Raus aus der Komfortzone: Wie sich Offsite-Events effektiv umsetzen lassen

Digitales Business

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Datum 09.07.2018
Lesezeit 3 Min.

Raus aus der Komfortzone: Wie sich Offsite-Events effektiv umsetzen lassen

Lange Redebeiträge, ständige Ablenkungen durch E-Mail, Telefon und Kollegen und Langeweile durch den immer gleichen Konferenzraum – Meetings haben nicht unbedingt den besten Ruf in Büros. Einige Unternehmen versuchen daher, diesem Effekt durch Offsite-Events – also Meetings in einer anderen Umgebung – zu entgehen. Doch auch hier gilt es einige Regeln zu beachten, damit sich diese effektiv umsetzen lassen.

„Seien Sie mal kreativ.“ – „Denken Sie innovativ.“ So leicht lässt sich auch in einer neuen Umgebung keine Änderung vom Gewohnten hinbekommen. Daher sollte sich der verantwortliche Mitarbeiter Gedanken zu Inhalt, Form und Ziel des Offsite-Meetings machen. Auch, welche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eingeladen werden, spielt eine große Rolle. Tagt eine Abteilung geschlossen in einer neuen Umgebung oder kommen Menschen aus verschiedenen Abteilungen zusammen. Sind alle miteinander bekannt oder gibt es neue Gesichter?

Um Offsite-Events erfolgreich zu gestalten, sollten Sie folgende Punkte beachten:

·       Wahl des Ortes: Es gibt zahlreiche Orte, die sich für Offsite-Meetings nutzen lassen. Sehr beliebt und oft eine gute Wahl sind Coworking-Spaces wie der Startplatz in Köln oder Düsseldorf oder die Design Offices, die es in mehreren deutschen Städten gibt. Diese bieten neben bewährter Infrastruktur und professionellem Service auch die Nähe zu Start-ups und damit ein lockeres, ungezwungenes Umfeld. Mittlerweile sind die Angebote so vielfältig, dass sich für verschiedene Anlässe und Themen unterschiedlichste Räume finden lassen – so zum Beispiel auch Meetingräume in Unternehmen, die diese unter anderem auf der Plattform www.spacebase.com zur Verfügung stellen. Für Offsite-Meetings müssen es aber nicht immer Räume sein – miteinander arbeiten lässt sich auch in einer Berghütte.

·       Fester Rahmen und gute Planung: In einer eher zwanglosen Umgebung rückt schon mal die eigentliche Aufgabe in den Hintergrund. Daher ist es wichtig, dass es einen festen Rahmen gibt. Zur guten Planung gehört es auch, genügend Zeitpuffer einzuplanen. Bei BarCamps zum Beispiel hat es sich gerade im Unternehmenskontext gezeigt, dass Pausen zwischen einzelnen Sessions (Programmpunkten) länger als die üblichen 15 Minuten sein sollten.

·       Offenheit zulassen: Offenheit und Mut zu Kritik entstehen nicht plötzlich, wenn so etwas im Unternehmen sonst gar nicht gelebt wird. Daher sollte stets beachtet werden, was für einzelne Unternehmen jeweils möglich ist. Wenn es Mitarbeitern zum Beispiel schwer fällt, vor Vorgesetzten offen ihre Meinung zu vertreten, kann man zum Beispiel mit verdeckten Karten arbeiten. So lässt sich nicht nachvollziehen, welche Mitarbeiter welche Kritik geäußert hat.

·       Auflockerungsübungen: Mit ein paar einfachen Methoden lässt sich jede Gruppe auflockern: Eine Fragerunde mit 20 nicht besonders ernst gemeinten Fragen bringt Teilnehmer in Bewegung und zeigt Einigendes oder auch Unterschiede. So lassen sich die Teilnehmer beispielsweise nach Entfernung zum Wohnort sortieren. Das sorgt für viel Bewegung und Spaß. Andere Ansätze starten mit einer auflockernden Frage, beispielsweise nach dem Pommestag in der Kantine, dem beliebtesten Parkplatz oder dem Treffpunkt in der Kaffeeküche.

·       Dokumentation und Nachbereitung: Damit ein Offsite-Meeting, das mit erheblichem Aufwand und Kosten versehen ist, auch nachhaltig erfolgreich ist, sollte bereits im Vorfeld an eine gute Dokumentation und Nachbereitung gedacht werden. Dafür bieten sich Fotoprotokolle oder auch die Post-it-App an, mit sich die kleinen Klebezettel digitalisieren lassen. Um auch im Arbeitsalltag konkret an der Umsetzung zu arbeiten, ist es sinnvoll, diese in Nachbesprechungen auf der Agenda zu behalten.

Grundsätzlich ist es eine gute Idee, wichtige Themen oder abteilungsübergreifende Fragestellungen an andere Orte als den immer gleichen Konferenzraum zu verlegen. Allerdings: Nur weil man sich an einem Ort trifft, werden nicht auf einmal alle locker und kreativ. Daher braucht es gute Planung und professionelle Umsetzung bei der Gestaltung eines Offsite-Events. Vor allem über die Zielsetzung und die Methoden zur Erreichung dieses sollten Sie gründlich nachdenken. Dann allerdings kann ein solches Meeting ganz neue Kräfte und Energien im Umdenken freisetzen.

Neugierig geworden? Dann denken Sie doch einmal darüber nach, welches Ihrer nächsten Meetings als Offsite-Event umsetzen lassen.

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