Voicemail: Was ist eigentlich ein Voicemail-System?

Digitales Business

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Datum 14.04.2021
Lesezeit 3 Min.

Voicemail: Was ist eigentlich ein Voicemail-System?

In Unternehmen sind Mitarbeiter häufig nicht mehr an einen festen Büroplatz vor Ort gebunden. Nachteile entstehen daraus keine: Mit Hilfe der sogenannten Voicemail-Funktion können sie Kunden auch mit flexibler Arbeitsplatzgestaltung optimal betreuen.

Was Voicemails sind, wie sie funktionieren und warum sie viel mehr sind als ein simpler Anrufbeantworter, erklären wir Ihnen im Folgenden.

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Was ist eine Voicemail?

Der klassische Anrufbeantworter hat ausgedient, zumindest in modernen Unternehmen. Sogenannte Voicemails bieten den Mitarbeitern jederzeit Zugriff auf eingegangene Sprachnachrichten von Kunden. Die Mitarbeiter können darüber hinaus persönliche Nachrichten speichern und für einen späteren Zeitpunkt speichern. Das ist besonders dann von Nutzen, wenn Mitarbeiter häufig im Außeneinsatz tätig sind.

 

Mehr als nur ein Anrufbeantworter

In Ihrem Unternehmern sollten Sie Voicemails für sämtliche Nebenstellen der Telefonanlage einrichten. Jeder Mitarbeiter kann dann an seiner jeweiligen Nebenstelle eine individuelle Ansage auf die eigene Voicemailbox sprechen. Wenn der Mitarbeiter außer Haus tätig ist oder sich im Urlaub befindet, sollten die Anrufer über die Ansage auf der Voicemailbox darauf hingewiesen werden. Folgende Fragen sollte die Nachricht beantworten: Wer kümmert sich in der Abwesenheit etwa eines Sachbearbeiters um die Belange des Anrufers? An wen können sich Kunden sonst noch wenden und wann ist der Mitarbeiter wieder persönlich erreichbar?.

Spricht ein Kunde eine Nachricht auf die Voicemailbox der Nebenstelle, kann eine moderne Telefonanlage mit integrierter Voicemail den zu erreichenden Mitarbeiter per E-Mail oder SMS über den Eingang einer Sprachnachricht informieren. Dadurch reduziert sich die Reaktionszeit auf Anfragen und Sie können Ihren Kunden einen verbesserten Service bieten.

Ein weiterer Vorteil der Voicemail-Funktion: Wenn Ihr Unternehmen über viele Mitarbeiter mit Kundenkontakt verfügt, können Anfragen dank der Voicemail-Funktion nicht verloren gehen. Einmal aufgenommen, werden die Nachrichten von der Telefonanlage automatisch archiviert.


Voicemails sind von überall abrufbar

Voicemail-Systeme sind in vielen modernen VoIP-Telefonanlagen integriert. Die Anbindung der Telefonanlage an das Internet bietet den Vorteil, dass Sie und Ihre Mitarbeiter die im Telefonanlagensystem hinterlegten Voicemails von überall abrufen können – sei es per Smartphone, am PC oder über einen externen Festnetzanschluss. Viele VoIP-Anlagen können darüber hinaus Voicemails in Audiodateien umwandeln und über die sogenannte Unified-Communications-Funktion der Telefonanlage per E-Mail an den betreffenden Mitarbeiter senden.

 

Wie funktioniert Voicemail-to-E-Mail?

Voicemail-to-E-Mail ist eine Funktion, mit deren Hilfe Voicemails als Audiodatei (normalerweise im MPG- oder WAV-Format) aufgezeichnet und an eine E-Mail-Adresse gesendet werden. Der Empfänger kann die Datei dann direkt aus der E-Mail herunterladen und mit einem Media Player auf seinem Smartphone oder PC abspielen.

Voicemail-E-Mails enthalten in der Regel das Datum und die Uhrzeit der eingegangenen Nachricht sowie Informationen zur Anrufer-ID. Die Voicemail-to-E-Mail-Funktion ist ein beliebtes Angebot bei vielen Anbietern von VoIP- und Cloud-Telefonsystem.

Eine Person tippt auf ihr Smartphone

Die VoIP-Telefonanlage schickt eine Voicemail direkt zum E-Mail-Konto des Mitarbeiters

Was bedeutet Unified Communications?

Der englische Begriff Unified Communications (UC) beschreibt, wie etwa innerhalb eines Unternehmens verschiedene digitale Kommunikations-Werkzeuge miteinander kommunizieren. Ein typisches Beispiel für UC ist der Anruf eines Kunden: Der vom Anrufer gewünschte Sachbearbeiter ist nicht an seinem Arbeitsplatz und nimmt folglich den Anruf nicht entgegen. Der Kunde spricht eine Nachricht in das Voicemail-System der Telefonanlage. Das UC-System wandelt diese Voicemail in ein Audiofile um, das auch extern abgehört werden kann  und sendet es per E-Mail an die Adresse des abwesenden Mitarbeiters.

Experten bezeichnen diese Art des Informationsaustausches zwischen verschiedenen Geräten auch als „All-IP“-Kommunikation, da alle IP-fähigen Endgeräte damit eingebunden werden können. Dies hat den Vorteil, dass alle Mitarbeiter standortunabhängig auf Anfragen reagieren können, in diesem Fall auf eingegangene Voicemails.

Außer am konkreten Beispiel der Voicemail können beispielsweise Mitarbeiter auf Geschäftsterminen oder im Homeoffice durch UC während einer Webkonferenz Daten austauschen und diskutieren – in Echtzeit. Dadurch beschleunigen sich Entscheidungsprozesse in Ihrem Unternehmen spürbar.

 

Benutzen Sie in Ihrem Unternehmen bereits Voicemails, beispielsweise um auf Kundennachfragen zu reagieren? Welche Erfahrungen haben Sie gemacht? Bitte schreiben Sie es uns in die Kommentare.

 


Alexander Stati
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