Virtuelle Teams richtig führen – so gelingt die digitale Zusammenarbeit

• Für größere Projekte müssen Sie Mitarbeiter:innen nicht mehr von einem Standort an einen anderen Standort abordnen. Diese arbeiten einfach von ihrem bisherigen Arbeitsort im virtuellen Team mit den Kolleg:innen am Projektstandort zusammen.
• Externe Mitarbeiter:innen und Spezialist:innen können Sie über virtuelle Teams schneller in Ihre Unternehmensstrukturen und Projekte einbinden und müssen Ihnen vor Ort keine Arbeitsplätze einrichten oder Reise- und Unterkunftskosten übernehmen.
• Unternehmen mit vielen Standorten werden durch virtuelle Teams flexibler. Sie können Spezialwissen und freie Ressourcen Ihrer Mitarbeiter:innen überall dort einsetzen, wo sie diese gerade benötigen. Auch kleinere, standortübergreifende Projekte können sie so leichter und mit weniger Vorlauf realisieren.
• Mitarbeiter:innen arbeiten und wohnen dort, wo ihr Lebensmittelpunkt ist. Sie müssen nicht mehr an den jeweiligen Unternehmensstandort ziehen. So finden auch Firmen aus strukturschwachen Regionen leichter Fachkräfte und haben Zugang zum nationalen oder globalen Arbeitsmarkt.
• Immer mehr Unternehmen mit überregionalen Absatzmärkten koordinieren den dezentralen Einsatz ihrer Mitarbeiter:innen in Vertriebs- und Serviceorganisationen über virtuelle Teams. Das spart Kosten und Aufwand. Arbeitszeit wird effizienter genutzt, weil weniger Reisezeiten für Teammeetings anfallen.
• Über virtuelle Teams können Sie leichter Menschen aus unterschiedlichen Ländern oder Kulturkreisen in gemeinsamen Projekten zusammenbringen. So bündeln Sie globales Fachwissen und Kreativität. Gleichzeitig können Sie leichter Produkte und Dienstleistungen für deren Heimatmärkte entwickeln, weil Ihnen das Wissen über diese Märkte im Team aus erster Hand zur Verfügung steht.

• Am Anfang müssen Sie mit höheren Kosten für neue Technik rechnen, beispielsweise für Videokonferenzsysteme, Cloudspeicher oder zusätzliche Homeoffice-Arbeitsplätze für Beschäftigte, die regelmäßig von zu Hause aus arbeiten. Langfristig egalisieren sich diese Kosten durch Einsparungen an anderer Stelle, beispielsweise durch weniger benötigten Büroraum und eingesparte Server-Infrastruktur, weil immer weniger Mitarbeiter:innen im Büro arbeiten.
• Arbeiten auf Distanz verlangt ein hohes Maß an Selbständigkeit und Selbstorganisation. Es gibt weniger persönliche Kontakt zu Kolleg:innen als bei der klassischen Präsenzarbeit im Büro. Nicht alle Mitarbeiter:innen möchten deshalb virtuell arbeiten. Wählen Sie für virtuelle Teams möglichst nur Personen aus, die mit dieser Organisationsform auch gut zurechtkommen.
• Fehlende oder unzureichende Kommunikation kann aus der Distanz leichter zu Missverständnissen, Problemen und Konflikten führen. Für virtuelle Teams benötigen Sie deshalb Führungskräfte, die mit dieser Form der Zusammenarbeit bereits Erfahrung haben und aus der Distanz gut führen und bei Schwierigkeiten vermitteln können.
• Das Teambuilding in virtuellen Teams kann mehr Zeit benötigen und aufwändiger sein als in Präsenzteams, die sich ab dem ersten Tag regelmäßig vor Ort sehen.
• Die Zusammenarbeit in internationalen Teams mit sehr unterschiedlichen Zeitzonen, Ferienzeiten und Feiertagen kann herausfordernd sein. Entscheidungen oder Rückmeldungen liegen oft erst am Folgetag vor.
• Virtuelle Teams sind auf eine problemlos funktionierende technische Infrastruktur angewiesen: Internet, Cloudspeicher, Telefonanlagen und Videokonferenzsysteme müssen rund um die Uhr mit ausreichender Bandbreite zur Verfügung stehen. Denn bei Ausfällen ist keine Abstimmung im direkten Dialog auf dem Büroflur möglich.

Collaboration- und Projektmanagement-Programme

Gemeinsame Datenspeicher und ausreichende Rechenleistung

Video- und Telefonkonferenzsysteme

Teambuilding durch Events

Regelmäßige Teambesprechungen

Ergebnisse schriftlich knapp zusammenfassen

Sprechen Sie regelmäßig mit allen Teammitgliedern