Das richtige Ablagesystem sorgt für Organisation und Ordnung im Büro
Das richtige Ablagesystem sorgt für Organisation und Ordnung im Büro

Ablagesysteme – Das A und O im Büro

Sprechen wir im Büro über Ordnung und Organisation, dann kommen wir um ein funktionierendes Ablagesystem nicht herum. Egal ob digitale oder händische Ablage. Egal ob stehende Ordner oder Cloud-Speicher: Das Wichtigste ist, dass sich auch Kollegen schnell zurechtfinden und nicht lange nach Infos suchen müssen. Ein gutes Ablagesystem sorgt für effizientes Arbeiten.

Was Sie über das perfekte Ablagesystem wissen sollten
Was Sie über das perfekte Ablagesystem wissen sollten

Das perfekte Ablagesystem – Das Wichtigste auf einen Blick.

Ein gutes Ablagesystem ist die Grundlage für einen organisierten Arbeitsplatz. Von Anfang an durchdacht und logisch – wissen, wie es richtig geht.

Ihr Ablagesystem – Das sollten Sie wissen:

  • Die 3 wichtigsten Regeln fürs Ablagesystem: exakte Beschriftung, regelmäßige Entrümpelung und optimale Befüllung.
  • Auch die digitale Ablage sollte sortiert sein. Also nicht zu viele Unterordner und ein System, das auch Kollegen schnell verstehen und nutzen können.
  • Sie haben Dateien digital und auf Papier? Dann gestalten Sie die Ablage ähnlich. Notieren Sie sich auch im haptischen Ordner den PC-Speicherpfad.
Wie Sie Ihr Büro vom Zettelchaos befreien

Ein gutes Ablagesystem ist die Grundlage für einen organisierten Arbeitsplatz. Ohne Ablage versinkt der Schreibtisch schnell im Zettelchaos. Der halbe Computerbildschirm wird von Post-Its verdeckt. Papiere stapeln sich meterhoch auf der Fensterbank.

Mit dem richtigen Ablagesystem wird die Arbeit effizenter

Die Folge: Das Büro wirkt unordentlich, ein schnelles und effizientes Arbeiten ist unmöglich. Und auf der Suche nach den richtigen Dokumenten wird viel Zeit verschwendet. Diese Situation macht nicht nur beim Vorgesetzten einen schlechten Eindruck, sondern mindert auch die eigene Arbeitsqualität. Sie sorgt für unnötigen Frust und Stress. Dabei ist das Anlegen eines übersichtlichen Ablagesystems gar nicht so kompliziert. Es sollte jedoch von Anfang an gut durchdacht sein.

Welches Ablagesystem ist das richtige?

Von der Hängeregistratur bis zum wuchtigen Aktenordner: Jedes Ablagesystem hat Vor- und Nachteile. Generell unterteilt man die Systeme in 3 Kategorien:

  • Stehende Ablage: Ordner, Stehsammler, Archivboxen
  • Hängende Ablage: Hängemappen, Hängetaschen
  • Liegende Ablage: Klarsichthüllen, Schnellhefter, Aktendeckel

Wenn Sie als Angestellter in einem Unternehmen arbeiten, gibt es in der Regel schon ein festes Ablagesystem, an das Sie sich halten müssen. Sind Sie selbständig oder möchten Ihr Home Office mithilfe einer Ablage optimieren? Dann haben Sie natürlich freie Hand. Damit Sie Ihr neues System auch einhalten und nicht schon nach wenigen Tagen wieder verwerfen, wählen Sie eine Ablageart, die auf Ihre Bedürfnisse und Ihren Geschmack ausgerichtet ist. Auch eine Kombination aus 2 oder sogar allen 3 Ablageformaten ist möglich. Achten Sie aber darauf, Ihre Unterlagen innerhalb des jeweiligen Systems einheitlich und übersichtlich zu sortieren.

Stehende Ablage

Ein stehendes Ablagesystem ist die Ablage von Unterlagen in Ordnern, Stehsammlern und Archivboxen. Ordner eignen sich vor allem für die Sortierung einzelner Dokumente, die mit farbigen Trennblättern thematisch unterteilt werden können. Stehsammler sind optimal für Prospekte, Kataloge und Zeitschriften. Archivboxen empfehlen sich für die dauerhafte Aufbewahrung von Dokumenten und sonstigen Unterlagen, die nicht weggeworfen werden sollen, aber auch nicht für aktuelle Projekte gebraucht werden.

Hängende Ablage

Die Hängeregistratur oder hängende Ablage eignet sich vor allem für das Abheften von Dokumenten, die man häufig braucht. Bei einer ordentlichen und einheitlichen Beschriftung der Hängemappen, -hefter und -taschen lassen sich wichtige Unterlagen übersichtlich ordnen und sind bei Bedarf schnell griffbereit, ohne dass sie gelocht und eingeheftet werden müssen. Ein Nachteil gegenüber den klassischen Stehordnern ist, dass die Hängemappen deutlich weniger Platz bieten. Sie lassen sich außerdem nur schlecht durchblättern. Das erschwert die Suche nach einem bestimmten Dokument.

Liegende Ablage

In der liegenden Ablage werden Dokumente, Prospekte und sonstige Unterlagen übereinander gestapelt in einzelnen Körben oder Kästen gesammelt. Dieses Ablagesystem sollte jedoch möglichst nur kurzfristig oder zusätzlich zu einer weiteren Ablageform verwendet werden. Im Vergleich zu Ordnern oder auch zur Hängeregistratur ist die liegende Ablage eher unübersichtlich. Sollten Sie sich dennoch für dieses System entscheiden, nehmen Sie dazu am besten Ordnungsmappen. Sie können dann einzelne Dokumente z.B. nach Datum oder auch alphabetisch abgelegen. Das sorgt für mehr Übersicht innerhalb der liegenden Ablage.

Ablage organisieren: Darauf sollten Sie achten.

Ein Ablagesystem dient der Organisation und Ordnung im Büro. Eine gute Ablage ist vor allem übersichtlich und auch für Außenstehende leicht und schnell verständlich. So gehen Sie sicher, dass sowohl Sie als auch Dritte sich in Ihrem System zurechtfinden. Legen Sie Wert auf Einheitlichkeit innerhalb Ihres Ablagesystems. Egal, ob Sie Ihre Dokumente chronologisch, numerisch oder alphabetisch sortiert ablegen – die Hauptsache ist, dass Sie bei einem Ordnungssystem pro Ablage bleiben.

3 einfache Regeln für ein gutes Ablagesystem

1. Die richtige Beschriftung der Ablage

Beschriften Sie die einzelnen Fächer oder Ordner Ihres Ablagesystems. Hier gilt die Faustregel, dass Sie die Beschriftung auch aus 2 Metern Entfernung noch gut lesen können. Tipp: Erstellen Sie für ein ordentliches und einheitliches Gesamtbild die Etiketten nicht handschriftlich, sondern mit dem PC. Wählen Sie am besten eine eindeutige und sinnvolle Beschriftung. Vermeiden Sie Ablagefächer und Ordner mit allgemeinen Aufschriften wie Sonstiges oder Diverses. Solche Bezeichnungen verleiten dazu, das jeweilige Fach als Allzweck-Ablage zu nutzen.

Stellen Sie sich die Unterteilungen innerhalb der Ablage als analoges Pendant zu den digitalen Unterordnern auf dem Computer vor. So sind sie übersichtlicher und erleichtern die Suche nach Dokumenten. Sie sparen also viel Zeit.

2. Die optimale Befüllung der Ablageflächen und -ordner

Halten Sie sich bei Ablagebehältern an die 80-Prozent-Regel. Sie sorgen also dafür, dass pro Ordner oder Mappe etwa 20 % Spielraum frei bleibt. Ist der Ordner bis zum Maximum mit Dokumenten gefüllt, können Sie nur schwer darin blättern. Und die Suche nach einzelnen Dokumenten wird schwierig. Reichen 80 % des Ordners für ein Themengebiet, einen Kunden oder ein Projekt nicht aus, legen Sie einfach einen weiteren Ordner an.

3. Die regelmäßige "Entrümpelung" der Ablage

Besonders wichtig für ein übersichtliches und gut funktionierendes Ablagesystem ist eine regelmäßige Entrümpelung. Machen Sie sich einen festen Termin, an dem Sie Unterlagen aus Ihrer Ablage aussortieren. Die Papiere, die Sie aufgrund der Aufbewahrungsfrist nicht wegwerfen können, lagern Sie am besten in beschrifteten Archivboxen. Dokumente, die Sie nicht im Original brauchen, können Sie einscannen und digital abspeichern. So sparen Sie Platz. Vermeiden Sie Ausdrucke und die doppelte Aufbewahrung in analoger Form. Digital brauchen Sie auf jeden Fall eine Sicherheitskopie.

Digitale Ablagesysteme gewinnen immer mehr an Bedeutung

Die digitale Ablage organisieren – So geht's:

Wir sind noch nicht in einem völlig papierlosen Zeitalter. Die zunehmende Digitalisierung hat aber in den vergangenen Jahren auch vor den Bürotüren nicht Halt gemacht, daher wird auch die digitale Ablage immer wichtiger. Auch hier ist Übersichtlichkeit ein Muss. Denn gerade wenn mehrere Mitarbeiter Zugriff auf einzelne Laufwerke haben und dort Dokumente ablegen und bearbeiten, ist hier Ordnung und Einheitlichkeit besonders wichtig.

Schon der Titel "Ordnerfunktion" weist auf die Parallelen zwischen analoger und digitaler Ablage hin. Ebenso wie im Büro können Sie auch auf dem PC Ordner und dazugehörige Unterordner erstellen. Benennen Sie diese Ordner bzw. Unterordner genauso einheitlich und eindeutig wie ihre analogen Gegenstücke. Wählen Sie auch die Dateinamen sorgfältig aus. Sie liefern schon konkrete Infos über den Inhalt. Mit Dateipfaden in Fußzeilen machen Sie die Ablage noch übersichtlicher. So verrät das ausgedruckte Dokument sofort, wo Sie die digitale Variante finden.

Auch eine übersichtliche Liste mit Infos über Ablageorte ist sinnvoll, besonders bei sehr umfangreichen Ablagesystemen. Legen Sie diese Liste im Idealfall elektronisch an. So können Sie sie jederzeit problemlos anpassen, neue Infos hinzufügen und veraltete Dateien löschen.

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