Office 365 in der Cloud: Tipps für den optimalen Umstieg

Digitales Business

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Datum 26.06.2018
Lesezeit 5 Min.

Office 365 in der Cloud: Tipps für den optimalen Umstieg

Sie suchen eine umfassende Büro-Software? Dann ist Microsoft Office 365 eine interessante Lösung. Es vereint mehrere Programme in einem Paket, bietet Webanwendungen und die Abrechnung per Abo-Modell – und das alles für viele Arbeitsplätze. Damit erleichtert das Software-Paket bereits vielen Unternehmen die tägliche Arbeit. Vorausgesetzt, der Einsatz ist gut vorbereitet.

Die professionelle Nutzung von Microsoft Office 365 in der Cloud setzt eine professionelle Einführung voraus. Das heißt nicht, dass alles von Tag 1 an perfekt laufen muss. Vor allem größere Unternehmen sollten die Integration mit Bedacht angehen und Prioritäten setzen.

Wesentliche Fakten:

  • Die Einführung von Microsoft Office 365 ist idealerweise Teamwork
  • Eine strukturierte Vorplanung erleichtert die Implementierung
  • Konkrete Erfolgsfaktoren zeigen, ob sich die Software bewährt

Einsatz von Microsoft Office 365: Strategisch planen, überlegt vorbereiten

Die Implementierung von Office 365 in der Cloud an Ihrem Unternehmenssitz in Deutschland sollte strukturiert ablaufen. Am besten besinnen Sie sich dafür auf die Motive für Ihre Entscheidung, das Programmpaket zu nutzen. Fragen Sie sich also: Welchem Zweck soll es vorrangig dienen? Stellen Sie aus den Antworten eine Prioritätenliste für die Einführungsphase zusammen. Das können Sie im Alleingang tun oder gemeinsam mit Ihren leitenden Mitarbeitern. Je größer Ihr Unternehmen ist, desto eher empfiehlt sich hier Teamwork.

Beziehen Sie dabei aber nicht nur die oberste Managementebene ein, sondern vor allem operativ arbeitende Kollegen aus den betroffenen Abteilungen. Schließlich ändert die Neueinführung von Office 365 auch deren gewohnten Workflow. Und das mag Teile der Belegschaft verunsichern. Deshalb ist es sinnvoll, die Vorteile der neuen Software auf möglichst vielen internen Kanälen zu vermitteln. Achten Sie daher darauf, dass das Organisationsteam einen Querschnitt Ihres Unternehmens abbildet.

Auf jeden Fall sollten Sie drei wichtige Positionen im Beirat verankern:

  • Ein Unterstützer aus der Führungsriege vermittelt die internen Ziele von Microsoft Office 365 als Cloud-Dienst.
  • Eine Kontrollinstanz überwacht, ob diese Direktiven tatsächlich erreicht werden.
  • Das dritte Mitglied trägt die gewünschten Vorgaben in die Belegschaft weiter und sammelt mögliche Kritik oder Verbesserungsvorschläge der Endbenutzer ein.

Die beiden letztgenannten Funktionen können Mitarbeiter aus beliebigen Abteilungen übernehmen. Neben diesen drei Hauptrollen sollten Sie weitere Aufgaben im Orga-Team an spezialisierte Kollegen verteilen. Im Idealfall kümmern diese sich jeweils um:

  • Leitung der gesamten Einführung von Office 365 (Projektmanagement)
  • Planung von Ressourcen und Schulungen (IT/HR)
  • Identifizierung konkreter Office-365-Nutzungsmöglichkeiten in einzelnen Abteilungen (Management)
  • Überwachung der technischen Einführung (IT), insbesondere und auch von Office 365 Cloud-Email.
  • Einführung der Verwaltung von Daten und Prozessen mit dem Office 365-Cloudspeicher in der Personalabteilung (IT/HR)
  • Leitung der internen Informationsvermittlung hinsichtlich der Einführung von Office 365 (IT/Firmenkommunikation)
  • Anbieten von Orientierungshilfen (IT/Firmenkommunikation)
  • Unterstützung bei der Strategie, Mittler zwischen Geschäft und IT (IT oder andere Abteilung)

Im Idealfall erledigen verschiedene Kollegen diese Aufgaben. Je nach Größe eines Unternehmens kann das auch in Personalunion geschehen. Neben den genannten können aber auch andere Funktionen in Ihrem Unternehmen wichtiger sein. Arbeiten Sie beispielsweise sehr eng mit Ihren Geschäftspartnern zusammen, kann es sinnvoll sein, die Einführung von Office 365 mit diesen abzustimmen. Dafür benötigen Sie Mitarbeiter, die dorthin den Kontakt halten und in beide Richtungen vermitteln.

Video: YouTube / Vodafone Deutschland

Geschäftsszenarien entwickeln und priorisieren

Steht das Team, dann klären Sie gemeinsam, wie Office 365 in Ihrem Betrieb praktisch eingesetzt werden soll. Eine gute Basis dafür sind Workshops und Brainstormings mit den beteiligten Mitarbeitern. Identifizieren und definieren Sie in den Runden die wichtigsten Herausforderungen an das Programmpaket bezüglich Kommunikation und Zusammenarbeit. Wo muss sich etwas verbessern? Welche Bereiche, strategischen Vorhaben oder Prozesse der Informationsvermittlung bedürfen vorrangig einer Optimierung?

Gehen Sie auch hier strukturiert vor: Greifen Sie beispielsweise einen relevanten Mitarbeiter heraus und skizzieren Sie seine Aufgaben. Überlegen Sie dann, wie ihn Office 365 künftig dabei unterstützen soll. Auf diese Weise entwickeln Sie eine Reihe wichtiger sogenannter Geschäftsszenarien und daraus wiederum die eingangs erwähnte Prioritätenliste.

Hilfreich ist hier etwa ein Diagramm mit den Kriterien „Auswirkungen“ und „Schwierigkeit“ hinsichtlich der Umsetzung. Konkret unterscheiden Sie hier zwischen mehr oder weniger effektvollen beziehungsweise einfachen oder anspruchsvollen Maßnahmen.

Geschäftsszenarien

 

Bild: Eigenkreation / Microsoft

Tragen Sie die Geschäftsszenarien entsprechend dieser Merkmale darin ein. Damit haben Sie zwei Kriterien, an denen Sie sich orientieren können, um eine geeignete Reihenfolge festzulegen, in der Sie die Szenarien angehen.

Tipp: Es ist in der Regel sinnvoller, Geschäftsszenarien mit sowohl einfach erreichbaren als auch schnell spürbaren Erfolgen zu bevorzugen. Kompliziertere Prozesse, deren tief greifende Wirkung sich erst langsam entfaltet, können Sie auch später angehen. So werden die positiven Effekte von Office 365 für die Belegschaft eher sichtbar und von ihr auch früher akzeptiert.

Video: YouTube / Microsoft Business

KPIs festlegen und Erfolge messen

Doch ein gutes Image unter den Mitarbeitern genügt nicht. Was Sie natürlich auch brauchen, ist eine zuverlässige Erfolgskontrolle bei der Einführung von Office 365. Für die Messlatte legen Sie eine Reihe relevanter KPIs fest. Entsprechende Leistungsindikatoren können die Ergebnisse der einzelnen Geschäftsszenarien sein. Dazu zählen beispielsweise:

  • verringerte Kosten
  • angestiegene Mitarbeiter- und/oder Kundenzufriedenheit
  • kürzere Bearbeitungszeiten
  • höhere Produktivität
  • effizienter tätige Mitarbeiter

Welche Erfolgsfaktoren tatsächlich von Belang sind, hängt allerdings stark von den jeweiligen Gegebenheiten in Ihrem Betrieb ab. Individuelle Parameter lassen sich unter anderem wie folgt finden: Klären Sie, wo, wie und bei wem Sie den Maßstab anlegen wollen. Bestimmen Sie konkrete (und realistische) Kriterien, an denen sich die Folgen der Einführung eindeutig ablesen lassen. Legen Sie einen Zeitraum fest, nach dem die Überprüfung erfolgen soll. Wichtig: Ermitteln Sie die entsprechenden Werte auf jeden Fall einmal vor der Einführung. Sonst können Sie später nicht vergleichen.

Mit einem Erfolgsplan gelingt die Kontrolle besser. Zum einen gibt er eine Richtung mit Etappenzielen vor, zum anderen erleichtert er die Prüfung einzelner Kriterien im laufenden Betrieb. Eine solche Roadmap können Sie selbst entwickeln oder zum Beispiel mit dem Service FastTrack von Microsoft.

Zusammenfassung

  • Wenn Sie die Einführung von Office 365 in Ihrem Betrieb planen, sollten Sie das betroffene Team oder die Teams von Anfang an mit einbeziehen.
  • Legen Sie Rollen und Verantwortlichkeiten fest, die teils auch in Personalunion wahrgenommen werden können.
  • Achten Sie darauf, konkrete Zeitpläne festzulegen und deren Einhaltung zu überwachen.
  • Anhand vorab festgelegter und für Sie relevanter KPIs können Sie nach der Einführung von Office 365 feststellen, welche Vorteile Sie hierdurch konkret beispielsweise bei der Produktivität erlangt haben.

Toolbox

  • Weitere Details zur Vorbereitung der Implementierung von Office 365 bietet Microsoft mit einem umfangreichen Einführungsleitfaden.
  • Welche Office-365-Version ist die richtige für Sie? Vodafone bietet mehrere Office-365-Pakete an, die sich in Umfang und ihren Funktionen unterscheiden. Einen Überblick dazu erhalten Sie mit dem speziellen InfoDok.
  • Hinweise zu Einsatzszenarien von Office 365 finden Sie auf silicon.de.

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