Die besten Projektmanagement-Tools im Überblick

• Komplexe Projekte erfordern geeignete Projektmanagement-Tools wie MS Project, Wrike und Co.
• Speziell für agile Projekte gibt es wiederum eigene Software wie JiraAgile oder Trello, die Sie kennen sollten.
• Ermitteln Sie zunächst den Bedarf und entscheiden Sie sich dann für ein passendes Softwareprodukt.

Komplexe Aufgaben erfordern einfache Strukturen – Projektmanagement-Tools helfen dabei. Die traditionelle Herangehensweise mit Pflichtenheft und Abstimmung wurde mittlerweile durch zahlreiche digitale Lösungen ergänzt. Oder sogar komplett von ihnen abgelöst. Wir haben den Überblick über die digitalen Projekthelfer für Mittelstand und Co.

Allgemeine Projektmanagement-Software: Diese sollten Sie kennen

Je nach Komplexität, Umfang und Zielsetzung eines Projekts kommen Sie mit Microsoft Excel oder einem Google-Kalender ziemlich schnell an Ihre Grenzen. Eine Projektmanagement-Software muß her – doch welche sollte es sein?

• Microsoft Project: Für die Projektplanung bewährt hat sich die Software Microsoft Project, die das Unternehmen ursprünglich mal für die eigenen Software-Projekte entwickelt hatte. Eine ganze Reihe von Projektvorlagen und die Integration mit Microsoft 365 machen Projektmanagern das Leben leichter.
• Basecamp: Basecamp reduziert Projektmanagement auf das Wesentliche und ist sehr kommunikationsorientiert. Die aktuelle Version 3 beinhaltet einen neuartigen Editor namens Trix, ein verbessertes Design und eine Reihe von Neuerungen wie einem eingebauten Messenger.
• OnePoint Projects: Größere Unternehmen aus dem Mittelstand sollten sich OnePoint Projects anschauen, die Projekt- und Portfolio-Management beinhaltet und sich nach IPMA-Standards (International Project Management Association richtet.
• Wrike: Das auch auf Deutsch erhältliche Tool Wrike bietet umfangreiche Möglichkeiten wie gemeinsames Dokumenten-Management, Aktivitäts-Feeds sowie E-Mail-Integration und Zeiterfassung.

Für agile Projektentwicklung haben sich des Weiteren Scrum und Kanban als Vorgehensmodelle herauskristallisiert. Scrum, entwickelt aus der „schlanken Produktion“ (Lean Production) in japanischen Automobilindustrie, zeichnet sich durch durch flache Hierarchien, verstärkte Zusammenarbeit sowie der Automatisierung von Geschäftsabläufen aus. Als besonders wichtiges Prinzip gilt bei Scrum die Selbst-Organisation der Teams, die ohne einen klassischen Projektleiter auskommen. Kanban gilt als eine noch einfacher strukturierte Methode zum Projektmanagement und organisiert sich in so genannten Kanban-Boards mit „To-do“, „In Bearbeitung“ und „Erledigt“.

Projektmanagement Tools für agile Entwicklung

Wer im Unternehmen mit agilen Entwicklungsmethoden arbeitet, sollte dabei auch von seiner Software unterstützt werden. Auch dafür gibt es eine Reihe von Angeboten:

• JiraAgile, eine Zusatzlösung zu Jira, richtet sich speziell an Entwickler-Teams, die damit Unterstützung bei Scrum und Kanban erhalten.
• Sprintly: Mit Sprintly können Software-Entwickler und Management-Teams zusammenarbeiten.
• Trello: Bekannt, vor allem als Projektmanagement-Tool für Nichttechniker, zum Beispiel in Personalabteilungen, im Marketing oder im Controlling, ist Trello. Hier werden Aufgaben nicht in Listen gruppiert, sondern als Karteikarten darstellt.
• AgileZen: Ebenfalls sehr visuell arbeitet auch AgileZen, bei dem sich die Kanban-Board-Storys nach Belieben verschieben lassen.

Welches Tool ist das Richtige? So bereiten Sie Ihre Entscheidung optimal vor

Besonders wichtig bei einer Auswahl ist vorab die genaue Beschreibung der Anforderungen im Unternehmen:

• Wer soll mit der Software arbeiten? Nur die Spezialisten aus der Technik-Abteilung oder auch Nichttechniker?
• Arbeiten Teams mit agilen Methoden?
• Müssen besondere gesetzliche Bestimmungen eingehalten werden?
• Wie weitgehend muss eine Dokumentation geführt werden?

Diese und viele weitere Fragen sollten Sie klären, bevor ein Programm in die nähere Auswahl kommt.

Die meisten dieser Software-Programme werden über die Cloud und als SaaS-(Software as a Service-)Lösungen angeboten. Unternehmen, gerade auch aus dem Mittelstand, bietet dieses Modell den Vorteil, immer mit aktuellen Versionen, angepasst auf die Bedürfnisse des eigenen Unternehmens, arbeiten zu können.

Warum Projektmanagement-Werkzeuge für den Erfolg so wichtig sind

Die Studie „Projekt-Performance-Index“ des Beratungsunternehmens techconsult zeigt deutlich, dass

• eine schlechte Software-Unterstützung in der Projektorganisation für eine Verschiebung des Projektabschlusses sorgt,
• eine Festlegung von Rollen innerhalb eines Projekts besonders wichtig ist, um Umsetzungsprobleme zu vermeiden,
• eine zielführende und konstruktive Kommunikation zwischen allen Beteiligten – vor allem auch zwischen Unternehmen und Kunden – eine Voraussetzung für effektive Zusammenarbeit ist.

Gute Software kann also gerade bei mittelständischen Unternehmen die Projektorganisation entscheidend voranbringen. Mit den hier vorgestellten Tools sind Sie garantiert auf der sicheren Seite.

Nutzen Sie bereits Software zur agilen Projektorganisation in Ihrem Business? Wir freuen uns auf Ihren Kommentar.