Cloud Printing: Diese Möglichkeiten gibt es für das Drucken von überall

Digitales Business

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Datum 20.04.2021
Lesezeit 7 Min.

Cloud Printing: Diese Möglichkeiten gibt es für das Drucken von überall

Spätestens seit der Corona-Pandemie ist dezentrales Arbeiten in Unternehmen ein wichtiges Thema. Doch die Firmen-IT ist oft noch auf alte Präsenz-Strukturen zugeschnitten. Cloud Printing kann hier viel Arbeitszeit und somit  bares Geld sparen. Wir zeigen Ihnen, welche Produkte und welche Anbieter es derzeit am Markt gibt und wie Sie deren Dienste nutzen können.

Mittlerweile gibt es ein reichhaltiges Angebot an Cloud-Lösungen für Firmenkunden. Die fast unbegrenzte Verfügbarkeit von Speicherplatz in der sogenannten „Wolke“, automatische Sicherheitskopien für wichtige Unternehmensdaten oder die Nutzung von Software-as-a-Service, ohne sich um Updates oder abgelaufene Lizenzen kümmern zu müssen – das sind nur einige Vorteile der cloudbasierten Arbeitswelt. 

Tipps, wie Sie Daten in der Cloud sicher speichern, haben wir an anderer Stelle hier im Magazin für Sie zusammengetragen. Bei den Möglichkeiten, die das Arbeiten mit der Cloud bietet, wird ausgerechnet das Drucken per Cloud oft übersehen. Denn auf den ersten Blick ist der Arbeitsplatz-Drucker eine gute Lösung für viele Druckaufgaben. Doch bei näherem Hinschauen zeigen sich dessen Nachteile.

 

Cloud Printing – viele Vorteile gegenüber der Arbeitsplatz-Lösung

Die Idee der Arbeitsplatz-Drucker stammt noch aus Zeiten, als alle Druckprozesse von einheitlichen ortsfesten Office-Rechnern ausgelöst wurden und es Cloud Printing noch nicht gab. Mit der heute üblichen Vielfalt an Endgeräten laufen viele Unternehmen aber in die Treiber-Falle. Ganze Abteilungen sind in großen Firmen damit befasst, alle Drucker sowie die Geräte, die auf diese Drucker zugreifen, regelmäßig zu aktualisieren. 

Denn alte Treiber haben nicht nur Kompatibilitätslücken, die zu Druckproblemen führen können, sie sind auch ein mögliches Einfallstor für Schadcode. Bekannt ist hier beispielsweise der Fall des Druckerherstellers Hewlett-Packard, in dessen Treibern der Funlove-Trojaner versteckt war. Auch in Windows-Betriebssystemen gab es immer wieder die Möglichkeit, über Druckerschnittstellen Schadcode einzuschleusen. Die Folge: Viele Firmen schränken die Druckernutzung rigide ein und sorgen so erst recht für Probleme. Ein paar Beispiele:

  1. Sie würden gerne einem wichtigen Kunden das neue Design für seine Produktverpackung direkt auf dessen Proofdrucker in seine Firmenzentrale senden. Doch seine und Ihre Firewall blocken den Druckauftrag ab.
  2. Sie sind vom Homeoffice aus per VPN-Verbindung mit Ihrer Firma verbunden und möchten sich zu Hause ein umfangreiches Dokument auf Ihrem privaten Drucker ausdrucken. Doch bei Ihrem Firmen-Notebook sind alle Drucker-Anschlüsse deaktiviert.
  3. Sie nutzen ein neues Firmen-Tablet und möchten sich übers Wochenende eine wichtige Präsentation als Papierversion ausdrucken. Aber die Unternehmens-IT hat aus Sicherheitsgründen das Installieren von Treibern auf Ihrem Gerät deaktiviert oder hat noch keine interne Freigabe für die Druckertreiber des Tablets erteilt. Das Drucken ist somit nicht möglich.

Per Cloud Printing lassen sich derartige Sicherheits- und Treiber-Probleme leicht lösen. Die Idee dahinter: Ein Dienstleister kümmert sich um alle Aufgaben rund um das Drucken – von der Treiber-Sicherheit und regelmäßigen Aktualisierung bis hin zur Kompatibilität mit neuen Endgeräten oder Druckstandards. Sie schieben Ihre Druckdaten einfach nur in die „Wolke“ und entscheiden, wo diese ausgedruckt werden sollen. Viren und Trojaner bleiben dabei draußen. 

Außerdem ermöglicht Cloud Printing echtes „Bring Your Own Device“ (BYOD): Mitarbeiter können private Endgeräte wie ihren heimischen Drucker nutzen, ohne dass diese im Firmennetzwerk angemeldet werden müssen. Viele cloudfähige Drucker haben hierfür beispielsweise eine virtuelle E-Mail-Adresse, an die Sie Druckaufträge mailen können. Komfortabler geht es nicht.


 

Cloud Printing: Insellösung oder plattformübergreifender Anbieter – das sind die Unterschiede

Neben den webbasierten Anbietern von Cloud Printing haben viele Druckerhersteller bereits eigene proprietäre Lösungen am Start. Daher sollten Sie sorgfältig abwägen, welche Variante für Sie besser ist. Haben Sie beispielsweise einen externen Geräte-Dienstleister, der Ihre gesamte Drucker-Hardware wartet und dabei bevorzugt mit einem Drucker-Hersteller zusammenarbeitet, kann es sinnvoll sein, dessen Cloud Printing zu nutzen und von seiner Expertise zu profitieren. 

Wahrscheinlich wird Ihr Dienstleister in seinem Service-Vertrag sogar Cloud-Dienste explizit anbieten. Der Nachteil: Drucker anderer Anbieter oder Eigengeräte Ihrer Mitarbeiter sind dann beim Cloud-Drucken außen vor.

Setzen Sie im Unternehmen hingegen eine Vielzahl unterschiedlicher Druck-Devices ein und wollen dies auch in Zukunft weiter tun, sollten Sie einen plattformoffenen Anbieter wählen. Hier müssen Sie allerdings damit rechnen, dass er einige spezifische Druck- oder Cloudfunktionen bestimmter Drucker-Hersteller nicht unterstützt.

 

Wo liegen die Daten beim Cloud Printing?

Wichtig: Sie sollten darauf achten, ob der Cloud-Printing-Anbieter Ihre Druckdaten auf seinen eigenen Servern zwischenspeichert oder sein Produkt lediglich als Service in Ihrem eigenen Netzwerk angelegt ist. Dies kann etwa dann entscheidend sein, wenn Ihre IT-Policy aus Sicherheitsgründen das Speichern von Kundendaten bei externen Dienstleistern oder im Ausland ausschließt.

 

Eine Person legt ein Smartphone auf die entsprechende Ablage eines Druckers um mit diesem per Funk zu drucken

Mit der passenden Cloud-Printing-Lösung drucken Ihre Mitarbeiter unternehmensweit an jedem Arbeitsplatzdrucker und identifizieren sich beispielsweise via Smartphone.

 

Welche Anbieter gibt es für Cloud Printing?

Xerox

Druckerhersteller Xerox ist traditionell stark bei großformatigen Ausgabegeräten für den Business-Bereich. Entsprechend setzt die Xerox Workplace Cloud Schwerpunkte bei Sicherheitsfunktionen, Kostenkontrolle und zunehmend auch mobilen Arbeitsprozessen. Interessant ist das Xerox-Angebot beispielsweise für große Unternehmen, deren Mitarbeiter häufig an verschiedenen Unternehmensstandorten drucken möchten, dort aber nicht Teil der lokalen Arbeitsgruppen sind.

Hewlett-Packard

Auch Hewlett-Packard (HP) gehört zu den Großen unter den Drucker-Anbietern. Neben zahlreichen Business-Printern sind auch im Consumer-Bereich viele Drucker von dem Hersteller aus Wilmington anzutreffen. Entsprechend ist die HP-Cloud besonders interessant für kleine und mittelgroße Firmen, die auf BYOD setzen. Mitarbeiter können sich so Druckaufträge bequem per Mail und ohne Firewall-Hürden im Homeoffice an den heimischen Drucker senden, sofern ihr Gerät bereits ePrint unterstützt. Bei vielen seit 2014 hergestellten HP-Druckern ist dies der Fall.

ThinPrint von Cortado

ThinPrint ist eines der Urgesteine unter den Cloud-Anbietern für Drucker. Der Service funktioniert mit Geräten der sogenannten Cloud Printing Alliance, zu der rund 90 Druckerhersteller weltweit gehören. Wenn es in Ihrem Unternehmen eine große Vielfalt an Endgeräten gibt und Sie über eine Cloud Ihre Drucker-Nutzung vereinheitlichen wollen, kann dieser Anbieter für sie interessant sein. Arbeiten Ihre Mitarbeiter beispielsweise viel mit Android- oder iOS-Smartphones, können Sie die ThinPrint-Cloud-Printer-App zum Drucken nutzen. Cortado hat eine Liste mit den Herstellern zusammengestellt, die mit ThinPrint kooperieren.Printix

Das in Microsofts Azure Active Directory integrierte Verwaltungstool Printix ist für Unternehmen und andere Organisationen geeignet, die ihre IT bereits weitgehend in die Cloud ausgelagert haben und mit „Software as a Service“ (Saas) arbeiten. Der dänische Anbieter Printix stellt hierfür ein eigenes Dashboard zur Verfügung, das Benutzereinstellungen, Drucker-Spooler und Netzwerkzugriffe verwaltet. Die Software arbeitet nicht auf einem Server des Anbieters, sondern direkt auf dem System des Nutzers, beziehungsweise in dessen eigener Cloud.

QZ Tray

Sie suchen eine Open-Source-Anwendung, mit der Sie auch Barcodes oder Quittungen über die Cloud drucken können? In diese Bresche springt QZ Industries mit seinem QZ Tray-Plugin für alle verbreiteten Browser. Mit seiner Ausrichtung auf Drucker und Etikettierungs-Endgeräte von Firmen wie Star, Boca, Dymo oder Citizen ist der Anbieter aus Canastota im US-Bundesstaat New York ganz klar auf Druck-Lösungen für den Groß- und Einzelhandel spezialisiert.

Google Print

Rund zehn Jahre lang war Google Print Wegbereiter für das Cloud-Drucken. Anfang 2021 hat der Suchmaschinenbetreiber diesen Service allerdings eingestellt.

Microsoft Universal Print

Als Nachfolger für das mittlerweile eingestellte Google Print will sich Microsofts Produkt Universal Print positionieren. Beschränkt ist das System als Azure Service allerdings auf PC, die unter Windows 10 laufen. Technisch ist Universal Print ein virtueller Druckserver, der über einen sogenannten XPS-Druckertreiber auf allen angeschlossenen Geräten arbeitet. Die Einrichtung lokaler Druckertreiber entfällt hierbei. Die Lösung ist somit vor allem für Unternehmen interessant, die einheitliche Windows-10-Umgebungen nutzen.

 

Nutzen Sie in Ihrem Unternehmen bereits Cloud Printing? Welche Vorteile haben Sie überzeugt? Wir freuen uns über Ihren Kommentar.

 

 


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