Die regelmäßige Besprechung mit dem Projektteam, Online-Beratungen von Kund:innen oder die große Zusammenkunft eines ganzen Unternehmens – viele Meetings finden im Arbeitsalltag mittlerweile per Videokonferenz statt. Doch sind sie auch immer sicher? Nehmen vielleicht ungebetene Gäste daran teil? Gelangen betriebliche Dokumente oder vertrauliche Informationen plötzlich in die falschen Hände? Haben Sie Ihre Videokonferenz nicht entsprechend abgesichert, kann dies schneller passieren als Ihnen lieb ist.
Ob Microsoft Teams, Zoom oder Cisco Webex – Unternehmen nutzen Videokonferenz-Anwendungen heute regelmäßig. Dabei tauschen sich Kolleg:innen, Firmen und Kund:innen unter- und miteinander aus. Nicht selten kommen dabei vertrauliche Dinge zur Sprache oder wechseln Dateien mit sensiblen Geschäftsinformationen die Besitzer:innen. Diese sollten allerdings in keine falschen Hände gelangen.
Passiert dies doch, kann Ihnen mehr als nur ein Gesichtsverlust drohen: Im schlimmsten Fall können Kriminelle Ihr Unternehmen mit diesem Wissen erpressen, erlangen konkurrierende Unternehmen Kenntnis über Ihre Geschäftsstrategie oder veröffentlichen Hacker:innen Leaks zu geplanten Produkten. Diesen Angriffen sind Sie allerdings nicht schutzlos ausgeliefert – mit entsprechenden Maßnahmen können Sie Ihre Videokonferenzen gut dagegen schützen.
Wie genau Sie sichere Videokonferenzen abhalten und welche Dinge dabei eine wichtige Rolle spielen, erfahren Sie in diesem Artikel.
Videokonferenz-Tools kommen sowohl von kleinen teaminternen Besprechungen bis hin zu großen internationalen Konferenzen zum Einsatz. Unabhängig von spezifischen Funktionen der Tools sollten sie den Schutz der ausgetauschten Daten in Wort, Bild und Text für den geschäftlichen Einsatz unbedingt gewährleisten.
In diesem Zusammenhang sollten Sie sich viele Fragen stellen – hier nur die wichtigsten: Verschlüsselt die Anwendung die Gespräche? Was und wo speichert der Anbieter die Bild- und Audiodaten? Befinden sich die Server des Anbieters innerhalb des Geltungsbereichs der Europäischen Union, in der die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) gilt?
Diese grundlegenden Funktionen sollte die in Ihrem Unternehmen genutzte Anwendung bieten, wenn Sie die Durchführung einer sicheren Videokonferenz gewährleisten wollen:
Ende-zu-Ende-Verschlüsselung: Im geschäftlichen Kontext reicht ein SSL-Zertifikat zur Verschlüsselung nicht aus. Stattdessen sollten Sie für eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung der Datenübertragung (Video/Audio/Text) und der übertragenen Daten (Dateien) sorgen.
Datenschutz: Achten Sie darauf, dass der Anbieter seine Rechenzentren im Inland oder EU-Ausland bietet und keine Informationen an Dritte weiterleitet, um eine Konformität mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zu gewährleisten. Gerade beim Umgang mit Daten von Kund:innen innerhalb von Cloud-Anwendungen ist dies eine gesetzliche Voraussetzung.
Verschleierung des Hintergrunds: Die Videokonferenzanwendung sollte Möglichkeiten zur Unkenntlichmachung des Bildhintergrunds liefern, um Geschäftsräume zu schützen und die Privatsphäre im Homeoffice zu garantieren. Die meisten Programme bieten eine Funktion zum Verwischen oder zum Einstellen alternativer Bildhintergründe.
Beschränkter Zugang: Das Konferenz-Tool sollte eine eindeutige Meeting-ID für eine Konferenz bereitstellen, die nur autorisierten Benutzer:innen und eingeladenen Gästen bekannt ist.
Passwortschutz: Ein Passwortschutz bietet zusätzliche Sicherheit, damit nur diejenigen, die sich mit dem korrekten Passwort einloggen, an der Konferenz teilnehmen können.
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Unternehmen, die DSGVO-konforme Kommunikation gewährleisten wollen, kommen um eine Secure Enterprise Messaging-Lösung nicht herum.
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Nicht nur die Wahl der richtigen Anwendung sorgt für eine sichere Videokonferenz. Unabhängig davon, ob Sie Gastgeber:in oder Gast sind, sollten Sie dafür Sorge tragen, dass Ihre IT-Infrastruktur die Voraussetzungen erfüllt, um eine sichere Konferenz durchzuführen. Damit erhöhen Sie die Wahrscheinlichkeit signifikant, dass die besprochenen Inhalte und ausgetauschten Daten einzig bei denjenigen verbleiben, die an der Konferenz teilnehmen.
Internetverbindung
Stellen Sie sicher, dass Ihr Endgerät über eine sichere Verbindung mit dem Internet verfügt. In einem Firmennetzwerk sind Ihre IT-Administrator:innen dafür verantwortlich, dass die Verbindungen aller Geräte des Unternehmens nach außen abgesichert sind.
Nehmen Sie allerdings aus dem Homeoffice an der Konferenz teil, stellen Sie sicher, dass Ihr verwendetes Netzwerk durch einen passenden Netzwerkschlüssel geschützt ist, am besten mit dem modernen WPA3-Standard. Möchten Sie über ein öffentliches Netzwerk an einer Videokonferenz teilnehmen, bietet sich die Verwendung einer VPN-App an. Diese sichert ihr Mobilgerät gegenüber anderen Nutzer:innen im Netzwerk ab, etwa in einem Hotel oder am Flughafen.
Sicherer Router
Auch bei dem verwendeten Router sollte Ihre IT-Abteilung dafür Sorge tragen, dass Hard- und Software dem neuesten Stand entsprechen. Sind Sie im eigenen Büro oder im Homeoffice selbst dafür verantwortlich, überprüfen Sie, ob Ihr (WLAN-)Router über die neueste Firmware-Version verfügt. Meist aktualisieren sich die Geräte automatisch, doch wenn die Updatefunktion deaktiviert ist, bieten mitunter nicht behobener Schwachstellen im Code der Firmware Einfallsmöglichkeiten für Schadprogramme und Kriminelle.
Auch die Aktivierung der Firewall des Routers sollte obligatorisch sein, falls der Router kein Subnetzwerk in einer größeren Infrastruktur verwaltet. Dann ist das Gesamtnetzwerk meist global abgesichert und eine weitere Firewall ist gewöhnlich nicht notwendig.
Weitere Sicherheitsmaßnahmen
Daneben können Sie weitere Maßnahmen ergreifen, die mit den bereits genannten zusammenhängen und vor allem die Sicherheit Ihrer verwendeten Geräte und Software erhöhen.
Dazu gehört beispielsweise ein aktueller Viren- und Malwarescanner, um etwaige Schadprogramme auf Ihrem Gerät bereits vor der Konferenz zu beseitigen. Auch die Sicherheitseinstellungen Ihres Betriebssystems und gegebenenfalls Ihres Browsers können Sie vorab überprüfen, um unsichere Einstellungen zu beheben.
Auch im Homeoffice sollten Sie auf eine sichere Videokonferenz achten – egal, ob Sie Gastgeber:in oder Teilnehmer:in sind.
Sicherheitsmaßnahmen für Gastgeber:innen
Als Gastgeber:in kommt Ihnen die größte Verantwortung für eine sichere Videokonferenz in einem geschäftlichen Umfeld zu. Haben Sie die oben ausgeführten Voraussetzungen im Hinblick auf technische Aspekte erfüllt, obliegt Ihnen auch die Durchführung und Moderation der Konferenz. Dabei gilt es neben den gängigen Verhaltensregeln auch Dinge zu beachten, die die Sicherheit der Zusammenkunft und der darin behandelten Inhalte erhöhen.
Warteraumfunktion nutzen
Die Warteraumfunktion dient Gastgeber:innen zur Festlegung der Personen, die Einlass in die Konferenz erlangen dürfen. So können Sie nicht nur einzelne Teilnehmer:innen begrüßen, sondern sich auch vergewissern, ob es sich tatsächlich um die eingeladenen Personen handelt. Ungebetene Gäste können Sie dagegen direkt aus dem Warteraum entfernen, ohne dass sie Zugang zur Konferenz erlangen.
Professionelle Videokonferenzprogramme bieten die Funktion unter der Bezeichnung „Warteraum“ oder „Lobby“ an. In manchem Fällen können Sie den Warteraum direkt nach dem Start im Fenster der Konferenz an- und ausschalten, bei anderen Anwendungen müssen Sie die Funktion in den Einstellungen aktivieren.
Microsoft Teams etwa bietet bei den „Benutzeroptionen“ mehrere Möglichkeiten, Gäste den Warteraum nutzen oder umgehen zu lassen. Sie können dies vorab bei der Terminierung oder innerhalb der bereits gestarteten Besprechung durchführen.
Meeting für weitere Nutzer:innen sperren
Wenn Sie alle Teilnehmer:innen überprüft und begrüßt haben, können Sie mit dem Meeting beginnen. Zuvor sollten Sie jedoch das Meeting sperren. Damit schließen Sie aus, dass ungebetene Gäste im Nachhinein zum Meeting dazustoßen. Manche Programme bieten auch einen Timer an, der die Videokonferenz zum Beispiel zehn Minuten nach Beginn sperrt. So können Personen, die wenige Minuten zu spät kommen, dennoch daran teilnehmen.
Auch hier unterscheiden sich die Programme nur leicht voneinander: Zoom beispielsweise bietet die Sperrung unter der Option „Sicherheit“, bei Teams hingegen befindet sich die Funktion bei den Einstellungen der Liste der Teilnehmer:innen. Sie können das Meeting bei Bedarf auf die gleiche Weise wieder entsperren.
Passwortschutz
Generell sollten Sie Informationen zu Ihrer Videokonferenz nirgends öffentlich teilen, damit Unbefugte keinerlei Kenntnis davon erlangen. Obligatorisch sollte in diesem Zusammenhang auch der Passwortschutz sein: Haben Sie die Meeting-ID für Ihre Videokonferenz verschickt, können sich nur Gäste anmelden, die über das zugehörige Passwort verfügen. Sie sollten das Passwort ebenfalls nur per E-Mail oder über einen sicheren Messenger verschicken.
So sorgen Teilnehmer:innen für eine sichere Videokonferenz
Die Sicherheit einer Videokonferenz hängt zwar in erster Linie von den Gastgeber:innen ab, aber auch die Teilnehmer:innen können etwas dazu beitragen. Generell sollten Sie zunächst die oben genannten Hinweise vor jeder Videobesprechung beachten. Daneben können Sie weitere Maßnahmen ergreifen, um für eine sichere Videokonferenz zu sorgen.
Datenschutz
Gehen Sie vertrauensvoll mit der Einladung zu einer Videokonferenz um, indem Sie keine Daten (Uhrzeit, Meeting-ID, Passwort), Screenshots und Mitschnitte über unsichere Kanäle weiterleiten oder gar veröffentlichen. Darunter fallen beispielsweise private Messenger-Programme ohne Verschlüsselung sowie Postings auf Social-Media-Webseiten.
Hintergrund anpassen
Egal, ob am Arbeitsplatz im Unternehmen oder im Homeoffice: Sie sollten anderen Teilnehmer:innen keinen Einblick in Ihren aktuellen Aufenthaltsort verschaffen. Unruhige Hintergründe lenken nicht nur ab, eventuell finden sich auch private und geschäftliche Dinge im Raum oder Personen laufen durch das Bild. Vor allem bei der Teilnahme aus öffentlichen Räumen wie einer Hotellobby oder dem Wartebereich eines Flughafens sollten Sie den Hintergrund anpassen.
Videokonferenz-Anwendungen bieten zu diesem Zweck die Möglichkeit, den Hintergrund durch vorgefertigte oder eigene Bilder zu ersetzen. Alternativ können Sie auch die Verwischfunktion des Programms nutzen – Endgeräte mit älteren und schwächeren Prozessoren könnten damit aber Probleme bekommen.
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Herausforderungen für sichere Videokonferenzen
Videokonferenzen sind in Unternehmen zu einem regelmäßigen und effektiven Mittel der Kommunikation geworden. Obwohl sie in den meisten Fällen nicht mehr die Ausnahme, sondern die Regel in der Zusammenarbeit darstellen, bleiben bestimmte Herausforderungen für die Umsetzung sicherer Videokonferenzen bestehen.
Sie sollten aus diesem Grund die folgenden Aspekte im Blick behalten, um die Sicherheit Ihrer Videokonferenzen auch künftig zu gewährleisten:
Passende Hardware: Ihre verwendete Hardware sollte stets den aktuellen Ansprüchen genügen. Dazu zählen Rechner und Mobilgeräte, Kameras, Mikrofone und Lautsprecher. Professionelle Videokonferenzsysteme für größere Zusammenkünfte sollten von den zuständigen Personen in Ihrem Unternehmen entsprechend gewartet werden.
Geeignete Software: Ändern sich die Anforderungen Ihres Unternehmens an Videokonferenzen, etwa weil Sie eine größere Zahl an Teilnehmer:innen integrieren möchten oder die Einbindung in eine größere IT-Infrastruktur benötigen? Überprüfen Sie, ob die aktuelle Software Ihren künftigen Sicherheitsanforderungen genügt und entscheiden Sie sich gegebenenfalls für ein alternatives Videokonferenz-Tool.
Anbieter: Auch den Anbieter der verwendeten Software sollten Sie im Auge behalten. Ändert er bestimmte Voraussetzungen hinsichtlich des Angebotsumfangs, der bereitgestellten Funktionen oder Cloud-Ressourcen? Ist die Compliance-Policy auch für Ihre künftigen Ansprüche geeignet?
Internetverbindung: Mit höheren Anforderungen seitens der Hard- und Software geht ein mitunter deutlich höheres Datenvolumen einher, das Sie über die Internetleitung Ihres Unternehmens austauschen. Steht Ihnen dafür genügend Bandbreite im Netzwerk zur Verfügung?
Sicherheitseinstellungen: Sie oder Ihre IT-Administrator:innen sollten regelmäßig dafür Sorge tragen, dass die Netzwerk- und Gerätesicherheit Ihres Unternehmens den aktuellen Anforderungen gewachsen ist. Gleichzeitig dürfen beschränkende Maßnahmen und Regeln aber Ihre Videokonferenzen und den dort stattfindenden Austausch von Daten nicht verhindern, wie etwa eine zu streng definierte Firewall.
Sichere Videokonferenzen: Das Wichtigste in Kürze
Die Sicherheit von Videokonferenzen kann für Ihr Unternehmen enorme Bedeutung haben. Bei unzureichenden Vorkehrungen und Datenlecks können Ihnen neben Ansehensverlusten und Datenschutzverletzungen auch massive wirtschaftliche Schäden drohen.
Sichere Videokonferenz-Tools für Unternehmen bieten eine Ende-zu-Ende-Datenverschlüsselung, Datenschutz nach DSGVO-Norm sowie weitere manuelle Sicherheitsfunktionen.
Teilnehmer:innen einer geschäftlichen Videokonferenz sollten für eine sichere Internetverbindung, ein abgesichertes Netzwerk und Malware-freie Endgeräte sorgen.
Als Gastgeber:in sollten Sie eindeutige Meeting-IDs mit Passwortschutz vergeben, die Warteraumfunktion Ihres Konferenz-Tools nutzen und die Konferenz wenige Minuten nach dem Beginn für weitere Teilnehmer:innen sperren.
Während der Konferenz sollten sämtliche Teilnehmer:innen für ausreichenden Datenschutz der geteilten Informationen und für einen verschleierten Hintergrund ihrer Bildansicht sorgen.
Was ist mobiles Arbeiten und wie integrieren Sie das Konzept optimal in Ihr Unternehmen?
Auch nach dem offiziellen Ende der Coronapandemie können sich viele Arbeitnehmer:innen kaum noch vorstellen, in ein klassisches Arbeitsverhältnis mit täglichem Erscheinen in einem Büro zurückzukehren. Dies sagen rund drei Viertel der in einer aktuellen Studie der Hans-Böckler-Stiftung Befragten. Moderne Arbeitsformen wie mobiles Arbeiten haben sich demnach etabliert und sind gekommen, um zu bleiben.
Die in der Studie befragten Arbeitnehmer:innen möchten auch weiterhin wenigstens teilweise im Homeoffice tätig sein. Nur noch 15 Prozent geben an, dass ihren Vorgesetzten Anwesenheit vor Ort sehr wichtig sei. Vor der Pandemie waren es noch 60 Prozent. Auch im Ausland ist dieser Trend zu beobachten.
Eine Studie der Europäischen Zentralbank (EZB) wiederum fand heraus, dass innerhalb der Euro-Zone rund ein Drittel der Beschäftigten auch weiterhin (noch) mehr Arbeit im Homeoffice wünschen. Als einer der Hauptgründe für das wachsende Interesse an diesem Arbeitsmodell nennt die EZB-Studie die teilweise immer länger werdenden Pendelzeiten. Arbeitnehmer:innen, die mehr als eine Stunde pro Strecke pendeln, wünschen sich im Schnitt bis zu zehn Homeoffice-Tage pro Monat.
Doch mobiles Arbeiten ist nicht dasselbe wie Homeoffice oder Telearbeit. Lesen Sie hier, wo die Unterschiede liegen und was es beim mobilen Arbeiten aus Sicht von Arbeitgebern zu beachten gibt.
Working Out Loud: Mit Circle Guides die Arbeit in Kleingruppen verbessern
„Digitalisierung”, „New Work”, „Rapid Prototyping” und jetzt „Working Out Loud”: Was steckt hinter dem neuen Begriff, dessen Prinzip schon seit Längerem als „Social Collaboration” oder „Collaborative Learning” in Unternehmen Verbreitung findet?
Beim Prinzip des „Working Out Loud” geht es nicht um die kontinuierliche Zurschaustellung der eigenen Arbeit. Stattdessen geht es darum, die geleistete Arbeit und das gesammelte Wissen im Unternehmen transparent zu machen. Der Begriff tauchte im Jahr 2010 im Rahmen eines Blogbeitrags von Bryce Williams zuerst auf. Danach dauerte es weitere fünf Jahre, bis John Stepper den als „When will we start to work out loud?” formulierten Gedanken in den sogenannten Circle Guides in Buchform aufgriff.
Mittlerweile ist das Prinzip in der Wirtschaft angekommen: Große Unternehmen wie Bosch und Mercedes-Benz setzen bereits seit Längerem auf „Working Out Loud” zur Verbesserung von Arbeitsabläufen. Wir zeigen Ihnen, wie diese innovative Form der Zusammenarbeit in Kleingruppen auch in Ihrem Unternehmen für mehr Transparenz und Effizienz sorgen kann.
Ein XING-Unternehmensprofil anlegen: Darauf sollten Sie achten
Um die Bekanntheit Ihres Unternehmens, Ihrer Produkte und Ihrer Dienstleistungen effizient zu steigern, führt in der Regel kein Weg an digitalen und sozialen Medien vorbei. Größter Vorteil eines Unternehmensprofils beim Business-Portal XING: Sie können Ihre jeweiligen Aktivitäten passgenau aussteuern – je nachden definierten Zielgruppen und dem zur Verfügung stehenden Budget.
Über XING können Sie mit vergleichsweise wenig Aufwand eine beachtliche Reichweite für Ihr Unternehmen generieren. Hier stehen besonders die Themen Recruiting und Employer Branding im Fokus. Wie Sie ein kostenloses XING-Unternehmensprofil anlegen und was die kostenpflichtige Option zusätzlich bietet, erfahren Sie im Folgenden.
Alternativen zu Slack: Diese sind mehr als einen Blick wert
Nachrichten in Threads und im Messenger austauschen, Dateien teilen oder hochladen, das schnelle Telefonat zwischendurch - mit der Kommunikationsplattform Slack nutzen viele Unternehmen eine zentrale Anwendung für die tägliche Zusammenarbeit auf Projekt- und Firmenebene. Doch andere Team-Messenger haben sich in der Zwischenzeit zu echten Alternativen entwickelt. Wir stellen Ihnen diese Plattformen genauer vor.
In Zeiten von Homeoffice und mobiler Arbeit sind Software-Suiten zur Kommunikation und Zusammenarbeit ein wichtiger Bestandteil der täglichen Geschäftsabläufe geworden. Die sogenannten Teams- oder Business-Messenger vereinen in einer einzigen Anwendung eine Vielzahl an Funktionen, für die Sie früher viele separate Programme benötigten. Doch welche dieser Tools sind abgesehen von Slack tatsächlich empfehlenswert?
Eine Google-Meet-Besprechung erstellen: So gehen Sie vor
Mit Google Meet können Sie im Handumdrehen Online-Besprechungen mit vielen Teilnehmer:innen planen und durchführen. Das Besondere hierbei: Google Meet ist kostenlos nutzbar – sowohl für Firmen, als auch für Privatpersonen. 1:1-Meetings dürfen dabei bis zu 24 Stunden dauern; nehmen drei oder mehr Personen teil, ist das kostenlose Meeting auf 60 Minuten begrenzt.
Kaum etwas spart mehr Zeit, Geld und ist einfacher, als eine Besprechung online durchzuführen. Gerade bei Unternehmen mit mehreren Standorten oder für Gespräche mit Kund:innen eignen sich Video- und Audiokonferenzen hervorragend. Google hat mit Meet eine Lösung im Angebot, die vollständig webbasiert funktioniert und auch den hauseigenen Google-Kalender einbezieht.
Wir zeigen Ihnen, wie Sie mit Google Meet Online-Konferenzen mit bis zu 100 Teilnehmer:innen entweder gratis oder mit bis zu 500 Teilnehmer:innen in der kommerziellen Variante abhalten – und wie sich die Lösung im Vergleich z. B. mit Microsoft Teams schlägt.