Organisation am Arbeitsplatz geht über einfache To-do-Listen hinaus
Organisation am Arbeitsplatz geht über einfache To-do-Listen hinaus

Organisation am Arbeitsplatz

Organisation ist alles, sagt man, auch oder vielleicht sogar insbesondere am Arbeitsplatz. Neben den bewährten To-do-Listen gibt's eine Reihe anderer Hilfsmittel. 2 Dinge sollten Sie darüber hinaus niemals außer Acht lassen: Freie Flächen sorgen für einen freien Geist. Und Entrümpeln befreit die Sinne.

Organisation am Arbeitsplatz bedeutet optimale Einrichtung, Schreibtischorganisation und strukturierte Arbeitsweise
Organisation am Arbeitsplatz bedeutet optimale Einrichtung, Schreibtischorganisation und strukturierte Arbeitsweise

Organisation & Struktur im Büro - Das Wichtigste auf einen Blick

Von der Schreibtischorganisation über die optimale Einrichtung bis hin zur strukturierten Herangehensweise an Aufgabenstellungen: Organisation am Arbeitsplatz ist in jeder Berufssituation von höchster Wichtigkeit.

Organisation im Büro - Das sollten Sie wissen

  • Nehmen Sie das Wort "Arbeitsplatz" wörtlich. Stellen Sie sicher, dass Sie genügend "Platz zum Arbeiten" haben. 
  • Misten Sie regelmäßig aus - auch Ihren virtuellen Arbeitsplatz. Entrümpeln befreit die Sinne. Und sorgt so für mehr Produktivität. 
  • To-do und Not-to-do-Listen helfen dabei, Schwerpunkte zu setzen. So werden wichtige Aufgaben nicht vergessen. Und Sie erinnern sich dann, was sie am Arbeitsplatz vermeiden wollten.
Schreibtisch organisieren, Büro aufräumen und mehr: Wertvolle Tipps für die Struktur und Organisation am Arbeitsplatz

Von der Organisation des Schreibtisches über die optimale Einrichtung bis hin zur strukturierten Herangehensweise an Aufgabenstellungen: Organisation am Arbeitsplatz ist in jeder Berufssituation von höchster Wichtigkeit.

Tipps für Organisation am Arbeitsplatz

Egal, ob Sie in einem Unternehmen angestellt oder selbstständig sind. Ob Sie regelmäßig im Home Office arbeiten oder Ihren Schreibtisch in einem Großraumbüro haben. Nur mit einer festen Struktur, einer guten Organisation und einem durchdachten Ordnungssystem nutzen Sie Ihre Arbeitszeit optimal und steigern Ihre Effizienz am Arbeitsplatz.

Eine gute Organisation am Arbeitsplatz umfasst gleich 2 Bereiche: die Ordnung im Büro und die Ordnung im Kopf. Natürlich sind die beiden Felder in der Praxis eng miteinander verbunden. Denn nur, wer über einen geordneten und übersichtlichen Arbeitsplatz verfügt, kann auch strukturiert arbeiten. Wenn Sie Ihre Effizienz steigern und in Zukunft Ihre Arbeitszeit produktiver und vor allem organisierter strukturieren möchten, gibt's verschiedene Möglichkeiten, das Ziel zu erreichen.

Schreibtisch organisieren – aber wie?

Einmal initial das eigene Büro organisieren und den Schreibtisch aufräumen: Besonders kompliziert klingt das nicht – und ist es auch nicht. Aber die einmal hergestellte Ordnung am Arbeitsplatz auch wirklich langfristig beizubehalten und sich an ein neues Ablage- und Ordnungssystem zu gewöhnen, stellt viele vor eine große Herausforderung. Dabei ist ein ordentlicher Arbeitsplatz essentiell für ein effizientes und organisiertes Arbeitsverhalten.

In jedem Bürojob ist der Schreibtisch das wichtigste Möbelstück. Schließlich verbringen Sie hier den Großteil Ihres Tages. Aus diesem Grund sollten Sie sich schon bei der Einrichtung Ihres Büros darüber Gedanken machen, wie Sie Ihren Schreibtisch organisieren möchten. Das bedeutet z. B. zu überlegen, welche Arbeits- und Schreibgeräte Sie tagtäglich für Ihre Arbeit brauchen und wie viel Platz Sie benötigen. Als Selbständiger oder auch am Home-Office-Arbeitsplatz ist das vergleichsweise einfach. Denn Sie haben vollständige Entscheidungsfreiheit bei der Einrichtung des Büros und der Gestaltung des Schreibtischs. Anders ist es jedoch in Unternehmen. Hier bekommt jeder Mitarbeiter in der Regel einen vollständig eingerichteten und ausgestatteten Arbeitsplatz zugewiesen. Doch selbst dann haben Sie die Möglichkeit, Ihren Schreibtisch zu organisieren. Und ihn mit Ihrem eigenen Ordnungssystem an Ihre individuelle Arbeitsweise anzupassen.

Dabei gibt es einige gängige Fehler, die sich im Alltag gerne einschleichen. Meterhohe Aktenberge, ein undurchschaubares Zettelchaos und diverser Kleinkram sind beispielsweise Gift für eine organisierte und strukturierte Arbeitsweise. Nehmen Sie das Wort Arbeitsplatz wörtlich. Sorgen Sie dafür, dass Sie tatsächlich genügend Platz zum Arbeiten auf Ihrem Schreibtisch haben. So sollten immer nur die Utensilien auf dem Schreibtisch liegen, die Sie fürs aktuelle Projekt brauchen. Andere Unterlagen finden in einem strukturierten Ablagesystem Platz. Wenn Sie einen vergleichsweise kleinen Schreibtisch haben, sollten Sie Stifte, Locher, Briefumschläge und Co. auch nicht auf dem Schreibtisch, sondern in einer sinnvoll beschrifteten Schublade verstauen. Sie erreichen sie ja bei Bedarf schnell und einfach. 

Ab und zu das Büro aufräumen erfrischt die Sinne

Die Organisation am Arbeitsplatz betrifft nicht nur den Schreibtisch, sondern das ganze Büro. Aufräumen, Aussortieren und Putzen gehören nur für wenige Arbeitnehmer zur Tagesordnung. Anders als in den eigenen 4 Wänden zuhause, fühlen sich viele nicht für die Sauberkeit und Ordnung am Arbeitsplatz verantwortlich. Aus diesem Grund findet man fast in jedem Büro kaputte, verdreckte, platzraubende oder schlicht überflüssige Gegenstände. Schauen Sie sich daher einmal bewusst in Ihrem Büro um. Kann der Ventilator nicht mittlerweile wieder in die Abstellkammer, sollten Sie die kümmerlich aussehende Pflanze nicht besser endlich entsorgen und die diversen meist leeren Kartons in der Ecke können vermutlich auch weggeworfen werden.

Neben der Unordnung auf dem Boden gibt es aber auch das Chaos an der Wand. Pinnwände gibt es heute in allen Formen und Größen und finden sich in fast jedem Büro. Die einen schmücken sie mit Fotos der Kinder und Terminzetteln für den nächsten Arztbesuch, die anderen mit wichtigen Unterlagen oder Informationen für den Job. So oder so handelt es sich nicht selten um eine unübersichtliche Zettelwirtschaft, die – wenn auch unbewusst – zu einer gewissen Unruhe und Stress führen kann.

Ein solches Sammelsurium aus vielen kleinen Post-Its und Zetteln bedeutet zudem, schnell den Überblick zu verlieren – legen Sie sich besser ein sogenanntes "Schreibtischbuch" zu. Dieses hilft Ihnen den Schreibtisch zu organisieren: Sie können sich spontane Gedanken, Telefonnummern und anfallende To-Dos notieren, ohne dass Ihr Arbeitsplatz im Zettelchaos versinkt. Denn wie auch Arbeitstrainer Werner Tiki Küstenmacher sagt: "Das Leben ist zu schade, um sich täglich mit Suchen abzumühen".

Struktur und Organisation auch am virtuellen Arbeitsplatz

Halten Sie neben dem organisierten Schreibtisch, den sauberen Böden und den aufgeräumten Wänden auch Ihren virtuellen Arbeitsplatz in Ordnung. Schließlich ist der PC heute das wichtigste Gerät in so gut wie jedem Bürojob. Er sollte dementsprechend behandelt werden.

Wer beim Hochfahren des PCs regelrecht von einer Flut Icons auf dem Desktop überrollt wird, sollte sich die Zeit nehmen, zu selektieren. Verschaffen Sie sich einen Überblick, welche Programme Sie wirklich brauchen. Löschen Sie selten benutzte Programme zumindest vom Desktop. Schieben Sie einzelne Dokumente nach Kunde oder Projekt sortiert in sinnvoll benannte Ordner. Vorteilhaft ist es, die Ordner im PC analog zum eigenen Ablagesystem anzulegen. So behalten Sie den Überblick über Ihre Papiere und über Ihre elektronischen Daten. Sie ersparen sich lästiges und zeitintensives Suchen.

Für größere Unternehmen bieten sich unter Umständen auch sogenannte Dokumenten-Management-Systeme (DMS) an. Das sind virtuelle Archive, in denen Dokumente in elektronischer Form abgelegt werden. Sie können von verschiedenen Mitarbeitern eingesehen und bearbeitet werden. Auch wenn der eigene PC einmal abstürzt oder einen Defekt aufweist, gehen die Daten so nicht verloren. Sie werden im DMS gespeichert. So kann von jedem beliebigen Computer des Unternehmens auf die Daten zugegriffen werden.

Auch in Ihrem E-Mail-Programm sollten Sie auf Ordnung und Struktur achten. Die Vielzahl an E-Mails, die heutzutage im Postfach landet, stellt unsortiert eine unübersichtliche Masse dar. Auch hier empfiehlt es sich, die Ordner- und Unterordnerfunktion des E-Mail-Programms zu nutzen. Legen Sie z. B. pro Kunde einen Mailordner an. Fügen Sie hier wiederum Unterordner für einzelne Projekte ein. Wenn Sie sich täglich kurz Zeit nehmen, die neuen E-Mails in die Ordner einzusortieren, erspart das langfristig viel Zeit und Mühe.

To-do und Not-to-do: Listen für mehr Organisation am Arbeitsplatz

Sie besitzen ein aufgeräumtes Büro und einen ebenso strukturierten PC? Aber trotzdem fehlt es Ihnen an Organisation am Arbeitsplatz? Wie das alte Sprichwort schon sagt: Ordnung ist das halbe Leben – aber nicht das ganze. Organisation und Struktur im Büroalltag bedeutet eben mehr als nur ein aufgeräumter und gut organisierter Schreibtisch. Eine besonders beliebte und bewährte Methode zur Steigerung der eigenen Organisationsfähigkeit ist das Erstellen von To-do-Listen.

Mit To-do-Listen kann man, am besten schon am Vorabend, die Aufgaben festlegen, die man am Tag schaffen möchte. Besonders effektiv sind diese Listen, wenn man auch ungefähre Zeiträume für die einzelnen Aufgaben einplant. Z. B. E-Mails beantworten von 9 bis 10 Uhr. Projekt A: 10 bis 12 Uhr. Obwohl diese Zeiten nur selten genau eingehalten werden können, hilft die Einteilung in Zeitfenster bei der Planung des Tages. Und sorgt so für einen organisierteren Ablauf. Achten Sie jedoch darauf nur etwa 60 % der gesamten Arbeitszeit zu verplanen. Mit diesem Puffer bleibt auch für unvorhergesehene Ereignisse und kurzfristige Aufgaben genügend Zeit. Wenn Sie merken, dass Sie Ihre To-Dos tagtäglich trotz realistischer Planung nicht abgearbeitet bekommen, überdenken Sie Ihr Zeitmanagement. Nur so nutzen Sie die zur Verfügung stehende Arbeitszeit in Zukunft möglichst effizient.

Oft wird auch empfohlen, neben den gängigen To-do-Listen sogenannte Not-to-do-Listen anzulegen. Sie helfen dabei, unnötige Zeitfresser zu eliminieren. Zudem unterstützen sie die Priorisierung und Selektion von Aufgaben. Allein durch das schriftliche Festhalten der Dinge, die man zukünftig nicht mehr während der Arbeitszeit tun möchte, nimmt man sie schon bewusster wahr. So lassen sich typische und oft unbewusste Zeitdiebe vermeiden. Wie z. B. der permanente Blick aufs Smartphone oder unnötiges Surfen im Internet. Streichen Sie das aus Ihrem Tagesplan.

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