auch in relevante Kategorien wie „Projekte“, „Produkte“, „Prozesse“ oder „Kunden“ eingeordnet. Dies soll zu drastischen Zeit- und Kosteneinsparungen führen. Nach eigenen Untersuchungen von Microsoft verbringen Menschen ohne eine Lösung wie Viva durchschnittlich sieben Wochen im Jahr mit der Suche nach oder der wiederholten Eingabe von Informationen.
Viva Insights
Viva Insights wurde entwickelt, um Einblicke in die Produktivität und das Wohlbefinden der Mitarbeitenden zu geben. Viva Insights lässt sich in Microsoft Teams und andere Microsoft 365-Anwendungen integrieren und soll Mitarbeiter:innen helfen, ihre eigenen Arbeitsgewohnheiten besser zu verstehen und anzupassen. Zu diesem Zweck liefert Viva Insights Daten und Analysen zu Arbeitsmustern, Besprechungszeiten, Konzentrationszeiten und mehr. Die Suite bietet auch Empfehlungen und Werkzeuge, um gesunde Arbeitsgewohnheiten zu fördern und möglichen Burnouts vorzubeugen. Das Hauptaugenmerk der Insights-Komponente liegt somit auf der Mitarbeiterzufriedenheit sowie der Verbesserung des Zeitmanagements und der Optimierung der Arbeitsweise.
Nicht nur die Mitarbeiter:innen können von den Daten profitieren. Viva Insights bietet auch einen Überblick für das Management und die direkten Vorgesetzten. Die Ansicht für Vorgesetzte und Management lässt Einblicke in die Aktivitätsmuster und Rückschlüsse auf drohende Stresssituationen zu, so dass ein Gegenlenken rechtzeitig möglich wird. Um dabei den Datenschutz zu gewährleisten, sind persönliche Einblicke nur für autorisierte und entsprechend eingeloggte Nutzer:innen verfügbar.
Das Modul enthält sehr praktische Tipps, wie Mitarbeiter:innen ihre Selbstorganisation verbessern können, z. B. durch die Einrichtung einer Fokuszeit, in der sie so wenig wie möglich gestört werden und eingehende Informationen auf ein Minimum an relevanten Informationen reduziert werden. Zu den weiteren Funktionen gehört auch eine aktive Pause, bei der Mitarbeitende angehalten werden, in stressigen Situationen zwischendurch Atemübungen zu machen. Dies soll Überlastung, eine Erhöhung der Fehlerquote oder gar Burnout sowie lange Fehlzeiten verhindern.