Zum Erfolg gibt es keinen Lift, man muss Treppen laufen.
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Ein mobiles Büro – immer und überall dabei

Business-Laptop oder Smartphone werden auf Geschäftsreise mittlerweile von jedem mitgeführt. Dass es jedoch auch portable Drucker oder Scanner gibt, die ebenso handlich wie praktisch sein können, wissen die wenigsten. Für Sie haben wir uns informiert.

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Das sollten Sie über ein Mobiles Büro wissen
Das sollten Sie über ein Mobiles Büro wissen

Mobiles Büro - Das Wichtigste auf einen Blick

Im Mobile Office zu arbeiten erfordert nicht nur Disziplin, sondern auch gute Hard- und Software.

Mobile Arbeit - Das sollten Sie wissen

  • 40 % aller deutschen Unternehmen bieten Mitarbeitern Home- oder Mobile Office-Modelle an. Tendenz steigend.
  • Smarte Lösungen für mobile Geräte machen den Zugriff auf Unternehmensdaten von überall möglich.
  • Rollbarer Arbeitsplatz: Wer viel unterwegs ist, nutzt am besten die Vorteile cleverer Kofferlösungen. Hier gibt's das volle Office zum Mitnehmen und Aufklappen inklusive Ladestation.
Mobiles Büro: Das sind die Must Haves der Mobile Devices

Das Arbeiten von unterwegs setzt neben flexiblen Arbeitszeiten, Selbstdisziplin und gegebenenfalls einem entspannten Chef voraus. Und auch etwas ganz Entscheidendes: Tragbare Geräte. Doch was sind eigentlich die Must Haves am und für den mobilen Arbeitsplatz?

Ein Mobiles Büro verhilft Ihnen zu mehr Flexibilität

Deutschland spielt in der 2. Liga, wenn es um den Einsatz mobiler Geräte im Unternehmen geht. Eine Studie der Eurostat zeigt: Die deutschen Unternehmen sind beim Einsatz tragbarer Geräte mit mobiler Internet-Verbindung gerademal auf Platz 13 im internationalen Vergleich. Und das obwohl schon 71 % der deutschen Firmen auf tragbare Geräte setzen. Das Siegertreppchen gehört den Skandinaviern: Die Sieger-Reihenfolge Finnland, Dänemark, Norwegen mit 88 bis 89 % zeigt deutlich, dass in Sachen Mobiles Büro hierzulande noch viel Luft nach oben ist.

Mobiles Büro: Gut für Kommunikation und Befinden

In Deutschland schwören nach wie vor viele Unternehmen, gerade in der Medienbranche, auf das amerikanische Prinzip des Großraumbüros. Die ursprüngliche Annahme: Wenn alle in einem Raum arbeiten, fördert das das Miteinander und ist gut für die Produktivität des Unternehmens. Einer Studie zufolge können Großraumbüros, Coworking Spaces und Co. aber sogar die Kommunikation und die Beziehungen zwischen Mitarbeitern verschlechtern. Großraumbüros führen am einen Tag zu einer Menge Input und Ideenreichtum. Sie bewirken aber am nächsten Tag womöglich Konzentrationsschwäche und Frustration. Zumindest dann, wenn die Mitarbeiter ausschließlich an ihren Arbeitsplatz im Großraumbüro gebunden sind.

Ein flexibler Rückzugsbereich als Alternative zum Miteinander im Großraum- oder Mehr-Personen-Büro kann hingegen zur Produktivitätssteigerung führen. Wer ab und zu in einer anderen Atmosphäre arbeitet, wird häufig kreativer, motivierter und folglich produktiver. Das gilt sowohl für die Arbeit in unterschiedlichen Räumen innerhalb des Unternehmens, als auch außerhalb. Hier beweisen verschiedene Studien, dass Home Office und der mobile Arbeitsplatz die Zufriedenheit der Mitarbeiter fördern – ganz ohne Leistungsabfall. Das Arbeiten in Cafés, Zügen oder Flugzeugen bringt eine Vielzahl von Menschen und gegebenenfalls Unruhe mit sich. Es ermöglicht aber auch ein zwischenzeitliches Seele baumeln lassen und die Vereinbarung von Pflicht und Freude. Was schon lange bekannt ist: Wer sich kleinere Pausen gönnt, ist anschließend leistungsfähiger. Außerdem kann ein gezieltes Gespräch oder geplantes Meeting, gegebenenfalls via Skype, die Kommunikation mehr fördern als ständige kurze Zwischengespräche. Letztere Kommunikationsform durchkreuzt häufig den Arbeitsfluss und sorgt für ein Unterbrechen des Denkprozesses. Es spricht also vieles für den mobilen Arbeitsplatz. Und trotzdem: Nur etwas mehr als 40 % aller Unternehmen bieten ihren Mitarbeitern bisher die Arbeit zuhause oder im mobilen Büro an. Immerhin ist hier aber eine steigende Tendenz zu beobachten. 

Der tragbare Schreibtisch: Das Notebook als stationärer PC

Ein mobiles Büro ist schnell eingerichtet. Und vereinbar mit dem etablierten, stationären Arbeiten im Unternehmen. Statt 2 großen Bildschirmen und einem festen PC am Arbeitsplatz, bietet sich z.B. die Variante des tragbaren stationären Rechners an. Was zunächst paradox klingt, ist einfach erklärt: Laptops, Netbooks oder Ultrabooks können auch als stationäre PCs anstelle großer Computer genutzt werden. Sinnvoll ist es hierbei, den Laptop im Unternehmensbüro einfach mit 2 großen Bildschirmen zu verbinden. Das Notebook kann dann entweder im laufenden Zustand geschlossen, oder das Display als Drittbildschirm genutzt werden. Das vermeidet das ständige hin- und herschieben von Dokumenten auf verschiedene portable Geräte. Natürlich sollte trotzdem immer alles in einer Cloud gespeichert werden. Nur so können die Kollegen jederzeit auf wichtige Dokumente zugreifen und im Notfall an Aufgaben weiter arbeiten.

Datensicherheit auch im mobilen Büro

Arbeitgeber sollten dafür sorgen, dass das Firmennetzwerk auch außerhalb des Unternehmensgebäudes zugänglich ist. Mittlerweile gibt es ausgeklügelte IT-Lösungen, die maximale Sicherheit und gleichzeitig totale Flexibilität ermöglichen. Netzwerke können z.B. nur für bestimmte Geräte zugänglich gemacht werden. So können Mitarbeiter nicht von vermeintlich unsicheren privaten Smartphones, Notebooks oder Tablets auf bestimmte Dokumente zugreifen.

Kein mobiler Arbeitsplatz läuft ohne Akku

Achten Sie beim Kauf eines Notebooks auf eine möglichst lange Akkulaufzeit. Ein mobiler Arbeitsplatz erfordert nämlich eine sichere Arbeitsstation – und das auch ohne Steckdose. Die optimale Akkulaufzeit liegt bei kontinuierlicher Nutzung mindestens bei 8 Stunden. Sprich: Laptop, Tablet und Co. müssen zumindest theoretisch in der Lage sein, ohne Ladegerät die gewöhnliche Arbeitszeit unter Dauerbelastung zu überstehen.

Gerade wegen ihrer längeren Akkulaufzeit, können auch Tablets als primäre mobile Arbeitsgeräte eingesetzt werden. Die Entscheidung sollte je nach Job-Profil und persönlichem Geschmack getroffen werden. Für diejenigen, die unterwegs kleinere Texte verfassen und eher recherchieren, E-Mails schreiben oder Telefonkonferenzen machen, ist das Tablet als mobiles Büro ein sinnvoller und vor allem handlicher Partner.

Apropos Telefonkonferenzen: Investieren Sie unbedingt in ein Smartphone mit ausreichend Speicherplatz. Auch als Firmen-Handy reicht ein gewöhnliches Mobiltelefon oft nicht aus. Sie sollten sich also für ein gutes Smartphone entscheiden. Ganz egal ob Sie schon ein Tablet haben. Ein mobiler Arbeitsplatz im Mini-Format kann auch auf kurzen Reisen dienlich sein. Nutzen Sie Ihr Smartphone bestenfalls mit Kopfhörern. So können Sie parallel zu laufenden Telefongesprächen in Ihren Arbeitsdokumenten stöbern.

Mobiles Büro: Koffer statt Schreibtisch – der Arbeitsplatz zum Rollen

Eine sinnvolle Bereicherung für ein mobiles Büro: Koffer, die speziell für die flexible Arbeit konzipiert sind. So können Sie Ihren Arbeitsplatz ganz einfach hinter sich her rollen. Ihn als Handgepäck mit ins Flugzeug nehmen und jederzeit problemlos auspacken. Ein weiterer Pluspunkt ist, dass elektronische Geräte in den meisten Varianten der Koffer in Extrataschen an den Außenseiten aufbewahrt werden. Sie können Sie so bei der Sicherheitskontrolle am Flughafen jederzeit schnell aufs Band legen. Das spart Zeit und Nerven.

Viele Koffer-Varianten setzen auf eine Teilbarkeit von Ober- und Unterhälfte. Hier lässt sich z.B. die komplette Oberseite des Koffers abbauen, sodass man die Unterseite ganz einfach auf den Schoß legen kann. So liegt alles sortiert und ohne großes Auspacken bereit. Die meisten der mobilen Bürokoffer haben zudem integrierte USB-Slots zum Laden der Geräte. Der Koffer selbst dient also auf Reisen als großer portabler Akku. Wieder aufladen kann man ihn dann ganz einfach an einer Steckdose zuhause oder im Hotel. In ganz smarten Versionen der Mobile Office-Koffer sind sogar Scanner und Drucker integriert, so können wichtige Dokumente sofort digital gesichert und versendet oder auch ausgedruckt werden. Das spart viel Zeit und macht beim Kunden einen sehr guten Eindruck. Egal für welche Version des mobilen Bürokoffers Sie sich entscheiden, achten Sie in jedem Fall darauf, dass das gute Stück stabil und vor allem abschließbar ist.

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