Effizientes Zeitmanagement: Mehr Raum für produktives Arbeiten

Digitales Business

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Datum 06.12.2019
Lesezeit 3 Min.

Effizientes Zeitmanagement: Mehr Raum für produktives Arbeiten

„Wer hat an der Uhr gedreht, ist es wirklich schon so spät?“ – Wenn Sie auch öfter mal den Klassiker von Paulchen Panther zitieren, lässt sich Ihr Zeitmanagement bestimmt optimieren. Womöglich lassen Sie sich zu leicht ablenken oder verwenden zu viel Zeit für die falschen Dinge. Wir haben ein paar Tipps effizienteren Umgang mit der knappen Ressource Zeit zusammengestellt.

Gutes Zeitmanagement schafft mehr Raum für Ideen, höhere Produktivität und zur Regeneration. Ob Sie die gewonnene Zeit nun für weitere Projekte nutzen, in die Entwicklung neuer Strategien stecken oder Ihre Work-Life-Balance ins Gleichgewicht bringen möchten: Unsere Ideen können Ihnen dabei helfen. Übrigens ist ein sorgsamer Umgang mit Ihrer Zeit und der Ihres Teams auch dann unverzichtbar, wenn Sie über die Einführung von agilen Managementmethoden nachdenken.

 

Mit der richtigen Ordnung zu Erfolgserlebnissen


Die klassische Postkorb-Übung ist in jedem Fall eine gute Vorbereitung für Ihre Selbstorganisation: Das gilt für alle Informationen und Anfragen, die Sie auf unterschiedlichen Kanälen erreichen. Ist etwas wichtig und dringend, gehört es auf Ihre persönliche Prioritäten-Liste nach oben. Ist etwas wichtig, aber nicht dringend: Fragen Sie sich, ob es delegiert werden kann. Unwichtig und nicht dringend: Solche Anliegen können Sie entweder als irrelevant abtun oder delegieren.

Um das Zeitmanagement in den Griff zu bekommen, gibt es viele Hilfsmittel wie Software für Organisation und Projektmanagement. Diese können Sie für die Teamarbeit einsetzen, aber ebenso zur Selbstorganisation. Trello beispielsweise ist gut geeignet, um in Projekten den Überblick zu behalten. Die sogenannten Boards können Sie mit anderen teilen, wenn Sie damit die Teamarbeit koordinieren wollen. In einem anderen Artikel haben wir weitere Tools für das Projektmanagement zusammengestellt.

 

Stift Block und Tasse auf einem Tisch

Effizientes Zeitmanagement schafft Raum für Kreativität.

 

Tipps für Ihr persönliches Zeitmanagement

  • To-do-Listen kurz halten: Manche To-do-Listen werden so lang, dass allein schon das Anfangen zum Kraftakt wird. Wenden Sie auch auf Ihre To-Do-Liste die Postkorb-Übung an. Die wichtigen und dringenden Aufgaben kommen oben auf die Liste – am Besten nicht mehr als 3 am Tag. So fällt es leichter, das Pensum auch wirklich zu schaffen. Denn: Bleiben am Abend zu viele Punkte offen, sorgt das für Frustration.
  • Polster vorsehen: Bei aller Planung gibt es jeden Tag unvorhergesehene Anfragen oder Aufgaben, die wir auf den Schreibtisch bekommen. Es hilft, sich hierfür ein Zeitpolster einzuplanen – oder auch mal „Nein!“ zu sagen.
  • Zeit erfassen: Die Nutzung eines Zeiterfassungs-Tools wie beispielsweise Toggl hilft, die Übersicht zu behalten. Damit können Sie im Laufe der Zeit auch besser einschätzen, wie lange Sie wirklich für Ihre Aufgaben brauchen. Das erleichtert Ihnen in Zukunft das Zeitmanagement.
  • Auf eine Aufgabe konzentrieren: Multitasking ist ein Mythos – in zahlreichen Untersuchungen hat sich gezeigt, dass das menschliche Gehirn Aufgaben seriell, also nacheinander, bearbeitet. Widmen Sie sich lieber einer Aufgabe für eine bestimmte Zeit, die Sie vorher festlegen. Planen Sie auch Pausen mit ein. Die Pomodoro-Technik beispielsweise empfiehlt Einheiten von 25 Minuten, gefolgt von 5 Minuten Pause. Nach vier Einheiten sieht diese Methode dann eine längere Pause vor.
  • Ablenkung vermeiden: Stellen Sie mögliche Quellen der Ablenkung ab, während Sie sich mit wichtigen Aufgaben befassen. Schließen Sie Mail- und Messengerprogramme, schalten Sie das Smartphone in den Flugmodus und leiten Sie Ihr Telefon um. Schaffen Sie sich (Zeit-)Räume, in denen Sie sich wirklich konzentrieren können.
  • Fokuszeiten einrichten: Oft sind die Arbeitstage so voll, dass wichtige Dinge liegen bleiben. Richten Sie für diese Aufgaben feste Fokuszeiten ein: Blocken Sie Zeit in Ihrem Kalender.
  • Anfangen und liegen lassen: Manche Projekte müssen „reifen“. Hier hilft es, erst einmal eine grobe Struktur zu entwerfen und sich selbst Meilensteine zu setzen. Von Tag zu Tag entsteht so das fertige Projekt – ohne dass man gleich in die Perfektionsfalle gerät.

 

Teamarbeit richtig organisieren


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Als Führungskraft müssen Sie nicht nur Ihr eigenes Zeitmanagement im Blick haben: Auch die Zusammenarbeit im Team kann ein echter Zeitfresser sein. Achten Sie darauf, Teammeetings so effizient wie möglich zu gestalten. Die Einführung der richtigen Tools für die Teamarbeit hilft Ihnen dabei, die Arbeit im Alltag reibungslos zu gestalten: Dazu kann etwa ein Enterprise Social Network gehören. Für das gemeinsame Arbeiten an Dokumenten ist Office 365 sehr gut geeignet. Weitere praktische Tools helfen bei der Arbeitsorganisation, wenn das Team nicht immer am selben Ort arbeitet.

 

Worauf bauen Sie beim Zeitmanagement? Nutzen Sie Tools dafür, oder sind Sie ein Naturtalent in Sachen Selbstorganisation? Wir freuen uns auf Ihre Beiträge in den Kommentaren.

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