Grußformeln in E-Mails: Darauf sollten Sie achten

• Moderne Kommunikation läuft bis heute vielfach über E-Mails ab. Umso wichtiger ist es, hier den richtigen Ton zu treffen.
• Achten Sie stets darauf, mit Ihren Gesprächspartnern auf Augenhöhe zu kommunizieren – je nach Phase der Geschäftsbeziehung.
• Auch bei englisch-, französisch- oder italienischsprachigen E-Mails sollte die richtige Grußformel zum Einsatz kommen.

Mehrere Tausend E-Mails gehen in Großkonzernen täglich ein und aus. Und auch in Kleinstunternehmen rauschen hunderte Mails durch die Server. Insgesamt also jede Menge geschäftlicher Schriftverkehr. Oft beeinflussen schon kleine Nuancen in der Wortwahl, wie die Botschaft vom Empfänger wahrgenommen wird. Welche Grußformel in Business E-Mails passt am besten? Denn der kleine Gruß am Ende einer Mail kann Großes bewirken. Gerade hier lässt sich in wenigen, aber richtigen Worten ein positiver Eindruck hinterlassen.

„Herzlichst”, „Hochachtungsvoll”, oder doch lieber „Mit freundlichen Grüßen”? Manchmal können scheinbare Kleinigkeiten Großes bewirken: Dann nämlich, wenn der Empfänger aus der Grußformel am Ende einer E-Mail Rückschlüsse auf die Art und Qualität der Geschäftsbeziehung zieht – oder sich unpassend adressiert fühlt. Umso wichtiger also, die Schlussformel passend zu wählen. Auch international ist Vorsicht geboten: Nicht jede englische E-Mail sollte mit „Cheers” enden.

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Bei der Grußformel in Business E-Mails gilt: Der Ton macht die Musik

Geschäftsmails dienen der sachlichen Kommunikation und sollten das Anliegen so kurz und präzise wie möglich schildern. Zudem ist es wichtig, sein Gegenüber richtig einzuschätzen und den richtigen Ton zu treffen. Das gilt auch für den Abschiedsgruß. Hier ist eine originelle Note durchaus denkbar. „Mit freundlichen Grüßen“ ist die gängigste Schlussformel. Das wirkt ebenso wie „Beste Grüße“ zwar nett, aber oftmals etwas eingeschlafen und unpersönlich.

Ein „Freundliche Grüße nach Köln“ oder „Mit den besten Grüßen nach Berlin“ beweist Aufmerksamkeit und zeigt, dass sich der Gruß nicht an einen X-beliebigen Ansprechpartner richtet. Auf Augenhöhe begegnen gelingt mit den Schlussworten „Im Namen des Teams grüßt Sie…“ oder „…grüßt Euch“. Das zeigt kollegiale Empathie und Gleichgesinnung.

Kurz, lang, salopp oder formell – Welcher Gruß passt am besten?

Einfach nur einen „Gruß“ dazulassen, ist etwas salopp. Auch hier rundet eine kleine Variation zu „Viele Grüße“ den Text ab. „Dankende Grüße“ kommen beim Geschäftspartner ebenfalls gut an, während „Schöne Grüße“ zwar ganz nett, aber beliebig wirken können. Unter befreundeten Kollegen und guten Bekannten sind „Liebe Grüße“ das Mittel der Wahl. „Herzlichst“ ist sicherlich gut gemeint. Superlative gehören aber eher in private Mails. Wenn das Wetter passt, sind „Sonnige Grüße“ eine pfiffige und nicht allzu persönliche Grußformel in Business E-Mails. Das lässt sich auch zu „sommerlich“ umwandeln. Die Wetter-Varianten sollten aber nicht ausgereizt werden. Wer schon einmal „verregnete“ oder gar „stürmische Grüße“ erhalten hat, weiß, dass das nicht unbedingt die erwünschte Wirkung erzielt.

Kommunizieren Sie stets auf Augenhöhe

Im geschäftlichen Schriftverkehr hängt einiges davon ab, ob und wie gut Sie den Adressaten kennen. Dennoch gehört eine Kommunikationskultur auf Augenhöhe zum Leitsatz eines modernen Konzerns – das fängt meist schon da an, wo das „Sie“ aufhört. Daher möchte und muss in einem zukunftsorientierten Unternehmen niemand mehr „Hochachtungsvoll“ gegrüßt werden. Genauso verstaubt und distanziert wirken abgekürzte Grußformeln. Bei „LG“ können die Grüße noch so lieb gemeint sein, sie wirken ebenso wie „GLG“ beiläufig und halbherzig.

Video: YouTube / InStaff & Jobs GmbH

Grußformeln in internationalen E-Mails: Auf Englisch, Französisch oder Italienisch den richtigen Abschluss finden

Englische Schlussformeln

Viele Unternehmen betreiben internationale Kommunikation, sei es mit dem europäischen Ausland oder mit der gesamten Welt. Auch hier gilt: Formulieren Sie Ihre Schlussformel zu salopp, kann dies ebenso nach hinten losgehen wie eine zu förmliche Kommunikation. Für den förmlichen englischen Geschäftsbrief eignet sich durchaus – je nach Zielgruppe und gerade in der Anbahnung – die Formulierung „Yours sincerely”, was übersetzt soviel wie „Mit freundlichen Grüßen” bedeutet. Kennt man sich hingegen schon länger, oder ist im Bereich von Startups und in eher modernen Branchen unterwegs, darf es durchaus auch ein „Cheers” oder „Cheers from Germany” sein.

Französische Schlussformeln

Kommunizieren Sie mit Empfängern, deren Landessprache nicht Englisch ist, freuen sich diese natürlich zumindest über eine Schlussformel in der eigenen Landessprache. Im Französischen gelingt die informelle, aber nicht zu saloppe Kommunikation mit „Cordialement” oder „Bien cordialement”. Mit „Dans l’attente” oder (formeller) „Dans l’attente de votre réponse” signalisieren Sie wiederum, dass Sie eine Antwort haben möchten. Noch informeller geht es mit „Amitiés” („Herzliche Grüße”) oder „Amicalement” („Herzlichst”). Hier ist jedoch Vorsicht gefragt, da Ihre Korrespondenz schnell als zu kumpelhaft ausgelegt werden könnte.

Italienische Schlussformeln

Die gängigste Grußformel für E-Mails in italienischer Sprache ist wohl „Cordiali saluti”, was in etwa „Mit freundlichen Grüßen” entspricht. Darf es dagegen formeller zugehen, empfiehlt sich „Cordialmente”, was in etwa „Hochachtungsvoll” bedeutet. Bei unbekanntem Empfängernamen können Sie auch mit „In fede” abschließen. Kennt man sich dagegen seit Jahren, tut es auch ein einfaches „Saluti” für „Herzliche Grüße”.

Welche Grußformel ist Ihnen am liebsten? Wir freuen uns auf Ihren Kommentar.