Cloud-Telefonanlage: Vorteile, technische Grundlagen und Tipps zur Umsetzung

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Datum 24.03.2020
Lesezeit 7 Min.

Cloud-Telefonanlage: Vorteile, technische Grundlagen und Tipps zur Umsetzung

Die fernmündliche Verständigung ist und bleibt wichtig. Was sich aber ändert, ist die Technik dahinter. Virtuelle Cloud-Telefonanlagen auf IP-Basis sind heute das Maß der Dinge – zukunftssicher, vielseitig und quasi immer dabei. Welche Technik dahinter steckt, welche Vorteile Voice-over-IP mit sich bringt und wie Sie auf Cloud-Telefonie umrüsten, erfahren Sie hier.

Kennen Sie das? Zurück vom Kundentermin zeigt das Bürotelefon schon sechs verpasste Anrufe und der neue Geschäftspartner konnte Sie weder unterwegs noch im Home-Office erreichen. Bei mehreren Standorten, zunehmenden Außeneinsätzen und flexiblen Arbeitszeitmodellen kann die klassische Telefonanlage eben oft nicht mithalten. Den Anforderungen dieses flexiblen Geschäftsalltags wird eine virtuelle Kommunikationslösung hingegen ohne Einschränkungen gerecht. Die Vorteile des Mobilfunks und online-basierter Collaboration-Tools kombiniert eine virtuelle Telefonanlage mit den bekannten Funktionen der herkömmlichen Telefonanlage.


Cloud-Telefonanlagen: Das steckt dahinter

Das analoge Vermittlungsnetz für Telefonate ist in Deutschland längst Geschichte. Seit 1997 verbindet hierzulande eine digitale Infrastruktur die Gesprächspartner miteinander. Und natürlich ist die Entwicklung nicht stehengeblieben. Heutiger Stand der Technik sind Verbindungen per IP-Anschluss. Damit laufen Sprache und Informationen als Datenpakete über das Internet. Zugleich sind viel mehr Kommunikationsanwendungen und damit effektiveres Arbeiten möglich. Die ideale Schaltzentrale dafür ist eine virtuelle Telefonanlage. Sie schöpft das gesamte Potenzial der IP-Anschlüsse aus, die Vodafone übrigens schon seit 2007 anbietet.

Eine virtuelle Telefonanlage basiert nicht auf klassischer Hardware, sondern existiert in der Cloud als Programm. Bei One Net Business läuft sie auf den Servern von Vodafone als „Software as a Service“ (SaaS). In Ihrem Unternehmen steht also nach der vollständigen Umstellung auf Voice-over-IP (VoIP) kein physisches Vermittlungssystem mehr. Und Sie brauchen sich auch nicht um den Betrieb oder die Wartung zu kümmern. Stattdessen wird die gesamte Funktionalität von Vodafone bereitgestellt und auch mit Updates versorgt. Das Beste: Sämtliche Mitarbeiter tauschen sich jederzeit geräteübergreifend und standortunabhängig im Dialog oder in Gruppen sowie mit Geschäftspartnern und Kunden aus. Und das mit einem Datenschutz auf höchstem Niveau.

Die wichtigsten Vorteile von IP-Telefonie im Überblick

Jederzeit und überall erreichbar: Voice-over-IP bindet auch Mobiltelefone ein

Die Vorteile virtueller Telefonanlagen gehen weit über die Möglichkeiten klassischer Telefonanlagen hinaus. Immer mehr Mitarbeiter wechseln zwischen Firmen-Standorten, Arbeitsplätzen und dabei auch verschiedenen Endgeräten. Mit einer virtuellen Telefonanlage lassen sich die Dienste der unterschiedlichen Kommunikationskanäle in einem einheitlichen System bündeln. So können vom PC über das Mobiltelefon, Tablet und Notebook bis zum Fax und dem Festnetz sämtliche Anlagenkomponenten nahtlos miteinander verknüpft werden. Über eine cloudbasierte Management-Plattform haben Mitarbeiter geräteübergreifenden Zugriff auf alle Funktionen der Telefonanlage und können ortsunabhängig mit dem Team, Geschäftspartnern sowie Kunden in Kontakt bleiben.

So wird es zum Beispiel möglich, auch unterwegs auf dem Smartphone unter seiner normalen Festnetzdurchwahl erreichbar zu bleiben. Vom Mobiltelefon abgehend geführte Gespräche werden auf Wunsch mit der Festnetzdurchwahl beim Angerufenen signalisiert. Dank dieses „One Numbering“ treten Unternehmen gegenüber ihren Kunden und Geschäftspartnern immer mit einer einheitlichen Rufnummer auf. Bestehende Rufnummernblöcke lassen sich beim Umstieg auf eine Cloud Telefonanlage im Übrigen mitnehmen.

Der Typ der unterstützten Nebenstellen lässt sich an Bedarf und Nutzungsverhalten der einzelnen Mitarbeiter anpassen: Wer nur im Innendienst arbeitet, kann ein klassisches Festnetztelefon bekommen. Wer überwiegend unterwegs ist, wird mobil angebunden. Und wo nötig, lassen sich auch beide Varianten kombinieren. Dann können ankommende Anrufe per „Parallelruf“ sowohl auf dem Festnetztelefon als auch auf dem Mobiltelefon läuten.

Desk Sharing leicht gemacht: Nutzen Sie jedes beliebige Telefon mit Ihrer Durchwahl

Wenn in Unternehmen zudem moderne, flexible Organisationsformen wie „Desk Sharing“– sich also jeder Mitarbeiter an jedem Morgen einen anderen, freien Schreibtisch in den Unternehmensräumen sucht –, muss die Telefonanlage auch dafür vorbereitet sein. Jeder Mitarbeiter loggt sich dann mit seinen Nutzerdaten am heute genutzten Telefon ein und ist dort unter seiner gewohnten Durchwahl erreichbar. Am Ende des Arbeitstags und vor Verlassen des Büros loggt er sich dann wieder aus.

Wer ist am Platz? Moderne Cloud-Telefonanlagen zeigen es an

Anrufe in Abwesenheit oder verpasste Benachrichtigungen auf der Mailbox sind Szenarien aus der Vergangenheit, denn mit IP-basierten Systemen sind Mitarbeiter auf allen Geräten unter einer Rufnummer erreichbar. Dank Präsenzanzeige sehen die Kollegen sofort, wer gerade verfügbar ist oder können mittels intelligenter Anrufsteuerung Kunden direkt mit dem richtigen Gesprächspartner verbinden.

Konferenzen leicht gemacht: Sowohl Audio als auch Video und Chat möglich

Außerdem können Sie die virtuelle Telefonanlage flexibel mit sogenannten Collaboration Tools ausstatten. Diese ermöglichen es Ihnen, in Echtzeit Audio- und Videokonferenzen abzuhalten, Ihren Desktop während des Telefonats zu teilen und Messaging-Dienste zu verwenden.

Video: YouTube / Vodafone Deutschland

Jederzeit skalierbar: Flexibles Wachstum bei voller Sicherheit und Kostenkontrolle

Kommen neue Filialen, Geräte oder Mitarbeiter (auch im Home-Office) hinzu, können diese einfach per Mausklick in die skalierbare Telefonanlage integriert werden. So können Unternehmen flexibel auf interne Strukturänderungen reagieren, während die Kosten für jeden System-Teilnehmer durchgehend transparent bleiben. Im Gegensatz zum ISDN-Standard bietet die moderne IP-Technologie zudem eine hohe Ausfallsicherheit und garantiert höchste Standards beim Datenschutz. Mehrere Hochsicherheitsrechenzentren sorgen dafür, dass Sie jederzeit bei ausgezeichneter Sprachqualität erreichbar sind. Dank automatischer Software-Updates ist das System stets auf dem neuesten Stand, um die konsequente Verfügbarkeit aller Kommunikationskanäle zu gewährleisten.

Während bei der stationären Nebenstellenanlage häufig hohe Wartungskosten durch externe Techniker anfallen können, lässt sich die gesamte Administration der virtuellen Telefonanlage einfach über die cloudbasierte Lösung abwickeln. Die Kosten für die Installation und den Betrieb bleiben somit überschaubar, wodurch auch kleine und mittelständische Unternehmen ohne einschneidende Investitionen von der professionellen High-End-Telefonie profitieren können.

Telefonieren am PC oder Laptop: Das Softphone

IP-Telefonie geht allerdings auch ganz anders: mit einem Softphone. Wie der Begriff vermuten lässt, besitzt dieses keine eigene Hardware, sondern basiert auf einem Programm. Damit telefonieren Sie über Ihren PC, Laptop, Tablet oder Smartphone – entweder mit dessen eingebauten Mikrofonen und Lautsprechern oder mit einem Headset. Die Vorteile von Softphones gegenüber dedizierter Hardware sind:

  • Da keine physischen IP-Telefone angeschafft werden müssen, bietet Ihnen die Kommunikation per Software Kostenvorteile.
  • Ihre Mitarbeiter sind unabhängig von Zeit, Ort und Telefonanschlüssen. Es genügt eine Verbindung zum Internet per LAN oder WLAN.
  • Softphones sind außerordentlich vielseitig. Sie beherrschen beispielsweise die Click-2-Call-Funktion. Sie erlaubt es, im Browser angezeigte Rufnummern einfach mit einem Klick darauf anzuwählen. Und dank Instant Messaging ist die sofortige Nachrichtenübermittlung in Form von Texten, Bildern oder anderen Daten möglich. Übliche IP-Telefon-Hardware kann das nicht.
  • Die Anzahl von Nebenstellen lässt sich einfach per Mausklick erhöhen oder verringern.
Video: YouTube / Vodafone Deutschland

Ihr Unternehmen auf Cloud-Telefonie umstellen: So gehen Sie vor

Klären Sie vorab die Rahmenbedingungen

Unternehmen, die von diesen modernen und zukunftssicheren Möglichkeiten profitieren wollen, können sich mit der folgenden Checkliste auf die Umstellung zu einer cloud-basierten Telefonanlage vorbereiten:

  • Welche Internet-Bandbreite wird benötigt? Zwar erfordern Telefonate nicht allzu viel Bandbreite – überschlägig geht man pro Telefonat von 120 kbit/s aus. Doch wenn viele Mitarbeiter parallel telefonieren, muss die Internetanbindung des Unternehmens diese Datenlast aushalten – zusätzlich zu den anderen über das Internet genutzten Anwendungen. Zwar lassen sich Nebenstellen bei Cloud-TK-Anlagen schnell hinzubuchen. Eine Erhöhung der Internet-Bandbreite ist dagegen oft nicht so schnell realisierbar. Hier lohnt es sich, künftig eventuell hinzukommenden Bedarf von vornherein mit einzukalkulieren.
  • Wer ist für Koordination zuständig? Unternehmen sollten rechtzeitig definiert, wer die Buchung und Verwaltung der Nebenstellen, die Einrichtung der Endgeräte und die Einrichtung und Aktivierung der gewünschten Funktionen verantwortet und umsetzt. In der Regel wird dies die IT-Abteilung in Abstimmung mit dem Anbieter der Cloud Telefonanlage übernehmen.
  • Welche speziellen Telefon-Funktionen sind für das Unternehmen wichtig? Viel Telefonkomfort wie Konferenzen, Gruppenrufe, individuelle Anrufbeantworter, Chef-Sekretariats-Funktion oder Call-Center-Unterstützung wird von Cloud-Telefonanlagen ohnehin geboten. Eine Analyse und Dokumentation im Vorfeld ist immer sinnvoll.
  • In welchem Umfang ist eine Integration mit anderen Kommunikationsarten gewünscht? Auch in dieser Hinsicht wird unter dem Schlagwort „Unified Communications“ viel angeboten. Dienste wie Messaging, Web- und Videokonferenzen, Collaboration-Plattformen stehen exemplarisch für flexibles Arbeiten. Unternehmen, die einen Umzug ihrer Telefonanlage in die Cloud in Erwägung ziehen, sollten sich über diese Möglichkeiten informieren und abschätzen, ob sie ihnen nicht schon heute Vorteile im Geschäftsalltag bieten.

Entscheiden Sie sich für ein Umstiegsmodell

Welche Telefonanlagen-Funktionen ein Unternehmen genau benötigt, hängt von seinen individuellen Prozessen und Rahmenbedingungen ab. Grundsätzlich stehen die skizzierten Funktionen aber bei allen modernen Telefonanlagen zur Verfügung. Dabei haben Unternehmen die Wahl zwischen verschiedenen technischen Realisationen:

Konventionelle Telefonanlage:

Auch klassische Telefonanlagen haben in den letzten Jahren bei Funktionsumfang und IT-Integration deutlich zugelegt. Ursprünglich waren sie für reine ISDN- oder gar Analog-Außenleitungen konzipiert, doch ISDN wird 2020 nunmehr endgültig abgeschaltet. An die bereits modernen und zunehmend verbreiteten IP-Anschlüsse jedoch lassen sich klassische Telefonanlagen entweder über vorgeschaltete Adapter oder den Austausch des für die Außen-Anbindung zuständigen Moduls anpassen. Da solche Anlagen üblicherweise in den Räumen des Unternehmens installiert sind, spricht man auch von aufgerüsteten „On-Premise“-Anlagen.

Hybrid-Telefonanlage:

Wenn eine klassische beziehungsweise On-Premise-Telefonanlage bereits für die Unterstützung von All-IP-Kommunikation ausgelegt ist, bezeichnet man dies auch als„Hybrid-Telefonanlage“. Manche dieser Systeme bieten sogar Schnittstellen in Mobilfunknetze. Mit dieser Flexibilität unterstützen solche Anlagen eine sanfte und zukunftssichere Migration zu neuen Anschlussarten. Allerdings hängen Funktionsumfang und Integrationsmöglichkeiten davon ab, welche Optionen der jeweilige Anlagenhersteller konkret unterstützt.

Cloud-Telefonanlage:

Einen technisch anderen und offeneren Ansatz verfolgen cloudbasierte Telefonanlagen. Hier wandern die Vermittlungs- und Integrations-Funktionen komplett in Rechenzentren des Anbieters – ähnlich wie bei Software- oder Speicherlösungen aus der „Cloud“. Die im Unternehmen genutzten Festnetztelefone werden einfach per IP-Netzwerk an die Telefonanlage in der Cloud angebunden. Da die Technik der Telefonanlage per Software realisiert ist, lassen sich Cloud-Lösungen regelmäßig per Update mit neuen Funktionen erweitern oder an neue Gegebenheiten anpassen. Und wenn – wie im Fall von Vodafones One Net Business – der Anbieter auch ein Mobilfunknetz betreibt (oder eine enge Kooperation zwischen Cloud-Anlagen- und Mobilfunk-Operator stattfindet), wird eine besonders enge Vernetzung zwischen Geräten und Funktionen im Festnetz und im Mobilfunknetz möglich.

Klären Sie, ob Ihr Router IP-fähig ist

Die Umstellung auf die Telefonanlage aus der Cloud setzt neben ausreichender Bandbreite weitere Veränderungen voraus. Das bedeutet in erster Linie, dass Sie grundsätzlich keine Analog- oder ISDN-Verkabelung mehr benötigen. Stattdessen genügt ein Internetanschluss, den Sie direkt mit einem IP-fähigen Router verbinden, und an diesen wiederum die Telefone anschließen. Der Router muss dafür IP-fit sein und den Annex-J-Standard unterstützen. Ob dies der Fall ist, können Sie der Bedienungsanleitung Ihres Routers entnehmen.

Nutzen Sie bestehende Telefone einfach weiter

Eine weitere Bedingung für den Betrieb sind IP- beziehungsweise VoIP-fähige Endgeräte, also die Telefone. Das bedeutet allerdings nicht automatisch, dass Sie die bisher genutzten Apparate ausmustern müssen. Viele alte Modelle sowie klassische, im Unternehmen installierte Telefonanlagen („On-Premise“-Anlagen) für analoge oder ISDN-Anschlüsse lassen sich weiterhin mit der neuen Technik verwenden. Nämlich dann, wenn der Router über entsprechende Schnittstellen verfügt, was häufig der Fall ist. Dann können Sie zum Beispiel analoge, DECT- oder ISDN-Telefone mit den klassischen TAE-Dosen im Router verbinden.

Gibt es diese nicht oder nicht in ausreichender Anzahl, dann schließen Sie die alten Geräte an einen VoIP-Adapter (mit Buchsen im RJ-11-Format) an und verbinden ihn per Netzwerkkabel mit dem Router. Für ISDN-Telefonanlagen hingegen braucht der Router einen S0-Anschluss.

Traditionelle beziehungsweise On-Premise-Telefonanlagen jüngeren Datums unterstützen bereits die IP-Kommunikation und bringen entsprechende Schnittstellen mit – teils sogar die Integration in Mobilfunknetze. Doch merke: Bei den genannten Lösungen auf analoger und ISDN-Basis stehen Ihnen nicht alle Möglichkeiten des IP-Anschlusses zur Verfügung.

Anders sieht das mit modernen Apparaten aus, welche die IP-Signale aus der Cloud bereits ab Werk verstehen. Sie nehmen direkt und ohne weitere Adapter Kontakt zum Router auf und bieten praktisch sämtliche Möglichkeiten der IP-Technologie.

Video: YouTube / Vodafone Deutschland

Vodafone One Net Business oder One Net Enterprise? Gemeinsamkeiten und Unterschiede

Vodafone bietet Cloud-Telefonanlagen im Rahmen seiner Produktfamilie „One Net“ an. Die Variante „One Net Business“ richtet sich an Unternehmen mittlerer Größe bis etwa 500 Nebenstellen, während sich „One Net Enterprise“ für größere Unternehmen bis hin zu Konzernen mit mehreren tausend Nebenstellen skalieren lässt. Als Nebenstellen können je nach Bedarf IP-Tisch- oder Schnurlostelefone, Mobiltelefone oder auch Softphones (also die Telefonie über eine Software am PC) genutzt werden.

Beide Lösungen gibt es als Managed Service in hochsicheren und hochverfügbaren Rechenzentren in Deutschland und bietet sie zu einem attraktiven Per-Seat-Preismodell an. Zudem arbeitet Vodafone für diese Angebote mit kompetenten und renommierten Partnern wie Cisco, Broadsoft und Unify zusammen. So bieten die „One Net“-Lösungen Unternehmen maximale Planungssicherheit und Flexibilität: Die Kosten für Festnetzkommunikation lassen sich verlässlich kalkulieren, dennoch kann die Kapazität der Anlage schnell an eine eventuelle Mitarbeiterfluktuation angepasst werden.

Zu den vielen technischen Vorzügen der cloud-basierten Telefonanlagen zählt zudem die Möglichkeit, neben mobilen Mitarbeitern auch Filialen und Home-Offices transparent und standortübergreifend in die Telefonanlage mit einzubinden. Durch regelmäßige Software-Updates wächst zudem der Funktionsumfang ständig, sodass Nutzer dieser Lösungen immer auf der Höhe der Telekommunikationstechnik bleiben.

Vodafone One Net Business versorgt Sie somit stets optimal – egal, ob Ihr Unternehmen ein bis neun, zehn bis 50 oder mehr Mitarbeiter hat.

 

Die virtuelle Telefonanlage bietet ganz neue Formen der Kommunikation. Welche Möglichkeiten halten Sie für besonders sinnvoll in Ihrem unternehmerischen Alltag? Wir freuen uns über Ihren Kommentar.

 


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