Umstieg auf Microsoft Office 365 für Unternehmen: Darauf sollten Sie achten

Digitales Business

Digitales Business

Datum 26.06.2018
Lesezeit 6 Min.

Umstieg auf Microsoft Office 365 für Unternehmen: Darauf sollten Sie achten

Die Migration zu Microsoft Office 365 Enterprise steht bevor, aber wie sollten Sie vorgehen? Mit der richtigen Strategie gelingt der Umstieg von der herkömmlichen On-Premise-Lösung auf die moderne Büro-Suite aus der Cloud reibungslos. Hier finden Sie wichtige Tipps.


Die professionelle Nutzung von Microsoft Office 365 in der Cloud setzt eine professionelle Einführung voraus. Das heißt nicht, dass alles von Tag Eins an perfekt laufen muss. Vor allem größere Unternehmen sollten die Integration mit Bedacht angehen und Prioritäten setzen. Eine Taskforce kann helfen, Fehler bei der Umsetzung zu vermeiden und von Anfang an volle Produktivität zu gewährleisten.

Die Implementierung von Microsoft Office 365 in der Cloud sollte in jedem Falle strukturiert ablaufen. Am besten besinnen Sie sich dafür auf die Motive für Ihre Entscheidung, das Programmpaket zu nutzen. Fragen Sie sich also: Welchem Zweck soll es vorrangig dienen? Stellen Sie aus den Antworten eine Prioritätenliste für die Einführungsphase zusammen. Das können Sie im Alleingang tun oder gemeinsam mit Ihren leitenden Mitarbeitern. Je größer Ihr Unternehmen ist, desto eher empfiehlt sich hier Teamwork.

 

Schritt #1: Bilden Sie einen Beirat für die Microsoft Office-365-Einführung

Bevor Sie loslegen, empfehlen wir Ihnen den Aufbau einer Taskforce. Beziehen Sie dabei aber nicht nur die oberste Managementebene ein, sondern vor allem operativ arbeitende Kollegen aus den betroffenen Abteilungen. Schließlich ändert die Neueinführung von Microsoft Office 365 auch deren gewohnten Workflow. Und das mag Teile der Belegschaft verunsichern. Deshalb ist es sinnvoll, die Vorteile von Office aus der Cloud auf möglichst vielen internen Kanälen zu vermitteln. Achten Sie daher darauf, dass das Organisationsteam einen Querschnitt Ihres Unternehmens abbildet.

Auf jeden Fall sollten Sie drei wichtige Positionen im Beirat verankern:

  • Ein Unterstützer aus der Führungsriege vermittelt die internen Ziele von Microsoft Office 365 als Cloud-Dienst.
  • Eine Kontrollinstanz überwacht, ob diese Direktiven tatsächlich erreicht werden.
  • Das dritte Mitglied trägt die gewünschten Vorgaben in die Belegschaft weiter und sammelt mögliche Kritik oder Verbesserungsvorschläge der Endbenutzer ein.

 

Schritt #2: Sorgen Sie für den richtigen Spezialisten-Mix aus allen Abteilungen

Die beiden letztgenannten Funktionen können Mitarbeiter aus beliebigen Abteilungen übernehmen. Neben diesen drei Hauptrollen sollten Sie weitere Aufgaben im Orga-Team an spezialisierte Kollegen verteilen. Im Idealfall kümmern diese sich jeweils um:

  • Leitung der gesamten Einführung von Microsoft Office 365 (Projektmanagement / Change Management)
  • Planung von Ressourcen und Schulungen (IT/HR)
  • Identifizierung konkreter Microsoft Office-365-Nutzungsmöglichkeiten in einzelnen Abteilungen (Management) sowie der benötigten Produktkomponenten
  • Überwachung der technischen Einführung (IT), insbesondere und auch von Microsoft Office 365 Cloud-Email.
  • Einführung der Verwaltung von Daten und Prozessen mit dem Microsoft Office 365-Cloudspeicher in der Personalabteilung (IT/HR)
  • Leitung der internen Informationsvermittlung hinsichtlich der Einführung von Microsoft Office 365 (IT/Firmenkommunikation)
  • Anbieten von Orientierungshilfen (IT/Firmenkommunikation)
  • Unterstützung bei der Strategie, Mittler zwischen Geschäft und IT (IT oder andere Abteilung)

Im Idealfall erledigen verschiedene Kollegen diese Aufgaben. Je nach Größe eines Unternehmens kann das auch in Personalunion geschehen. Neben den genannten können aber auch andere Funktionen in Ihrem Unternehmen wichtiger sein. Arbeiten Sie beispielsweise sehr eng mit Ihren Geschäftspartnern zusammen, kann es sinnvoll sein, die Einführung von Microsoft Office 365 mit diesen abzustimmen. Dafür benötigen Sie Mitarbeiter, die dorthin den Kontakt halten und in beide Richtungen vermitteln.

 

Video: YouTube / Vodafone Deutschland

 

Schritt #3: Entwickeln Sie Geschäftsszenarien für Office und priorisieren Sie diese

Datensicherheit für Office 365 - jetzt Whitepaper downloaden

Auch in der Cloud können Datenverluste auftreten, sei es durch menschliche Fehler oder durch Cyber-Attacken. Wie Sie Ihre Office-Daten wirksam dagegen schützen, erfahren Sie in unserem kostenlosen Whitepaper zum Thema Office-365-Backup.

Steht das Team, dann klären Sie gemeinsam, wie Microsoft Office 365 in Ihrem Betrieb praktisch eingesetzt werden soll. Eine gute Basis dafür sind Workshops und Brainstormings mit den beteiligten Mitarbeitern. Identifizieren und definieren Sie in den Runden die wichtigsten Herausforderungen an das Programmpaket bezüglich Kommunikation und Zusammenarbeit. Wo muss sich etwas verbessern? Welche Bereiche, strategischen Vorhaben oder Prozesse der Informationsvermittlung bedürfen vorrangig einer Optimierung?

Gehen Sie auch hier strukturiert vor: Greifen Sie beispielsweise einen relevanten Mitarbeiter heraus und skizzieren Sie seine Aufgaben. Überlegen Sie dann, wie ihn Microsoft Office 365 künftig dabei unterstützen soll. Auf diese Weise entwickeln Sie eine Reihe wichtiger sogenannter Geschäftsszenarien und daraus wiederum die eingangs erwähnte Prioritätenliste.

Hilfreich ist hier etwa ein Diagramm mit den Kriterien „Auswirkungen“ und „Schwierigkeit“ hinsichtlich der Umsetzung. Konkret unterscheiden Sie hier zwischen mehr oder weniger effektvollen beziehungsweise einfachen oder anspruchsvollen Maßnahmen.

 

Ausklappbare Informationsgrafik

Bild: Eigenkreation / Microsoft

 

Tragen Sie die Geschäftsszenarien entsprechend dieser Merkmale darin ein. Damit haben Sie zwei Kriterien, an denen Sie sich orientieren können, um eine geeignete Reihenfolge festzulegen, in der Sie die Szenarien angehen.

Noch ein Experten-Tipp am Rande: Es ist in der Regel sinnvoller, Geschäftsszenarien mit sowohl einfach erreichbaren als auch schnell spürbaren Erfolgen zu bevorzugen. Kompliziertere Prozesse, deren tief greifende Wirkung sich erst langsam entfaltet, können Sie auch später angehen. So werden die positiven Effekte von Microsoft Office 365 für die Belegschaft eher sichtbar und von ihr auch früher akzeptiert.

 

Video: YouTube / Microsoft Business

 

Schritt #4: Legen Sie KPIs fest und messen Sie die Erfolge

Doch ein gutes Image unter den Mitarbeitern genügt nicht. Was Sie natürlich auch brauchen, ist eine zuverlässige Erfolgskontrolle bei der Einführung von Microsoft Office 365. Für die Messlatte legen Sie eine Reihe relevanter KPIs fest. Entsprechende Leistungsindikatoren können die Ergebnisse der einzelnen Geschäftsszenarien sein. Dazu zählen beispielsweise:

  • verringerte Kosten
  • angestiegene Mitarbeiter- und/oder Kundenzufriedenheit
  • kürzere Bearbeitungszeiten
  • höhere Produktivität
  • effizienter tätige Mitarbeiter

Welche Erfolgsfaktoren tatsächlich von Belang sind, hängt allerdings stark von den jeweiligen Gegebenheiten in Ihrem Betrieb ab. Individuelle Parameter lassen sich unter anderem wie folgt finden: Klären Sie, wo, wie und bei wem Sie den Maßstab anlegen wollen. Bestimmen Sie konkrete (und realistische) Kriterien, an denen sich die Folgen der Einführung eindeutig ablesen lassen. Legen Sie einen Zeitraum fest, nach dem die Überprüfung erfolgen soll. Wichtig: Ermitteln Sie die entsprechenden Werte auf jeden Fall einmal vor der Einführung. Sonst können Sie später nicht vergleichen.

Mit einem Erfolgsplan gelingt die Kontrolle besser. Zum einen gibt er eine Richtung mit Etappenzielen vor, zum anderen erleichtert er die Prüfung einzelner Kriterien im laufenden Betrieb. Eine solche Roadmap können Sie selbst entwickeln oder zum Beispiel mit dem Service FastTrack von Microsoft.

 

Das Wichtigste zum Umstieg auf Microsoft Office 365 im Überblick

  • Wenn Sie die Einführung von Microsoft Office 365 in Ihrem Betrieb planen, sollten Sie das betroffene Team oder die Teams von Anfang an mit einbeziehen.
  • Legen Sie Rollen und Verantwortlichkeiten fest, die teils auch in Personalunion wahrgenommen werden können.
  • Achten Sie darauf, konkrete Zeitpläne festzulegen und deren Einhaltung zu überwachen.
  • Anhand vorab festgelegter und für Sie relevanter KPIs können Sie nach der Einführung von Microsoft Office 365 feststellen, welche Vorteile Sie hierdurch konkret beispielsweise bei der Produktivität erlangt haben.
  • Weitere Details zur Vorbereitung der Implementierung von Microsoft Office 365 bietet Microsoft mit einem umfangreichen Einführungsleitfaden.
  • Welche Microsoft-Office-365-Version ist die richtige für Sie? Vodafone bietet mehrere Microsoft-Office-365-Pakete an, die sich in Umfang und ihren Funktionen unterscheiden. Einen Überblick dazu erhalten Sie mit dem speziellen InfoDok.
  • Mit der optionalen Cloud-Backup-Lösung sind auch sensible Daten optimal abgesichert.

 

An anderer Stelle erfahren Sie bei uns, wie sich Microsoft Office 365 für Unternehmen im Praxiseinsatz bei der Steigenberger Hotel Group und Schultz Bauzentrum bislang bewährt hat.

Wie Sie Ihre Office-Daten wirksam gegen Datenverlust in der Cloud schützen, erfahren Sie in unserem kostenlosen Whitepaper zum Thema Microsoft-Office-365-Backup.

 

Konnten wir Ihnen mit unseren Tipps helfen? Berichten Sie uns doch von Ihren eigenen Erfahrungen in den Kommentaren.


Kontakt aufnehmen

Sie haben Fragen zu unseren Produkten und Angeboten?
Dann rufen Sie unter 0800 5054515 an.

Kommentare

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.

Facebook Twitter WhatsApp LinkedIn Xing E-Mail