Für effektive Meetings muss einiges beachtet werden
Für effektive Meetings muss einiges beachtet werden

Effektive Meetings müssen gut geplant sein

Damit Meetings effektiv und effizient sind, klären Sie vorab diese Fragen: Wer muss beim Meeting wirklich anwesend sein? Welche Themen bespreche ich in welcher Reihenfolge? Und welches Ziel hat das Meeting? Mit einer guten Planung ist die halbe Arbeit schon getan.

Effektive Meetings können den Teamzusammenhalt stärken
Effektive Meetings können den Teamzusammenhalt stärken

Effektive Meetings – Das Wichtigste auf einen Blick.

Ein effektives Meeting hat einen konkreten Anlass und ein konkretes Ziel.

Rund ums Meeting: Das sollten Sie wissen

  • Meetings sollten immer gut aufgebaut sein. Strukturierungen in verschiedene Phasen wie Ideenfindung, Bewertung und Entscheidungsfindung sind dabei hilfreich.
  • Meetings stärken den Zusammenhalt, wenn der Gesprächsverlauf fair ist. Ein Moderator hilft dabei.
  • Kommunizieren Sie gleich am Anfang das Ziel des Meetings und behalten Sie so den roten Faden.
Effektive Meetings sparen Zeit und Nerven

Laut der Bain-Studie verbringen Führungskräfte durchschnittlich ca. 4 Stunden täglich in Meetings. Das allein ist Grund genug, genauer zu betrachten, ob dieses gewaltige Zeitkontingent auch effizient genutzt wird. Denn Meetings haben einen schlechten Ruf – der geflügelte Spruch "Viele gehen hinein und wenig kommt dabei heraus" trifft häufig zu.

Effektive Meetings verbessern das Arbeitsklima

Auch eine große Umfrage vom Institut LM Research & Marketing Consultancy zeichnet kein sehr vorteilhaftes Bild. 50 % der befragten Führungskräfte sind genervt von Meetings. 48 % der Meeting-Teilnehmer geben an, nach den besagten Treffen so schlau wie zuvor zu sein. 47 % schweifen während der Besprechungen gedanklich ab. Sie checken Nachrichten auf dem Smartphone oder nutzen die Zeit sogar für privates Online-Shopping. Erschreckende 88 % aller Meetings enden ohne konkrete Vereinbarungen. Der Tenor der Untersuchung: Meetings finden zu oft statt, sind zu lang und zu unstrukturiert. Doch schon wenige Regeln für Besprechungen machen aus gefürchteten Treffen ohne konkrete Resultate effiziente Meetings. Sie sind nicht nur zielführend, sondern stärken den Zusammenhalt im Team und verbessern das Arbeitsklima.

Ein sogenannter Jour fixe ist häufig wenig effektiv. Regelmäßige Treffen mit allen Mitarbeitern ohne klare Themen können dazu führen, dass Diskussionen vor sich hinplätschern. Oder dass sinnlose Streitgespräche ausufern, dass Frustration und Lustlosigkeit sich breitmachen und viele Stunden kostbare Arbeitszeit verstreichen. Meetings sollten immer klug und strategisch geplant werden. Wollen Sie Ihre Besprechungen effizient gestalten, laden Sie nur Mitarbeiter ein, die direkt mit dem Thema befasst sind. Sie können Ihre Meetings auch so gestalten, dass nicht alle Teilnehmer durchgehend anwesend sind, sondern nur bei den Themen, die für sie relevant sind.

Schon im Vorfeld sparen Sie mit einer einzigen Frage häufig viel Zeit und Energie: Ist ein Meeting überhaupt nötig, um das Thema zu bearbeiten? Häufig kann ein 4-Augen-Gespräch effizienter sein. Sind keine neuen Schritte zu entwickeln oder müssen keine Entscheidungen getroffen werden, kann sogar eine E-Mail an alle Beteiligten ausreichen. So sind alle auf dem neusten Stand. Wägen Sie immer den Aufwand – in diesem Fall die Kosten für die Arbeitszeit aller Teilnehmenden – und den Nutzen gegeneinander ab.

Strukturieren Sie Ihr Meeting

Ist ein Meeting sinnvoll, bereiten Sie es sorgfältig vor. Bringen Sie alle Teilnehmer auf den neusten Stand. Fordern Sie die Teilnehmer auch auf, Punkte zu ergänzen, die Sie möglicherweise übersehen haben. Agenda und eine grobe Zeitplanung sollten allen Beteiligten schon vor dem Meeting klar sein. Ein gutes Meeting zeichnet sich auch durch eine klare Struktur, konkrete Zielvorgaben und eine konstruktive Arbeitsatmosphäre aus. Negativbeispiele wie ausufernde Selbstdarstellungen einzelner Personen, ständige Wiederholungen von Infos, zeitraubende Endlosdiskussionen oder lustlose Teilnehmer, die mental abschalten, können mit wenigen Strategien verhindert werden.

Setzen Sie Regeln

Ein positives Meeting hat klare Regeln. Es startet pünktlich und mit einem klaren Zeitrahmen. 2 Stunden sollten die absolute Obergrenze sein. Die einzelnen Punkte der Tagesordnung sollten zeitlich begrenzt und der Zeitrahmen zuvor kommuniziert werden. So verhindern Sie ausufernde Diskussionen und steigern die Aufmerksamkeit der Beteiligten. In einem effizienten Meeting gibt es klar verteilte Rollen. Ein Moderator sorgt dafür, dass die Regeln eingehalten werden. Er setzt übereifrigen Teilnehmern Grenzen und bindet passive Teilnehmer durch gezielte Fragen in das Geschehen ein.

Sorgen Sie für eine klare Struktur

Ein effizientes Meeting stärkt den Zusammenhalt im Team. Es bringt klare Ziele und Resultate hervor und hilft, Synergien zu nutzen. Außerdem optimiert es den Infoaustausch. Durch klare Phasen haben Meetings eine hohe Dynamik. Sie können die Treffen für alle nachvollziehbar in beispielsweise Ideenfindung, Bewertung der Ideen und eine Entscheidungsphase strukturieren. Auch Wertschätzung, Lob und Dank sollten in Meetings ihren festen Platz haben. Sie sorgen für eine positive Stimmung und steigern die Motivation.

Effiziente Meetings gestalten: Wie funktioniert das?

Beachten Sie folgende Regeln für Besprechungen:

  • Lassen Sie Meetings, die reine Zeitfresser sind, erst gar nicht stattfinden.
  • Sorgen Sie dafür, dass alle Beteiligten optimal auf das Meeting vorbereitet sind.
  • Beginnen Sie pünktlich, auch wenn noch nicht alle Beteiligten anwesend sind.
  • Sorgen Sie für Moderation, um klare Kommunikation und aktive Beteiligung zu fördern.
  • Streben Sie klare Entscheidungen an. Nach dem Meeting sollten alle Beteiligten mehr wissen als zuvor.
  • Protokollieren Sie jedes Meeting. Halten Sie getroffene Vereinbarungen fest.
  • Teilen Sie eindeutige Rollen zu. Wer die Rolle des Moderators übernimmt, kann beispielsweise nicht gleichzeitig diskutieren.
  • Strukturieren Sie das Meeting in sinnvolle Phasen.

Gehen Sie neue Wege

Experimentieren Sie mit verschiedenen Techniken und Methoden, hier einige Tipps:

  1. Öfter Mal was Neues. Was passiert, wenn Sie Ihr Meeting im Stehen machen? Die sind in der Regel lebendiger und kürzer.
  2. Für kreative Prozesse können Sie die De Bono-Methode, auch 6-Hut-Methode genannt, einsetzen. Jeder Teilnehmer übernimmt eine bestimmte Rolle oder Perspektive, z.B. Objektivität, Kreativität, die emotionale, die optimistische und die pessimistische Perspektive. Die Vielfalt der Sichtweisen bringt eine Vielfalt an Ideen hervor.
  3. Ähnlich funktioniert die Disney-Methode. Entwickeln Sie neue Ideen, indem Sie zunächst in der Rolle des Träumers Visionen und Ziele entwickeln. Im nächsten Schritt ermittelt der Realist, welche dieser Ideen umsetzbar sind. Im letzten Schritt nimmt der Kritiker die Ergebnisse unter die Lupe, kann so Schwächen ausmachen und das Konzept weiter verbessern.
  4. Sorgen Sie für eine konstruktive Atmosphäre. Legen Sie den Fokus nicht auf das Problem, sondern auf die Lösung. So wird ein Meeting zu einem zielorientierten Treffen von Experten.

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