Unified Communications: Definition und aktuelle Trends

Digitales Business

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Datum 17.07.2020
Lesezeit 6 Min.

Unified Communications: Definition und aktuelle Trends

Immer wieder taucht das Schlagwort „Unified Communications” im Business-Umfeld auf. Doch was steckt eigentlich konkret dahinter? Welche Vorteile ergeben sich für Unternehmen, die auf einheitliche Kommunikationslösungen setzen? Lesen Sie im Folgenden, was damit gemeint ist und wie Sie die Vorteile von Unified Communications für Ihr Unternehmen nutzbar machen. 


Einer statista-Erhebung zufolge wird der europäische Markt für Unified Communications-Lösungen bis 2023 auf 30 Milliarden Dollar anwachsen. Ganz vorne dabei: Business-Lösungen. Aber auch die elektronische Verwaltung, das Gesundheits- und das Bildungswesen profitieren stark von den Vorteilen integrierter Kommunikationslösungen. Wer jetzt handelt, ist im Zweifel der Konkurrenz ein Stück voraus – durch mehr hausinterne Effizienz und einen besseren Kundenservice. 

Unified Communications: So funktioniert moderne, einheitliche Echtzeitkommunikation

Der Begriff „Unified Communications” steht übersetzt für „vereinheitlichte” oder „einheitliche Kommunikation”. Bis vor einigen Jahren waren noch Telefon, E-Mails und Schriftwechsel auf Papier die gängigen Kommunikationsmittel im Büro. Inzwischen gesellen sich diverse Messenger-Dienste wie WhatsApp, Teamwire, Smartphones mit entsprechenden Apps, Tablets und Videokonferenz-Systeme wie Skype for Business dazu.

Das Ziel von Unified Communications ist es, diese sogenannten synchronen Medien (siehe Infokasten) miteinander in Verbindung zu bringen. Hierdurch entstehen erhebliche Effizienz-Vorteile, da das technische Mittel der Kommunikation (Smartphone, Arbeitsplatz-Telefon, Video-Chat am Laptop) von der eigentlichen Botschaft quasi entkoppelt wird. 

Außerdem sorgt Unified Communications für ein besseres Verständnis und Bewusstsein für den jeweiligen Kontext einer Situation. Antwortet ein Teammitglied beispielsweise nicht sofort auf eine Nachricht oder einen Anruf, sorgt ein intelligentes UC-System für Klarheit. Sogenannte Präsenzanzeigen signalisieren, ob der Gesprächspartner gerade telefoniert, in einer Besprechung oder gar im Urlaub ist.

 

Junger Geschäftsmann mit Smartphone im Wald

Stets erreichbar bleiben – oder einfach später antworten: Mit Unified Communications behalten Sie alles im Blick.

Die vier Kernbausteine eines gelungenen Unified-Communications-Systems

Eine gelungene Unified-Communications-Lösung besteht üblicherweise aus vier Kernbausteinen. Dazu gehören die technische Grundlage, Intelligenz und Logik, sowie die  Kommunikationswünsche der einzelnen Beteiligten.

1. Medienintegration

Durch Verwendung von IP-Technologie werden verschiedene Kommunikationsmedien wie klassische Telefone, Smartphones, Feature Phones und IP-Telefone so miteinander verknüpft, dass die Signalisierung eines Gesprächsbedarfs jeweils auf dem aktuell sinnvollsten und bevorzugten Medium stattfindet. 

Ein Beispiel ist die automatische Umschaltung eingehender Anrufe auf ein Mobilgerät, wenn ein Mitarbeiter nicht an seinem Platz sitzt. Alternativ kann die Benachrichtigung auch via Messenger erfolgen. Voraussetzung hierfür ist jedoch, dass sämtliche Systeme nahtlos miteinander arbeiten.

Synchrone versus asynchrone Kommunikation

Unter synchroner Kommunikation versteht man Informationsaustausch, der mehr oder weniger in Echtzeit abläuft. Dazu zählen Telefonate und Video-Calls, aber auch 1:1-Chats und Gruppenchats. Eine Antwort erfolgt meist sofort oder innerhalb kurzer Zeit. Bei asynchroner Kommunikation hingegen läuft der Informationsaustausch zeitversetzt: Beispiele hierfür sind E-Mails sowie der gute alte Briefwechsel oder Faxnachrichten. 

2. Präsenzinformationen

Ist der Mitarbeiter gerade am Platz oder nicht? Befindet er sich in der Pause oder ist er aktuell verfügbar? Welches Kommunikationsmittel bevorzugt er? All diese Informationen fehlen häufig, wenn Mitarbeiter mehr und mehr im Home-Office oder von unterwegs aus im Mobile-Office arbeiten. 

Ein Beispiel für eine solche Status-Signalisierung ist ein entsprechendes Icon im Messenger-Dienst, das der Mitarbeiter setzt, wenn er in die Pause geht. Oder das automatisch zu bestimmten, festgelegten Zeiten aktiviert wird. Entsprechend werden eingehende Nachrichten entweder automatisch beantwortet, oder optional in dringenden Fällen auch weiterhin auf das Mobilgerät durchgestellt.

3. Kontextintegration

Bislang liegt die Entscheidung, auf welchem Weg eine Kontaktaufnahme erfolgt, bei demjenigen, der die Kommunikation auslösen möchte. In ausgefeilten Unified-Communications-Systemen sind die Anwendungen und Informationen so intelligent miteinander verknüpft, dass ein Anklicken des Namens eines Kollegen in einer beliebigen Anwendung bereits dessen Status und Erreichbarkeit angibt. Vergebliche Kommunikationsversuche, langes Suchen nach Handynummern oder Mailadressen gehören somit endgültig der Vergangenheit an.

Gleiches gilt auch im umgekehrten Falle: Geht ein Anruf ein, kann der Angerufene sofort neben der Rufnummer auch den Namen des Kunden und eventuell die Bestellhistorie sehen.

4. Erweiterte Kollaborationsfunktionen

Echtzeitkommunikation (als Synonym für synchrone Kommunikation) ist das eine – tatsächliche Online-Zusammenarbeit eine andere. Ein reines Telefonat über einen bestimmten Sachverhalt ersetzt nunmal nicht die gemeinsame Besprechung vor Ort. Derartige Online-Gespräche bekommen jedoch eine völlig neue Qualität, wenn die Beteiligten gleichzeitig auf einen bestimmten Sachverhalt blicken und diesen bearbeiten können.

Idealerweise unterstützen UC-Systeme nicht nur synchrone, sondern auch asynchrone Kommunikationsmedien und bieten die Möglichkeit, gemeinsam oder zeitversetzt an Dokumenten zu arbeiten. Beispiele hierfür sind interaktive Whiteboards und die Cloud-Kollaborationsfunktionen in Office 365.

Vodafone One Net Business: Die virtuelle Telefonanlage als zentrale Komponente

Top Mittelstands Dienstleister 2020

Top Mittelstands Dienstleister 2020

Vodafone wurde von der WirtschaftsWoche mit dem Siegel zum Top Mittelstands Dienstleister 2020 ausgezeichnet.

Wie sollten Sie also vorgehen, um Unified Communications auch bei Ihnen umzusetzen? Viele Firmen nutzen auch heute noch vorwiegend Telefon und E-Mail und scheuen dabei die Investition in eine ganzheitliche Kommunikationslösung. Dabei sind die möglichen Effizienzgewinne enorm. Auch die Kunden freuen sich, wenn ihr Geschäftspartner ihnen die Wahl lässt, ob sie mit ihm per Telefon, WhatsApp oder Video-Chat kommunizieren wollen.

Die wesentliche Basis für eine einheitliche Kommunikationslösung ist die virtuelle Telefonanlage One Net Business. Sie ersetzt problemlos herkömmliche Hardware-Telefonanlagen und bleibt automatisch auf dem neuesten Stand, was Updates und Funktionsumfang angeht. Weitere Vorteile sind unter anderem:

  • Integrieren Sie Festnetztelefone und Mobilfunk unter einer einzigen Rufnummer.
  • Lösen Sie per Klick ganz einfach Videokonferenzen oder Desktop-Sharing-Funktionen aus – Ihre Cloud-Telefonanlage arbeitet ohnehin bereits über das Internet-Protokoll (IP).
  • Lassen Sie sich anzeigen, wie der aktuelle Status Ihrer Mitarbeiter und Kollegen ist und ob diese derzeit erreichbar sind.
  • Verwalten Sie die Telefonanlage ganz einfach über ein Webinterface, egal ob am Smartphone oder am Computer und egal, wo Sie gerade sind.
  • Nutzen Sie einheitliche Kontaktdatenbanken und integrieren Sie das Telefonbuch der Telefonanlage ganz einfach in Outlook.
  • Empfangen Sie Faxe einfach elektronisch und drucken Sie diese nur bei Bedarf aus.
  • Erweitern Sie die Telefonanlage auf Wunsch bis hin zu einer echten Call-Center-Lösung mit Mitarbeitern an verschiedenen Standorten.

Ihr Fokus liegt eher auf Telefonie-Funktionen, Sie möchten aber trotzdem von den Vorteilen der mobilen Erreichbarkeit profitieren? Dann könnte One Net Express das richtige für Sie sein. Diese Basis-Lösung bietet den schnellen und einfachen Einstieg in die Cloud-Telefonie zum absolut fairen Monatspreis. In unserer zugehörigen Produktbroschüre erfahren Sie alles, was Sie über die Lösung wissen müssen.

Video: YouTube / Vodafone Deutschland

 

Welches Feature finden Sie für eine einheitliche Unternehmenskommunikation besonders wichtig? Wir sind gespannt auf Ihren Kommentar.

 

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